Сроки полезного использования спецодежды в строительстве
Практически во всех строительных организациях проведение строительных работ требует обеспечения работников предприятий специальной одеждой.
ТАТЬЯНА ДЕНИНА, аудитор ООО «ВИТ-аудит»
Согласно ст. 22 1 Трудового кодекса РФ на работах с вредными или опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, работникам бесплатно выдаются сертифицированная специальная одежда и обувь в соответствии с типовыми нормами, установленными в порядке, определяемом Правительством РФ. Основным документом, утверждающим нормы выдачи специальной одежды для строительных организаций, является Приказ Минздравсоцразвития России №477 «Об утверждении Типовых норм бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам, занятым на строительных, строительно-монтажных и ремонтно-строительных работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также выполняемых в особых температурных условиях или связанные с загрязнением*’. Кроме этого, существуют нормы бесплатной выдачи работникам теплой специальной одежды и теплой специальной обуви по климатическим поясам, единые для всех отраслей, утвержденные Постановлением Минтруда России №70 от 31.12.97.
Трудовой кодекс позволяет работодателю применять улучшенные по сравнению с типовыми нормы выдачи специальной одежды, предварительно согласован их с профсоюзом или иным представительным органом работников (абзац 2 ст. 221 ТК РФ). Внутренние нормы бесплатной выдачи специальной одежды, разработанные на строительном предприятии, необходимо утвердить приказом руководителя.
При выдаче работникам специальной одежды работодатель также должен руководствоваться Правилами обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденными Постановлением Министерства труда и социального развития РФ №51 от 18.12.98. В них указано, что в соответствии с особенностями производства работодатель может заменять один вид средств индивидуальной защиты, предусмотренный типовыми нормами, другим, обеспечивающим полную защиту от опасных и вредных производственных факторов (например, комбинезон хлопчатобумажный может быть заменен костюмом хлопчатобумажным или халатом, и наоборот; костюм брезентовый — костюмом хлопчатобумажным с огнезащитной или водоотталкивающей пропиткой, и наоборот, и т. д.). При этом для осуществления такой замены необходимо согласие государственной трудовой инспекции и профсоюза.
Бухгалтерский учет
Бухгалтерский учет специальной одежды в строительных организациях основан на Правилах, установленных Методическими указаниями по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденными Приказом Минфина РФ №135н от 26.12.02.
Специальная одежда учитывается в организациях в составе оборотных активов.
Согласно п. 13 Методических указаний спецодежду, которая находится в собственности фирмы, учитывают до передачи в производство (или эксплуатацию) на счете 10 «Материалы» на отдельном субсчете 10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе». Ее принимают к учету по стоимости фактических затрат на приобретение за вычетом НДС.
Оприходование поступающей специальной одежды складами организации, как правило, оформляется путем составления приходных ордеров (типовая межотраслевая форма №М-4, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 №71а).
При передаче в эксплуатацию фактическая себестоимость спецодежды, учтенная на субсчете 10-10, переносится в дебет субсчета 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» (п. 20 Методических указаний по учету спецодежды»).
Отпуск специальной одежды со складов строительной организации можно производить по следующим унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 30. 10.97 №71а:
• требованию-накладной (форма №М-11) при передаче спецодежды со склада в другое структурное подразделение;
• накладной на отпуск материалов на сторону (форма №М-15) при отпуске спецодежды хозяйствам предприятия, расположенным за пределами его территории;
• лимитно-заборной карте (форма №М-8).
Организация вправе применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению спецодежды (п. 19 Методических указаний по бухгалтерскому учету спецодежды). Но при этом они должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона №129-ФЗ от 21.11.96 «О бухгалтерском учете».
Выдача специальной одежды должна записываться в личную карточку работника (п. 16 Правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты). Ее форма приведена в Приложении к данным Правилам.
Также материально-ответственным лицам необходимо заполнять Ведомость учета выдачи специальной одежды, специальной обуви и предохранительных приспособлений по форме №МБ-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 №71а. Один экземпляр ведомости передается в бухгалтерию, второй остается у выдавшего спецодежду лица.
