Срок полезного использования принтера при амортизации

Печатающая техника – незаменимый девайс в любом офисе, кабинете. При обильном потоке ежедневной документации без нее попросту не обойтись. Крайне полезным такое устройство может быть и в доме: один клик – и лист на столе. Статья расскажет о том, в чём принципиальная разница между оргтехникой для дома и офиса, на сколько лет рассчитан срок полезного использования МФУ или принтера, как продлить его ресурс, чтобы техника служила своему владельцу как можно дольше.

Если с самого начала усвоить несколько правил, периодически проводить профилактику устройства, избегать распространённых ошибок, то она может прослужить значительно дольше эксплуатационного периода.

От чего зависит

Срок службы любого принтера либо МФУ непосредственно зависит от двух главных факторов – назначения прибора, а также сопутствующего уровня нагрузки. Дополнительно влияют на срок полезного использования:

• качество сборки;
• степень нормального обращения с аппаратом;
• частота техобслуживания.

Лазерные устройства

Лазерный принтер при надлежащем обращении может прослужить 5 лет.

Ресурс основных агрегатов

• Фотобарабан — ресурс службы фотобарабана лазерного принтера может достигать 30 тысяч напечатанных листов.
• Печка — у печки принтера величина ресурса службы доходит до 100 тысяч страниц.
• Податчик бумаги — такой же срок работы имеет податчик бумаги вместе с узлами, что отвечают за удаление лишнего тонера.

Если за год устройство печатает всего несколько тысяч страниц, высока вероятность того, что оно прослужит 5 – 7 лет, возможно, даже 10.

Струйные аппараты

Обычно струйные печатные устройства служат не дольше 5 лет. В среднем 3–4 года.

Зависимость срока службы от нагрузки

В целом офисная оргтехника обычно ломается быстрее: ежедневные объёмы выработки вкупе с, порой, неаккуратным обращением делают своё дело. У домашнего прибора работы меньше, поэтому выше вероятность прослужить долго.

Разница между домашней и офисной техникой

Принтеры для дома и офиса подразумевают разный ресурс. Офисная оргтехника рассчитана на работу под большей нагрузкой, соответственно, имеет более высокую продуктивность и скорость печати. Каждый принтер лучше использовать в условиях, для которых он сделан. Если офисное многофункциональное устройство поставить дома, чтобы изредка распечатывать нужные документы, срок службы его может быть максимально долгим. А вот слишком простой печатный аппарат в кабинете, скорее всего, быстро выйдет из строя, не выдержав огромной нагрузки.

Ресурс согласно ОКОФ

Принтера

Согласно классификации ОКОФ, принтерам причислен код 330.28.23.23. Они относятся ко 2 группе амортизации. Ресурс использования, который на них устанавливают – 25–36 месяцев.

МФУ

Многофункциональные устройства относятся к 3 группе амортизации ОКОФ, а полезный период использования составляет 3–5 лет.

Как продлить срок «жизни»

Достаточно следовать нескольким рекомендациям, знать пару полезных «лайфхаков» для того, чтобы принтер или МФУ прослужил как можно дольше. Особенно пригодятся эти подсказки в условиях ограниченного бюджета на покупку устройства.

Обслуживание печатающей головки

Первое, с чем необходимо «наладить отношения» в струйной разновидности принтера – печатающая головка. Именно через её каналы чернила попадают на бумагу. Конечно, часть чернил неизбежно остаётся на головке, и со временем засыхает, закупоривая сопла (дюзы). Предотвращать подобные регулярные засорения – главная мера для продления ресурса службы печатающей головки. Делается это просто: нужно просто не давать принтеру или МФУ простаивать дольше, чем неделю. Хотя бы раз-два в 7 дней надо что-то распечатывать.

Если есть деньги на высококачественные чернила, стоит их приобрести. Чем лучше чернила, тем меньше они скапливаются на печатающей головке.

Фотовал в лазерных принтерах

Другая деталь лазерного принтера, которая изнашивается быстрее других – фотобарабан. Чёрные либо серые вертикальные полосы на распечатанном листе – верный признак того, что фотовал скоро может выйти из строя. Основной фактор, вызывающий износ этой детали – прямое попадание солнечного света. В самом начале после покупки прибора нужно его поставить как можно дальше от окна, чтобы минимизировать попадание лучей на фотовал.

