Справка о сроках полезного использования основных

Если в компанию поступило основное средство, то в целях начисления амортизации нужно установить для него срок службы.

Сделать это нужно в целях бухгалтерского учета, а если актив признается амортизируемым и в налоговом учете, то и для целей налогообложения.

Правильно установленный СПИ позволит рассчитать амортизацию и перенести вложенные в ОС средства в расходы, верно сформировать налоговую базу для налога на прибыль и на имущество организацией.

Понятие

Срок полезного использования – это временной отрезок, на протяжении которого актив работает в соответствии со своим предназначением с необходимой отдачей.

Принято считать, что по окончании данного срока, имущество физически изнашивается и подлежит снятию с баланса и утилизации. Однако возможны варианты продления СПИ в случае технического перевооружения, улучшений, модернизации, реконструкции.

Срок устанавливается как в бухгалтерском учете, так и налоговом. Причем правила его определения отличаются: для бухучета их устанавливает п.20 ПБУ 6/01, для налогового – ст.258 НК РФ.

Период полезного использования позволяет уточнить время, в течение которого стоимость объекта ОС нужно списать в расходы посредством амортизационных отчислений.

Процесс амортизации продолжается на протяжении всего срока, приостанавливаться может только на время длительной модернизации или консервации сроком свыше одного года.

Чем дольше основное средство сохраняет свои эксплуатационные качества и характеристики, тем выше срок его полезной эксплуатации и дольше процесс амортизации.

СПИ устанавливается только для тех активов, которые признаются амортизируемыми основными средствами.

В последнее понятие входят активы, которые предназначены для длительного использования с целью получения экономической выгоды.

Сфера применения – производство, управление, торговля. Объект не должен перепродаваться.

Также должно выполняться правило о стоимости ОС – не меньше установленного лимита.

В бухучете – это сумма в пределах 40000 руб., которую компания устанавливает самостоятельно. В налоговом учете – это 100000 руб.

В целом, правила отнесения имущества к основным средствам прописаны в п.4 ПБУ 6/01 и ст.257 НК РФ.

Примеры определения срока полезного использования для:

• автомобиля;
• компьютерной техники;
• офисной мебели;
• зданий.

Как установить в налоговом учете?

Налоговый кодекс устанавливает четкие правила определения срока полезного использования амортизируемого имущества – необходимо отнести актив к одной из амортизационных групп и выбрать из предложенного диапазона нужный СПИ.

Амортизационные группы содержатся в Классификаторе, утвержденном Постановлением Правительства РФ №1 от 01.01.2002 в ред. от 07.07.2016.

Для каждой группы прописаны виды имущества, в нее включаемые.

Как только организация приняла новое или бывшее в употреблении основное средство, нужно по Классификатору выбрать подходящую амортизационную группу.

Далее посмотреть, какой диапазон лет предлагается принять в качестве срока полезного использования, и выбрать для актива нужную длительность.

Часто в Классификации дано общее наименование группы без пояснений, тогда следует перейти в ОКОФ и посмотреть, какие именно объекты в нее включаются.

Если нужный вид имущества не найден в Классификаторе, то можно самостоятельно установить срок эксплуатации, ориентируясь на техническую документацию производителя.

Если поступившее основное средств ранее использовалось, то есть было в употреблении, то при установлении срока службы можно учесть время работы у прежних хозяев. То есть от СПИ по амортизационной группе, выраженного в месяцах, отнимается количество месяцев использования.

Выбранный полезный срок использования нужно перевести в месяцы, это позволит рассчитать амортизационные отчисления в налоговом учете и правильно учесть их в налогооблагаемых расходах.

Амортизационные группы по Классификатору

Для определения СПИ объектов основных средств в 2019 году нужно использовать новую Классификацию с учетом обновленного ОКОФ.

Классификатор имеет 10 амортизационных групп.

Для каждой группы дан временной промежуток, в пределах которого можно выбирать срок полезного использования.

При этом нижнее крайнее значение диапазона не включается, а крайнее верхнее включается.

Например, если для 2 амортизационной группы установлен диапазон СПИ 2 – 3 года, то это означает, что можно выбрать время службы от 25 до 36 месяцев включительно.

Другие правила установления СПИ в налоговом учете не применяются.

Исключением являются случаи, когда объекта нет в ОКОФ.

Задача организации – правильно установить амортизационную группу для основного средства. Это позволит верно определить срок полезного использования.

Неверно выбранный период службы приведет к некорректному расчету амортизационных отчислений. Соответственно, не правильно будет рассчитан налог на прибыль.

Как определить в бухгалтерском учете?