Рассмотрим порядок списания стоимости специальной одежды в бухгалтерском учете. Пункт 21 Методических указаний допускает производить единовременное списание стоимости специальной одежды, срок эксплуатации которой согласно нормам выдачи не превышает 12 месяцев, в дебет соответствующих счетов учета затрат на производство в момент ее передачи (отпуска) сотрудникам организации. Использование такого способа следует предусмотреть в учетной политике строительной организации. В остальных случаях (при сроке полезного использования более 12 месяцев) стоимость специальной одежды погашается линейным способом, исходя из сроков полезного использования специальной одежды, предусмотренных в типовых отраслевых нормах бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты.
Списание специальной одежды с бухгалтерского учета в качестве отдельного объекта учета осуществляется только при его фактическом физическом выбытии (п. 31 Методических указаний). Выбытие объекта специальной одежды имеет место в случаях продажи, передачи безвозмездно (за исключением договора безвозмездного пользования), списания в случае морального и физического износа, порчи, хищения, передачи в качестве вклада в уставный капитал.
Недостача спецодежды на складе списывается по ее фактической себестоимости проводкой:
Дт94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — Кт10-10 «Специальная одежда на складе»
Недостача спецодежды в эксплуатации списывается по остаточной стоимости:
Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — Кт10-11 «Специальная одежда в эксплуатации».
В зависимости от конкретных причин потерь фактическая себестоимость или остаточная стоимость специальной одежды подлежит списанию с кредита счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счетов учета затрат на производство, расчетов по возмещению ущерба, финансовых результатов.
В организациях также может возникнуть необходимость списания спецодежды в связи с физическим износом. Определение непригодности и решение вопроса о списании специальной одежды осуществляется в организации постоянно действующей инвентаризационной комиссией. Выбытие спецодежды следует оформлять унифицированными документами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 №71а: актом выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма №МБ-4), актом на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма №МБ-8). Остаточную стоимость специальной одежды, пришедшей в негодность вследствие физического износа по причинам, не зависящим от работника, можно отразить в бухгалтерском учете следующими проводками:
Дт94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — Кт10-11 «Специальная одежда в эксплуатации» — списана остаточная стоимость спецодежды;
Дт91.2 «Прочие расходы» — Кт94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — отражен прочий расход от выбытия специальной одежды до окончания нормативного срока носки.
Налог на прибыль
В налоговом учете стоимость специальной одежды учитывается в составе материальных расходов, если она не признается амортизируемым имуществом, и списывается на расходы единовременно в момент ее передачи в эксплуатацию (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Если стоимость спецодежды составляет более 20000 руб., а срок службы — больше года, то специальная одежда является амортизируемым имуществом (п. 1 ст. 256 НК РФ). Стоимость такого имущества погашается путем начисления амортизации. Норму амортизации следует рассчитывать исходя из нормативного срока службы специальной одежды.
Таким образом, если строительная организация приобретает специальную одежду с нормативным сроком службы более одного года, то в бухгалтерском учете необходимо списывать стоимость спецодежды в течение всего срока службы. В налоговом — стоимость одежды можно отнести на расходы единовременно, если, конечно, приобретаемая спецодежда стоит не более 20 000 руб. При этом возникает временная разница, которая согласно п. 8 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расходов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02 (утвержденного Приказом Минфина РФ от 19.11.02 №114н) представляет собой доходы и расходы, формирующие бухгалтерскую прибыль (убыток) в одном отчетном периоде, а налоговую базу по налогу на прибыль — в другом отчетном периоде. Временные разницы подразделяются на налогооблагаемые и вычитаемые. В данном случае возникает налогооблагаемая временная разница, которая приводит к образованию отложенного налогового обязательства (ОНО). Согласно п. 18 ПБУ 18/02 отложенное налоговое обязательство должно отражаться по кредиту счета 77 «Отложенные налоговые обязательства» в корреспонденции с дебетом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».