Для прочистки барабана нужно активировать функцию автоматической очистки. Если результата это не дало, фотовал протирается сухой тряпкой без использования любых химических растворителей или спирта.

Картриджи и СНПЧ

Теперь – об устранении проблем с системой непрерывной подачи чернил (СНПЧ). Для увеличения срока эксплуатации принтера нужно придерживаться 2 простых принципов:

1. Как только в картридже закончились чернила, его необходимо вытянуть.
2. Старый картридж сразу же заменяется новым. Нельзя допускать длительного отсутствия чернил в приборе.

Кроме того, не нужно встряхивать израсходованные материалы. Эффект это принесёт в лучшем случае кратковременный, а вот засыпать принтер так можно запросто. Если нет уверенности в собственных силах при установке и замене картриджей, лучше обратиться к услугам мастера.

Следите за уровнем краски

Не следить за показаниями датчика уровня чернил либо вовсе его отключать – плохая идея. Кому понравится, когда в самый неподходящий момент вместо важного документа из лазерного принтера вылезет листок с едва различимыми бледными словами? Чтобы таких казусов не происходило, всегда стоит контролировать содержание чернил внутри прибора. К тому же, в лишённую чернил печатающую головку проникает воздух, что может привести к закупориванию дюз.

Качество краски и тонера

Не надо чересчур экономить на средствах для печатного устройства. Чернила и тонер от хороших, проверенных брендов смогут не только гарантировать высокое качество печати, но также снизить риск засорения дюз, окисления головки, прочих неполадок.

Чего точно не нужно делать, так это смешивать чернила или тонер разных фирм в одном картридже. Каждый вид расходных материалов имеет свой определённый химический состав, поэтому смешение чревато реакциями. Это, разумеется, аппарату ни капли пользы не принесёт.

Бумага

В ещё большей степени это относится к бумаге. Её качество – залог долгого ресурса службы любого принтера или МФУ. Особенно важна плотность. Не надо «кормить» прибор дешёвой, тонкой бумагой, которая рвётся от малейшего прикосновения. Но и чересчур жёсткие листы могут быть неуместны. В инструкции к принтеру (иногда на нём самом) указывается рекомендуемый диапазон плотности бумаги. Только узнав это, можно закупать материал.

Помятый лист любой плотности – нежелательный «гость» для печатного устройства. Он может застрять, да и выглядеть будет не очень эстетично.

Избегайте посторонних предметов внутри

Малейшая скрепка на бумаге может напрямую повлиять на срок службы аппарата. Внутрь него не должны попадать никакие посторонние предметы. Если принтер стоит дома, лучше установить его в месте, недосягаемом для маленьких детей. Не меньшую опасность представляет пыль. Прибор нужно регулярно очищать от скоплений пыли, делать в комнате влажную уборку.

Правильно размещайте технику

Большое значение имеет и расположение принтера. Два главных совета:

1. Устройство надо устанавливать как можно дальше от источников тепла: батарей, камина, обогревателей и т. д.
2. Поверхность, на которой стоит прибор, должна быть ровной и устойчивой.

Если придерживаться всех указанных советов и проводить нехитрую профилактику, можно уверенно надеяться на долгий срок службы принтера. При благоприятных обстоятельствах он сможет проработать до 10 лет.

Как правило, многофункциональное устройство (коротко – МФУ) относят ко второй амортизационной группе. По мнению судей и налоговой инспекции, это неправильно. В статье расскажем, как избежать претензий проверяющих.

Что такое МФУ

Многофункциональное устройство – это оборудование, которое относится к средствам копирования и вычисления. При этом под объектом следует понимать каждую единицу, укомплектованную всеми принадлежностями и приспособлениями, необходимыми для выполнения поставленных задач.  К МФУ относится множительно-копировальная техника, калькуляторы, пишущие машины и др. Иными словами, это оргтехника, без которой работа любой компании невозможна.

Какое имущество относится к амортизационному

В налоговом учете амортизируемое имущество – это имущество первоначальной стоимостью более 100 000 рублей, которое:

• имеет срок полезного использования свыше 12 месяцев
• предназначено для получения экономической выгоды
• находится у налогоплательщика в собственности (если иное не предусмотрено гл. 25 НК РФ)

Стоимость амортизируемого имущества списывается в расходы посредством начисления амортизации. Для каждого объекта – своя амортизационная группа. Распределение производится исходя из срока полезного использования  (п. 1 ст. 258 НК РФ).