Законодательство в области бухгалтерии к установлению СПИ относится лояльнее, предоставляя компаниям возможность самостоятельно выбирать подходящий срок службы с учетом ряда требований, прописанных в п.20 ПБУ 6/01:

• предполагаемое время эксплуатации с ожидаемой отдачей;
• планируемый износ с учетом условий применения объекта, влияющих факторов, интенсивности эксплуатации;
• предусмотренные ограничения для конкретного случая, например, при выборе СПИ для лизингового имущества таким ограничением может выступать срок лизинга.

После анализа указанных факторов в совокупности организация может выбрать необходимый срок использования.

В целях минимизации расхождений бухгалтерского и налогового учета организации часто выбирают срок службы, равный установленному в целях налогообложения.

То есть по Классификации с учетом подходящей амортизационной группы.

Однако применение Классификатора не является обязательным для организаций. Можно установить разный СПИ, однако это усложнит процесс амортизации в бухгалтерских и налоговых целях.

Изменение и пересмотр СПИ объекта ОС в процессе эксплуатации

СПИ устанавливается организацией для амортизируемого имущества сразу при поступлении. Если объект был в эксплуатации, то время службы отражается в акте приема-передачи, на основании которого актив принимается к учету. Указанное время отнимается от полезного срока.

Изменение срока службы в процессе эксплуатации основного средства возможно в случае капитальных вложений в объект с целью улучшения его показателей, характеристик, возможностей.

Такое возможно только при модернизации, реконструкции, дооборудования. При этом капвложения относятся на увеличение первоначальной стоимости ОС, а срок службы может быть пересмотрен на усмотрение владельца.

Право пересмотра и изменения срока полезного использования закреплено как в ПБУ 6/01, так и в НК РФ.

На сколько будет увеличен период службы, решает организация, исходя из ряда факторов.

С точки зрения бухучета пересмотр СПИ в сторону увеличения возможен, если:

• улучшились производственные возможности основного средства;
• скорректирован режим эксплуатации;
• изменены характеристики и параметры объекта в сторону улучшения.

Для налогового учета в соответствии с абз.2 п.2 ст.258 НК РФ изменение и пересмотр срока возможен, но только в пределах того диапазона, который установлен для амортизационной группы объекта.

Организация не обязана увеличивать СПИ, это ее право, а не обязанность.

На практике обычно полезный срок увеличивают на то количество месяцев или лет, которые нужны для списания капитальных вложений через амортизационные отчисления.

Пересмотр СПИ выполняется также при поступлении ОС, ранее использующегося.

На основании документов поставщика по таким объектам основных средств можно установленный срок уменьшить на длительность эксплуатации.

Сделать это можно как в бухгалтерских, так и налоговых целях.

Если документов, подтверждающих срок службы нет, или актив принят от физического лица, то уменьшение не допускается.

Выводы

Основное средство является амортизируемым имуществом, для которого нужно установить полезное время службы и вести процесс амортизации.

Исключением являются только земельные участки, для которых амортизационные отчисления не производятся, а, значит, и СПИ устанавливать нет необходимости.

В бухучете и для налоговых целей срок определяется по разным правилам и регулируется своими нормативными актами. НК РФ устанавливает четкие правила – ориентироваться на амортизационную группу в соответствии с утвержденным Классификатором.

ПБУ 6/01 дает лишь рекомендации, что нужно учесть при определении СПИ, не вгоняя организацию в строгие рамки.

На практике удобно установить одинаковое время службы, как в налоговых, так и бухгалтерских целях – по амортизационной группе и Классификации основных средств.

Выбранный срок нужно указать в инвентарной карточке объекта ОС-6.

Безопасность такого способа оптимизации гарантирует прямая норма Налогового кодекса. Так, согласно пункту 7 статьи 258 НК РФ, приобретая основное средство, компания вправе определять норму амортизации по этому имуществу с учетом срока полезного использования, уменьшенного на количество лет (месяцев) эксплуатации такого имущества предыдущим собственником.

Минфин России также не против такого способа налоговой экономии. В письме от23.09.09 №03-03-06/1/608 финансовое ведомство пришло к выводу о том, что налогоплательщик вправе самостоятельно решать, какой порядок определения срока полезного использования имущества, бывшего в употреблении, ему применять. Либо на основании Классификации основных средств, утвержденной постановлением Правительства РФот01.01.02 №1, либо в соответствии с документами от бывшего владельца имущества. Суды при разрешении подобных споров руководствуются этим разъяснением (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от17.01.13 №09АП-38524/2012).

Контролирующие ведомства не раз указывали на то, что компания, решившая уменьшить срок полезного использования объекта на количество лет (месяцев) его эксплуатации предыдущим собственником, должна получить у него данные о применявшихся сроках полезного использования и сроках фактической эксплуатации. Об этом говорится в письмах Минфина России от23.09.09 №03-03-06/1/608, от16.06.10 №03-03-06/1/414, а также УФНС пог.Москве от15.06.10 №16–15/062760@.