Важным вопросом, касающимся налогового учета спецодежды, является вопрос нормирования расходов на ее приобретение. Основанием для учета затрат организации на приобретение специальной одежды для целей налогообложения является подп. 3 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ, который позволяет уменьшить налогооблагаемую прибыль на суммы расходов на приобретение спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренных законодательством РФ. В соответствии со ст. 221 Трудового кодекса РФ работодатель исходя из финансово-экономического положения организации может самостоятельно устанавливать нормы бесплатной выдачи работникам спецодежды, спецобуви и других СИЗ, улучшающие (по сравнению с утвержденными нормами) защиту работников от имеющихся на рабочих местах вредных и (или) опасных факторов, а также особых температурных условий или загрязнения. Таким образом, обеспечивая работников специальной одеждой по разработанным для конкретi-iого предприятия нормам, организация выполняет предписания законодательства, следовательно, расходы соответствуют требованиям подп. 3 п. 1 ст. 254 и ст. 252 НК РФ. Минфин также указывает на то, что при расчете налоговой базы по прибыли компании могут учитывать расходы по выдаче работникам спецодежды в соответствии с самостоятельно утвержденными нормами (Письма Минфина РФ от 23.04.07 №03-04-06-01/128, от 04.04.07 №03-03-06/1/214, от 14.11.07 №03-03-05/254.). Во избежание претензий со стороны налоговых органов рекомендуем уделить особое внимание документальному подтверждению и экономической обоснованности данных расходов. Необходимость выдачи спецодежды по повышенным нормам можно обосновать, например, результатами проведенной аттестации рабочих мест.
НДФЛ и ЕСН
Стоимость специальной одежды, которая выдается работнику только для осуществления производственной деятельности и не переходит в его собственность, не может быть признана доходом работника. Доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лица Налогового кодекса (ст. 41 НК РФ). Соответственно, передаваемая работникам специальная одежда не является объектом налогообложения по НДФЛ.
Аналогичным образом решается вопрос и в отношении стоимости спецодежды, выданной по нормативам, установленным организацией, которые улучшают защиту сотрудников от вредных факторов по сравнению с типовыми нормами (Письмо Минфина РФ от 04.04.07 №03-03-06/1/214).
Стоимость одежды и обуви, переданных работникам взамен пришедших в негодность ранее установленных нормативами сроков носки спецодежды, также не является доходом и не подлежит налогообложению НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 18.04.06 №03-05-01-04/91).
Объектом по единому социальному налогу признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по авторским договорам (п. 1 ст. 236 НК РФ). При этом выдаваемую спецодежду нельзя отнести к вознаграждению, поскольку она остается в собственности компании. Данное правило действует и в отношении норм выдачи спецодежды, установленных работодателем, которые улучшают защиту сотрудников от имеющихся на рабочих местах вредных факторов по сравнению с типовыми нормативами (Письмо Минфина РФ от 23.04.07 №03-04-06-01/128).
В связи с тем, что объект обложения страховыми взносами совпадает с объектом налогообложения по ЕСН, на выдачу специальной одежды пенсионные взносы также начислять не нужно (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.01 №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).
Всех работники производства должны обеспечиваться спецодеждой на бесплатной основе. К ней относятся не только куртка и штаны, сюда входят перчатки, каска, защитные очки, обувь, жилеты и пр. В случае, если работодатель не закупает СО на персонал, рабочие имеют право самостоятельно приобрести любой соответствующий комплект спецодежды, независимо от его цены, а предприятие обязано компенсировать ее стоимость при предъявлении чека.
Тем не менее, независимо от того, кто покупает спецодежду, у нее есть свой срок годности. Сроки эксплуатации спецодежды устанавливаются нормами, в соответствии с видом производства и работами, которые выполняет рабочий. Те же нормы устанавливают сроки списания спецодежды.
Требования к СО
Когда начинается срок использования выданной спецодежды
Срок годности спецодежды по законодательству зависит от специфики деятельности, климата и выполняемых работ. Нормы по срокам использования спецодежды на 2018 год прописаны в соответствующем приказе Минфина № 997н. Там же указано, как и с какого момента начинает исчисляться длительность службы СО, когда ее нужно менять, какие правила действуют для разных предприятий, как определить износ одежды и срок службы СИЗ (средств индивидуальной защиты).
Итак, согласно приказу Минфина, время использования «спецовки» начинает отчет с момента, как рабочий поставил свою роспись в журнале о получении СО. Данное правило касается стандартной формы. В учет зимнему комплекту, который, зачастую, используется 4-5 месяцев в году, в зависимости от региона, входит время, которое СО лежит на складе.
Документы устанавливающие рамки эксплуатации спецовки
Как нормы носки спецодежды зависят от вида производства
Законодательная база предусматривает выдачу спецодежды и средств индивидуальной защиты 195 видам профессий. В целом, срок службы спецодежды, нормы которых прописаны в постановлении Минтруда № 997н, зависят от трех факторов — климатических условий, вида производства и рабочих обязанностей подчиненного. Так, для работника одного цеха, где плавится металл, нормы носки будут отличатся от норм для работника следующего цеха, где этот же металл обрабатывается.