Амортизационные группы

Срок полезного использования устанавливается на дату ввода объекта в эксплуатацию и определяется налогоплательщиком самостоятельно с учетом положений гл. 25 НК РФ и классификации основных средств, утвержденной Правительством РФ.

Для основных средств, которые не указаны в амортизационных группах, срок полезного использования налогоплательщик вправе установить на основании рекомендаций изготовителя и технических условий (п. 6 ст. 258 НК РФ).

Какая амортизационная группа для МФУ

Машины офисные прочие (в т.ч. ПК и печатающие устройства к ним) – код 330.28.23.23 – относятся ко второй амортизационной группе со сроком полезного использования от 2 до 3 лет включительно.

Машины копировальные офсетные листовые для офисов – код 330.28.23.22 – к третьей амортизационной группе со сроком полезного использования от 3 до 5 лет включительно.

Код для многофункционального устройства в Общероссийском классификаторе основных фондов ОК 013-2014 (СНС 2008), утвержденном Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2018-ст, отсутствует.

По мнению специалистов налоговой инспекции, с целью исчисления налога на прибыль многофункциональное устройство «копир-принтер-сканер» относится к третьей амортизационной группе, так как согласно ОКОФ (ОК 013-94) соответствует коду 143010210 «Средства светокопирования».  Мнение судей в данном вопросе совпадает с проверяющими (Постановление АС Московского округа от 08.09.2015 № Ф05-12104/2015 по делу № А40-88095/14). Когда основное средство выполняет сразу несколько самостоятельных функций, то в таком случае необходимо исходить из максимальной амортизационной группы и срока полезного использования. В рассматриваемом деле  судьи учитывали Классификацию основных средств, которая действовала до 1 января 2017 года  (в редакции от 06.07.2015).

Аналогичный вывод сделали судьи в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 11.03.2016 № 09АП-4567/2016 по делу № А40-134646/15. Так как многофункциональное устройство выполняет функции принтера, копирования и сканирования, то срок полезного использования и принадлежность объекта к той или иной амортизационной группе необходимо определять исходя из всех устройств, входящих в состав объекта. Таким образом, «копир-принтер-сканер» следует относить к третьей амортизационной группе со сроком полезного использования свыше трех лет до пяти лет включительно.

При заполнении первичных документов или стат.отчетности по внеоборотному имуществу сотрудники бухгалтерской службы сталкиваются с понятием ОКОФ. Часто при определении этого шифра по конкретному объекту оборудования возникают трудности. В статье рассматривается вопрос выбора кодов по офисной технике – одна из самых часто возникающих ситуаций, ведь компьютеры и его составляющие приобретаются организациями постоянно.

ОКОФ для компьютеров и периферийного оборудования

ОКОФ – это детализированный код со сложной структурой, присвоенный однородным элементам внеоборотного имущества. Полный список их содержится в Общероссийском Классификаторе Основных Фондов (аббревиатура расшифровывается именно так). 

Эти наборы цифр нужны для облегчения контроля за оборотными фондами, упорядочивания процесса исчисления по ним амортизации, фиксации происходящих с основными средствами операций в первичных документах и отчетности.

Сейчас действует новая редакция перечня шифров, установленная Приказом Госстандарта от 12.12.2014г. № 2018-ст. До 2017-го же года применялся другой список, он был введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 г. № 359. 

Важно! Оборудование, поставленное на учет в период, когда имел силу «старый» перечень кодов, законодательство не обязывает до срока его списания с учета переводить на новые шифры. Однако такая необходимость все же может возникнуть. И для этого существуют так называемые переходные ключи, в которых показано соответствие между старыми и новыми кодами.

Кстати, иногда необходим и обратный перевод (новых шифров в старые). Это обусловлено тем, что льготируемое имущество определяется соответствующими Постановлениями Правительства, в которых перечень объектов основных средств с учетом изменившегося ОКОФ не скорректирован. Соответственно, при выявлении единиц внеоборотных активов с новыми кодами, по которым можно получить преференцию, приходится с помощью переходных ключей выяснять, какой шифр им был бы присвоен, если бы по-прежнему действовала редакция списка от 1994 года. 

Часто возникают проблемы с определением ОКОФ компьютера и периферийного оборудования.

