Составить список полезных дел на неделю

Более 40% дел в списках задач, так и остаются невыполненными, подсчитала компания iDoneThis. Представьте, сколько денег вы потеряете, если не перезвоните 40-ка процентам своих клиентов или не отправите им КП? Мы разберем, как избежать таких потерь благодаря методике от бизнес-гуру Стивена Кови, а также расскажем, как CRM-системы помогают вести списки дел.

Содержание:

I. Почему ваши списки дел не работают
II. Как вести список дел правильно
1. Как составить список дел на неделю: методика планирования
III. CRM-системы для управления временем

Почему ваши списки дел не работают

Вам наверняка знакомо чувство, когда после рабочего дня выходишь из офиса и понимаешь, что не сделал даже половины запланированных дел. Почему так происходит? Эксперт по личной продуктивности и управлению временем Дэвид Аллен в своей книге «Как привести дела в порядок» указывает такие причины:

Отвлекающие факторы уводят внимание от главных целей и не дают сконцентрироваться;
Люди сомневаются, что справятся со сложными задачами, поэтому откладывают их выполнение и испытывают стресс;
При пересмотре списка дел выясняется, что нужны серьезные изменения в жизни. Появляется огромный список задач, который пугает и парализует.

Есть и другие причины, причем, от них никто не защищен — ни прокрастинаторы, ни перфекционисты.

Дарья Игнатович, консультант по тайм-менеджменту и личной эффективности:
— Чаще всего to-do лист состоит из срочных задач, которые нужно было решить ещё вчера. Но так как пунктов слишком много, чтобы успеть их выполнить, мы выбираем самые простые и понятные задачи и отодвигаем сложные и важные. Другая проблема — слишком категоричный подход к работе со списком дел. Мы думаем, что молодцы, если успеем выполнить все пункты. И ругаем себя, если сделали только треть или половину. В результате мы попадаем в негативную спираль: не успели сделать все задачи — расстроились и испытали чувство вины — потеряли веру, что следующий список нам поможет — снова расстроились — отказались от списков.

Назад к содержанию

Как вести список дел правильно

Чтобы to-do списки работали, задачи в них необходимо распределить в порядке значимости. Эффективную методику расстановки приоритетов предлагает американский консультант по управлению и руководству Стивен Кови. В основе методики лежит матрица Эйзенхауэра: все задачи распределяются по четырем квадратам в соответствии с их важностью и срочностью.

Квадрат I со срочными и важными делами требует немедленного внимания. Если не выполнить их в ближайшее время, возникнут серьезные проблемы. Этими делами нужно заниматься в первую очередь. Но ограничиваться ими нельзя, иначе аврал никогда не закончится.

Чтобы срочных важных задач с каждым днем становилось все меньше, Стивен Кови рекомендует максимум усилий посвятить делам из квадрата II. Это важные, но пока несрочные задачи. Вначале для этого придется использовать время, отведенное на квадраты III и IV, а потом квадрат I разгрузится, и появится больше свободных часов.

Назад к содержанию

Как составить список дел на неделю: методика планирования

Разбив задачи на квадраты и поставив в приоритет важное срочное и важное несрочное, можно переходить к составлению списков дел — на день, неделю, месяц, квартал или даже год. Стивен Кови советует организовывать свою деятельность на основе недельного планирования. Это позволяет не просто упорядочить аврал в рамках одного дня, а продумывать перспективу.

Итак, сначала надо внести в календарь крупные события, даты которых известны заранее: деловые встречи, командировки, конференции и т.д. Затем определите нескольких боле или менее крупных целей на эти 7 дней: составляйте цели по принципу SMART и при необходимости делите их на этапы, привязанные к конкретным дням.

Пример, как оформить список дел:

Цель: за рабочую неделю обучить нового администратора фитнес-центра, чтобы со следующей недели он смог приступить к выполнению своих обязанностей.