Дополнительные факторы:
- вид загрязнения;
- наличие опасности поражения током;
- температурные показатели;
- наличие токсичных веществ;
- работы, связанные с повышенным риском.
Как это выглядит на примере. Допустим у нас есть водитель автопарка и аккумуляторщик. Для них сроки использования спецодежды на предприятии, таблица которых находится в упомянутом выше постановлении, составляет:
- Водителю, который дополнительно обслуживает ремонт автомобиля в гараже предприятия, положена обычная ХБ спецовка, которая выдается до двух лет и перчатки, одна пара которых положена на 2 месяца использования;
- Для аккумуляторщика, нормы предусматривают выдачу костюма с защитой от прожигания кислотой на 1.5 лет и 6 пар резиновых перчаток на 1 год, прорезиненные сапоги и фартук с нагрудником до 2 лет, перчатки из диэлектрического материала, очки и галоши «до износа».
Пример норм эксплуатации СИЗ слесарем-ремонтником
Дополнительная информация! Продолжительность носки спецовки дополнительно устанавливает специальная комиссия во время аттестации производства.
Установление срока: «до износа»
Как уже было упомянуто, некоторые средства индивидуальной защиты выдаются работнику «до износа». В этот перечень входит жилет сигнальный, срок эксплуатации которого не ограничен, защитные очки, шумоподавляющие наушники, наколенники и налокотники, некоторые виды поддерживающих поясов и пр. Выдача новых СИЗ предусматривается только в случае потери, кражи, поломки, устаревания и выхода за временные рамки эксплуатации, установленные производителем.
Таким образом, например, если для поддерживающих ремней ГОСТ предусматривает максимальное использование в период до 25 лет, то, если за это время он не пришел в негодность, он в любом случае подлежит списанию.
Кроме этого, работодатель должен проводить регулярные проверки предметов ИЗ. На предприятии должен быть журнал, в котором будет фиксироваться каждая проверка.
Дополнительная информация! Обычно для СИЗ с большим ресурсом проверки проводятся раз в полгода или год.
Как определить в целях бухучета срок носки спецодежды, если норма выдачи установлена «до износа»
На элементы экипировки может устанавливается любое время носки, главное, чтобы оно не превышало нормы по максимальной эксплуатации изделия ГОСТами или производителем изделия.
Например, полезный срок эксплуатации защитных очков, как пару месяцев, так и 20 лет. Поэтому в целях бухучета можно установить систематическое списание каждый год, сославшись на условия выполняемых работ.
Можно ли спецодежду сразу списывать с баланса при увольнении сотрудника, если срок носки еще не закончился?
Нет. Когда сотрудник увольняется, одежда сдается на склад. Инвентарная комиссия оценивает СО на предмет дальнейшей пригодности. Если комплект соответствует нормам и временным рамкам, одежда сдается в химчистку и выдается другому работнику. Это касается не только летнего и зимнего комплекта одежды. Точно так же оцениваются средства индивидуальной защиты. Единственное, что утилизируется независимо от срока эксплуатации — это обувь. Она не может быть сдана в химчистку, значит не может в дальнейшем соответствовать санитарным нормам.
Другое дело, если сдаваемого комплекта еще не вышел срок, но он уже не может быть выдан следующему работнику из-за сильных повреждений или износа. В таком случае, СО списывается на счет учета затрат.
Дополнительная информация! Подробно процедура списания непригодной одежды и СИЗ описана в 21 пункте методичке, утвержденной приказом № 135.
В зависимости от климата
Так как время эксплуатации зимней и летней одежды может быть разной, в зависимости от погодных условий региона и выполняемых сезонных работ, то и время их носки должно отличаться.
Срок использования зимней спецодежды
Срок эксплуатации зимнего комплекта зависит от климатического пояса, к которому относится регион. То есть единых норм не предусматривается и ответственному за сроки службы рабочей одежды должен знать свой климатический пояс, чтобы вовремя списывать СО.