Обычно компьютер состоит из множества комплектующих: экран, системный блок, клавиатура, «мышка», принтер, сканер. При приобретении этого необходимого для работы каждой организации оборудования встает вопрос: учитывать его в целом или по частям. Особенно, если составляющие приобретаются в разное время и их срок эксплуатации разнится. 

Разъяснительное письмо Министерства Финансов от 02.06.2010 № 03-03-06/2/110 делает этот момент прозрачным. Признаваемое в амортизируемым в соответствии с 256 ст. НК РФ имущество (в данном случае персональный компьютер) учитывается как единый объект основных средств, если входящие в его состав комплектующие не могут использоваться в качестве самостоятельных трудовых средств.

Как мы понимаем, клавиатура, мышка, принтер и другие составляющие ПК по отдельности не работают. Получается, что учитывать эти элементы компьютера надо все вместе, по одному ОКОФ. Для удобства в бухгалтерии рекомендуется проставлять по этим компонентам единый срок эксплуатации – как правило, это 2-3 года. Иной вариант не запрещен (разный срок службы по отдельным комплектующим), но он может вызвать ненужные вопросы и претензии контролирующих органов и создать другие сложности, связанные с учетом. 

В новом Классификаторе для компьютеров (и техники периферийного характера) предусмотрен такой шифр: 320.26.2.

Подгруппировки 320.26.2 в ОКОФ

Код, предусмотренный для обозначения компьютеров, имеет 4 подгруппы. Они детализируют предназначенное для обработки и вывода информации оборудование по различным значимым характеристикам. Вот эти подшифры:

1. 320.26.20.11 – предназначен для ПК, вес которых не превышает одного десятка килограмм. Это компьютерная техника в форме макбуков, планшетов, электронных ежедневников и т.д.
2. 320.26.20.13 – машины, оснащенные процессорами и комплектующими для получения и вывода данных. 
3. 320.26.20.14 – оборудование, цель создания и приобретения которого – автоматическая обработка вводимых сведений.
4. 320.26.20.15 – компьютерная техника, в корпус которых включены устройства для запоминания и (или) ввода/вывода.

Каждый раз, когда в организации приобретается новое цифровое оборудование, бухгалтер выбирает самостоятельно, какой ОКОФ ему соответствует. Именно под таким шифром и будет осуществляться учет и контроль над поступившей офисной техникой. 

Амортизационные группы для кода 320.26.2

В соответствии с приложением, дополняющим Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 N 1, в котором регламентировано отнесение основных активов к группам по амортизации, рассматриваемый шифр не входит в состав ни одной из амортизационных групп. 

В соответствии со ст. 258 НК РФ, если имущество не включено в структуру ни одной из амортизационных групп, то в организации может быть установлен срок их эксплуатации самостоятельно, на основании сопровождающей оборудование техдокументации. 

Так, по компьютеру (как в целом, так и по его составным частям) обычно устанавливается срок службы в диапазоне двух-трех лет. Это соответствует второй амортизационной группе. 

Переходные ключи

Как уже говорилось выше, переходные ключи представляют собой таблицу, в которой установлены соответствия между ОКОФами из старой и новой редакций списка. Перевод кодов по оборудованию может понадобиться как в одну, так и в другую сторону (не только из старого в новый, но и из нового в старый). 

В частности, переходный ключ, касающийся офисной техники, выглядит таким образом.

Как видно, в «старом» Классификаторе предусмотрена большая детализации вычислительных машин и их составных частей. В «новом» же перечне эта группа техники объединена одним кодом. 

По какому ОКОФ учитывают монитор компьютера

Компьютерный монитор – составная часть ПК, которая самостоятельно не может приносить предприятию доход, так как в отдельности от других комплектующих компьютера попросту не функционирует. А участие в формировании прибыли – одно из основных условий отнесения оборудования к амортизируемому имуществу (наряду с превышающим год сроком использования и первоначальной стоимостью от 40 тыс. руб. в бухгалтерском учете и от 100 тыс. рублей – в налоговом).

Так что, в соответствии с нормами ПБУ 6/01, экран должен быть учтен в составе компьютера в сборе. Ведь монитор является его составляющей частью, одним из компонентов, обеспечивающим в совокупности с другими функционирование оборудования. В этом случае применяется код 320.26.2.

Однако законом не запрещен и учет некоторых комплектующих внеоборотного имущества в качестве отдельных объектов основных средств, если сроки их полезной эксплуатации различается (например, разъяснения по этому моменту содержатся в Письме Минфина России от 14.07.2017 N 02-05-10/44839).