Понедельник	Познакомить сотрудника с коллективом, показать рабочее место, дать ему доступ в корпоративную CRM-систему и другие используемые сервисы, создать корпоративную почту, объяснить ежедневные обязанности.
Вторник	Утром дать сотруднику материалы для изучения, а после обеда обсудить появившиеся у него вопросы.
Среда	Утром дать сотруднику материалы для изучения, а после обеда обсудить появившиеся у него вопросы.
Четверг	Утром поручить новичку понаблюдать за работой нынешнего администратора, а после обеда поработать самому под его контролем.
Пятница	Провести аудит работы нового сотрудника: проверить знание теории, понаблюдать за его работой на практике.

Чтобы дел в to-do листах было меньше, делегируйте все, что можно. Стивен Кови рекомендует использовать «делегирование руководства». При таком подходе от сотрудника требуется получить в итоге определенный результат, а как его достичь, он решает сам. Больше не надо давать каждому исполнителю строгую пошаговую инструкцию и пристально контролировать каждое его действие. А результат будет превосходить ваши ожидания. Как этому научиться, читайте в статье, как правильно делегировать по методу Стивена Кови.

Читать по теме
после того как вы распределили все задачи на неделю, нужно распланировать каждый день. В отдельной статье мы рассказали, как составить список дел на день.

Назад к содержанию

CRM-системы для управления временем

Даже научившись составлять списки задач, вы можете что-то упустить: потеряете стикер с напоминанием, увлечетесь важным процессом, просто забудете о своем списке дел.

Станислав Скворцов, основатель проекта «Правильное решение», бизнес-тренер, коуч:
— Люди не имеют выраженную, удобную и доступную за 2 секунды из любого положения структуру списков. Поэтому большую часть списков они носят в голове. В смешанном виде, конечно же.

Особенно опасна такая забывчивость в бизнесе: одному клиенту не перезвонил, другому забыл отправить коммерческое предложение, к третьему не приехал на встречу — три сделки сорвались. Чтобы все задачи были зафиксированы в одном месте и сами напоминали о себе, воспользуйтесь CRM-системой. Это удобная программа для управления клиентами, задачами и сделками.
Например, в облачной CRM-системе SalesapCRM вы можете ставить задачи себе и своим сотрудникам и контролировать их выполнение. Программа сама уведомит сотрудника о скором дедлайне и даст знать руководству о невыполненном поручении. Вы сможете автоматизировать постановку задач. Например, можно задать автоматическое напоминание о необходимости продлить договор с клиентом незадолго до его истечения, или связаться с покупателем через какое-то время после сделки и предложить еще какой-то продукт, отправить коммерческое предложение и многое другое.

Теперь вы знаете, как правильно вести список дел. Попробуйте использовать для рабочих задач программу SalesapCRM, и вы забудете о сорванных дедлайнах.

Назад к содержанию

Помогаем эффективнее управлять бизнесом

В S2 есть:

checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
checkавтоматизация процессов и аналитика;
checkкалендарь для записи клиентов;
checkкалькулятор стоимости услуг;
checkшаблоны документов и писем;
checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
checkбесплатный тестовый период 7 дней.

Автор: Любовь Аброськина

333

Источник

Я тоже часто расплываюсь по дивану, кладу на живот ноутбук и, не шевелясь, провожу так свободный день, а то и все выходные. Задумавшись над тем, что это не самый интересный вариант отдыха, я решил подумать об альтернативах. Их оказалось немало.