При отсутствии указанных сведений срок полезного использования (норма амортизации) определяется компанией в общем порядке — как для новых объектов основных средств (письмо Минфина России от16.07.09 №03-03-06/2/141). Аналогичного мнения придерживаются и судьи (например, решение Арбитражного суда Свердловской области от12.05.12 №А60-3357/2012).

Нюанс в том, что НК РФ не устанавливает конкретного перечня документов, которыми можно было бы подтвердить срок эксплуатации объекта, бывшего в употреблении. Суды считают, что это могут быть любые первичные документы, из которых бы следовало, сколько лет или месяцев объект использовался в производственной деятельности продавца (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от24.02.09 №А12-12162/2008).

Практика показывает, что компании подтверждают срок фактического использования объектов, бывших в эксплуатации, актами по форме № ОС-1, № ОС-1а, а также копиями инвентарных карточек учета по форме № ОС-6. УФНС России по г. Москве неоднократно указывало на правомерность использования этих документов (письма от15.06.10 №16–15/062760@, от07.07.08 №20–12/064109). В настоящее время налогоплательщики самостоятельно разрабатывают формы этих актов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от06.12.11 №402-ФЗ), однако можно применять и унифицированные формы.

В связи с тем, что глава 25 НК РФ не содержит конкретного перечня документов, необходимых для подтверждения срока эксплуатации объектов, а также в связи с необязательностью использования унифицированных форм фактический срок эксплуатации основных средств можно подтвердить и иными документами. Это может быть, к примеру, письмо от продавца объекта.

В каком виде составляется. Письмо в адрес покупателя, которое подтвердит срок фактической эксплуатации объекта, составляется в произвольной форме.

Что обязательно должно быть в документе. Во-первых, в документе важно прописать наименование передаваемого имущества. При этом нужно указать инвентарный номер объекта, который ему был присвоен продавцом. Это поможет идентифицировать основное средство.

Во-вторых, в письме целесообразно указать, к какой амортизационной группе отнес объект основных средств продавец. И, соответственно, какой срок полезного использования был установлен в рамках этой группы. При этом не лишним будет указать реквизиты документа, которым объект был введен в эксплуатацию.

Если же у предыдущего собственника объект был самортизирован полностью, то в письме этот факт нужно так и указать. Суды подтверждают, что с помощью такого письма стоимость объекта можно учесть в расходах единовременно. Например, в одном из дел компания подтвердила срок полезного использования справкой продавца, в которой было указано, что объекты относятся к 5–7 группам амортизации. А их сроки полезного использования заканчиваются в октябре—ноябре 2008 года. При этом имущество было передано обществу по актам приема-передачи от 13 декабря 2007 года. В результате чего компания установила срок полезного использования в размере 12 месяцев. Что позволило ей учесть стоимость таких объектов единовременно (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от23.03.12 №Ф09-1350/12).

В другом деле в качестве подтверждающих документов проверяемое общество представило письма продавцов оборудования, бывшего в эксплуатации. Из них следовало, что износ спорных объектов на дату приобретения составляет 100 процентов, они не имеют остаточной стоимости и, соответственно, амортизация на них не начисляется (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от15.04.10 №А32-774/2009–33/44).

Дополнительные меры безопасности. На практике может случиться так, что предыдущий собственник ошибочно определил срок полезного использования объекта. К примеру, за время владения имуществом он начислял амортизацию в повышенном размере, установив более короткий срок. Получается, после приобретения такого объекта нынешний собственник продолжит начислять амортизацию исходя из неверно установленного срока полезного использования. В этом случае претензии налоговиков гарантированы. Однако суды в этом вопросе поддерживают компании. В частности, арбитры указывают, что Налоговый кодекс не обязывает проверять обоснованность ранее определенного срока использования. Так же как и корректировать амортизацию из-за ошибок предыдущего собственника. Таким образом, если компания не знала о таких погрешностях и не пыталась намеренно использовать заниженную амортизацию, то претензии к ней необоснованны (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от24.10.13 №А65-24092/2012).

Кроме того, отметим, что на практике компании подтверждают срок полезного использования не только письмами от продавцов, но и другими документами. Например, в одном из дел общество для подтверждения срока эксплуатации объектов предыдущим собственником использовало не только письма поставщиков оборудования, но и приложения к договору поставки, а также соответствующие ГТД (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от22.07.09 №09АП-12225/ 2009-АК).

Фрагмент письма продавца, которое подтвердит оставшийся срок полезного использования ОС, бывшего в употреблении