Получается, что монитор можно учесть по ОКОФ 330.28.23.23 «Иные офисные машины». Это вторая амортизационная подгруппа, предполагающая срок эксплуатации в пределах двух=трех лет. 

Амортизационная группа компьютера в сборе

Амортизационные группы определяются в зависимости от срока эксплуатации объекта имущества – то есть периода, в течение которого он может использоваться в организации и участвовать в создании прибыли. 

Всего таких подгрупп 10, они перечислены в уже упоминавшемся выше Постановлении Правительства от 01.01.2002 №1. Если какой-либо вид оборудования не перечислен ни в одной из этих групп, то срок его эксплуатации устанавливается в соответствии прилагающийся к нему тех.документацией.

Компьютер в сборе входит в состав второй амортизационной подгруппы. Срок службы входящих в нее объектов составляет от двух до трех лет.

Систематизация бухгалтерии

В бухгалтерии информация о составных частях компьютера систематизируется в разрезе следующих ОКОФ:

• 330.28.23.21 – для копиров;
• 330.28.23.23 – для экранов;
• 320.26.20.15 (или 330.28.23.23) – для системного блока.

Таблица ОКОФ для офисной техники

В этом пункте статьи рассмотрим таблицу, в которой для удобства бухгалтеров представлены коды по самым популярным видам офисного оборудования (в старой и новой редакциях).

Амортизационная группа для офисной техники

Амортизационная группа по офисному оборудованию определяется в соответствии с видом и назначением каждого его элемента. Обычно это вторая группа (срок эксплуатации 2-3 года) и третья группа (время службы – 3-5 лет). 

Так, например, компьютер (и входящие в его состав комплектующие) относится ко второй подгруппе. А вот МФУ (техника, совмещающая в себе роли принтера, сканера и копира) – уже к третьей. 

Законодательное регулирование

Критерии отнесения того или иного имущества к амортизируемому для бухгалтерского учета прописаны в ПБУ 6/01, а для налогового – в 256 ст. НК РФ. 

Новые ОКОФ по объектам офисного оборудования (и не только) установлены Приказом от 12.12.2014 №2018-ст.

Сам перечень кодов содержится в документе ОК 013-2014 (СНС 2008). В него периодически вносятся некоторые корректировки, так что каждый раз стоит обращать внимание на обновленную версию Классификатора. 

Часто задаваемые вопросы по теме «ОКОФ: монитор, принтер, сканер, системный блок (амортизационная группа) / Монитор, сканер, принтер, блок по ОКОФ в 2020»

Вопрос: Наше предприятие приобрело световые панели, оснащенные встроенными лампами. Какой код по новой классификации следует присвоить этому оборудованию?

Ответ: Указанное в вопросе оборудование отвечает характеристикам приборов, относящихся к электроосветительной системе. Соответственно, этой технике подходит код Классификатора 330 – Иное оборудование и машины, включая хозинвентарь. Из этой подгруппы шифров для вашей покупки стоит выбрать код 330.28.29, соответствующей оборудованию, не входящему в предшествующие группировки. 

Вопрос: Заполняя статформу № 11 краткую столкнулись с проблемой, касающейся группировки оборудования в соответствии с прежними и новыми шифрами ОКОФ. Можем ли мы старые коды заменить новыми, не корректируя при этом амортизационные группы?

Ответ: В программе 1С, установленных в бюджетных учреждениях, предусмотрена функция «Помощник замены ОКОФ». При ее использовании сами коды изменяются, но амортизационная группа, указанная в карточке объекта, остается прежней. 

Заключение

Коды ОКОФ – это длинные шифры с продуманной структурой, необходимые для систематизации учета оборудования, а также составления по операциям, связанным с движением внеоборотного имущества, первичной документации и отчетных форм.

Компьютер обычно учитывается в совокупности с составляющими его комплектующими: монитором, принтером, клавиатурой и т.д. Потому что лишь в сочлененном виде эти элементы могут функционировать и, соответственно, использоваться для получения прибыли. А это одно из ключевых условий отнесения активов к основным средствам (наряду с требованиями к сроку эксплуатации и стоимости).

Код для компьютера – 320.26.2. Для систематизации сведений в бухгалтерии используются отдельные коды по принтерам, МФУ, мониторов, системных блоков. 

Информация обо всех этих моментах представлена в статье.