Климатические пояса были установлены на основании данных о среднегодовых температурах и средней скорости ветра. По данному принципу территория РФ разделена на 4 пояса, свой пояс руководитель может узнать в том же приказе Минтруда под № 63. Для каждого пояса предусмотрен свой класс защиты, которую должна обеспечивать одежда. 1 класс относится к самым теплым регионам, 4-й к самым суровым.
Срок службы для каждого класса будет следующим
Также существует особый климатический пояс, характерный для Арктики. Там зимний комплект должен меняться каждые 1.5 лет, а обувь каждые 2 года.
На какой срок выдается летняя спецодежда рабочим по закону
Фиксированных сроков службы для каждого вида деятельности не предусмотрено. Закон говорит, что срок службы летней одежды составляет 1 год, но комиссия должна дополнительно рассматривать вопрос о возможном продлении срока, если для этого есть основания.
Обувь на летний период выдается не на каждом производстве. Для каждой отрасли срок будет разным, в зависимости от условий и специализации работника. Но, согласно нормам, обувь не может носится дольше трех лет.
Спецодежда линейного персонала
В зависимости от типа производства, к линейному персоналу относят разные группы работников, не только тех, кто работает на производстве. Сюда также относят работников общепита, медицинских организаций, кассиров, продавцов и пр.
Нормы соответствия спецодежды у них примерно одинаковые. Обычно это ХБ-халат или костюм из куртки и брюк.
Дополнительная информация! В зимнее время линейным работникам, которые выполняют должностные обязанности на улице, положена выдача валенок, зимней куртки или ватника.
Средних срок эксплуатации спецовки линейного персонала ограничен 24 месяцами. В некоторых случаях этот срок может составлять 18 месяцев. Если производитель срок годности не указал, утилизируют одежду по истечению 24 месяцев.
Продление сроков носки спецодежды
Пункт 6.17 норм срока эксплуатации спецодежды предусматривает продление сроков носки СИЗ. Для этого на предприятии собирается инвентарная комиссия, которая оценивает дальнейшую пригодность спецовки.
Данная практика довольно распространена. На некоторых предприятиях, в силу специфики должности, рабочие могут не вынашивать спецодежду, которую нужно менять каждый год, в течении двух и трех лет.
При этом, по ходу профпригодности для дальнейшей носки одежды, оформляется справка, в которой указываются все имеющиеся на момент проверки дефекты. Если изъяны не соответствуют нормам для продления срока службы СИЗ, ее списывают. Например, если процент пятен от моторного масла на робе автомеханика меньше 15, со списанием можно временить.
Удержание стоимости при увольнении
Важно понимать, что закупаемая на рабочих спецодежда становится личным имуществом предприятия, а не рабочего. Проще говоря, ее ставят на баланс. При увольнении работник обязан вернуть работодателю стоящую на балансе спецодежду.
Дополнительная информация! Если уволенный сотрудник этого не делает, работодатель имеет право удержать с расчетной зарплаты рыночную стоимость закупленной одежды. Но по трудовому кодексу, работодатель не имеет права удерживать более 20% от заработной платы работника.
Как ведется отчет по эксплуатации рабочей одежды
Обычно обязанности по учету рабочей одежды возлагаются на ответственно сотрудника, например, заведующего складом. Но, по закону, главным ответственным лицом, который при проверке будет отвечать перед комиссией, является непосредственный руководитель производства.
Отчетность может вестись, как в письменном, так и электронном виде, может быть представлена, как журналом, так и картотекой.
Схема учета СИЗ
Чем грозит нарушение установленных сроков эксплуатации СО
Нарушение установленных сроков или их подделка грозит предприятию и должностным лицам штрафами в размере от 10 до 30 тысяч на предприятие и от 1 до 5 тысяч* на руководителя. При повторном нарушении, если это бюджетное производство, возможна дисквалификация руководящего состава.
Спецодежда является неотъемлемой частью производственного процесса. Работодатель обязан обеспечивать или возмещать материально покупку СИЗ. Для каждого работника, задействованного в работе на улице в зимний период, должен предусматриваться отдельный теплый комплект, закупать который следует исходя из климатического пояса, где находится предприятие.
СО выдается сроком в 1 год.
Дополнительная информация! Если за год, одежда осталась в хорошем состоянии, комиссия может продлить срок эксплуатации комплекта.
Средства индивидуальной защиты выдаются на срок, предусмотренный производителем, при этом каждые полгода нужно проверять их исправность.
*Цены актуальны на август 2019 года.