Если по секрету, эту статью я пишу так же, как провожу воскресенья. Час ночи, я лежу на диване с ноутбуком на животе и щурюсь от света экрана. Говорят, что для того, чтобы понять убийцу, нужно действовать как убийца. Значит, для того чтобы понять, как заменить бесполезное лежание на диване, нужно лежать на диване. Логично? Нет, но какая разница. Главное, что я в это верю и так мне лучше думается. И вот список дел, которые стоит делать вместо этого:

Сходите в магазин за покупками на неделю.
Отсортируйте в менеджере задач дела на неделю.
Найдите в Tinder или другом сервисе нового человека и отправьтесь с ним на свидание.
Устройте книжный марафон и прочитайте книгу за один день.
Приберитесь в квартире.
Выйдите на улицу и пройдитесь пешком до места, в котором никогда не были.
Позвоните старому знакомому или бывшему однокласснику и предложите встретиться.
Погрузитесь в подкасты и послушайте интересных людей.
Изучите настольную игру и поиграйте с друзьями.
Научитесь жонглировать. Почему бы и нет?
Удалите ненужные файлы с компьютера.
Начните вести дневник и сделайте первую запись.
Узнайте что-то абсолютно новое для себя. К примеру, есть ли вода на других планетах Солнечной системы?
Приготовьте еду на неделю вперёд и разложите её по контейнерам.
Сходите на тренировку. Всё гениальное просто.
Устройте своей второй половинке идеальный день.
Сделайте что-то новое со своим имиджем. К примеру, рискните попробовать новую причёску.
Научитесь делать бумажные самолётики.
Найдите новую музыку.
Выберите новый язык и начните его учить.
Позвоните близким людям, с которыми вы давно не общались.
Найдите волонтёрскую организацию в своём городе и отправьтесь туда поработать бесплатно.
Научитесь делать массаж.
Отдайте ненужные вещи на благотворительность.
Достаньте из шкафа старую приставку и вспомните детство.
Возьмите велосипед и прокатитесь за город.
Найдите крутой рецепт и приготовьте что-то новое.
Вспомните своё последнее обещание и выполните его.
Откройте рейтинг лучших фильмов на «Кинопоиске» и начните просматривать все фильмы сверху вниз.
Выйдите из дома без единой мысли и импровизируйте.
Отправьтесь в салон красоты и засуньте руки в аквариум с рыбками. Услуга называется «фиш-массаж».
Сделайте что-то, что кажется вам постыдным, на глазах у незнакомых людей в незнакомом районе. Но без нарушений закона.
Напишите настоящее письмо близкому человеку.
Займитесь своим хобби.
Почистите холодильник.
Сходите в библиотеку и возьмите там книгу, которая вам понравится.
Напишите список вещей, которые вы хотите сделать за свою жизнь.
Отправьтесь фотографировать красивые места своего города.
Найдите школу йоги и опробуйте её.
Попробуйте научиться медитировать.
Научитесь карточному трюку.
Напишите письмо и отправьте его себе в будущем.
Начните готовить подарки на Новый год.
Выберите музыкальный инструмент и начните учиться на нём играть.
Исследуйте страны мира и решите, куда вы хотите отправиться.
Напишите список из 10 дел, которые хотите попробовать.
Найдите мероприятия по своим интересам и отправьтесь туда.
Отключитесь от всех электронных штук и проведите день в офлайне.
Сделайте подарок близкому человеку.
Отожмитесь максимальное количество раз и постарайтесь улучшить этот результат.
Постройте убежище из подушек.
Разрушьте убежище из подушек.

Теперь у вас есть список из 52 вариантов, как провести воскресенье. Этого хватит на весь следующий год. Потом мы придумаем ещё, причём с вашей помощью. Оставляйте свои варианты в комментариях, и мы внесём их в следующий пост!

Источник

Я хочу, чтобы вы подумали о том, какие дела вам нужно выполнять каждую неделю. Выберите день, в который вы будете делать каждое из них, запишите это на стикерах и приклейте стикеры в календарь на следующую неделю. Назначьте встречу самой себе! LOL!

Попробуйте это в течение одной недели. Возможно, вы будете удивлены тому, как ваша неделя организуется как бы вокруг этих дел. Я поступаю именно так. Используя Базовый план на неделю, я назначаю дни для каждого дела и записываю это.

Сложно сказать, как это помогает при моём недостатке организованности. Но я знаю, что я делаю покупки по четвергам, убираюсь в доме по понедельникам, а все вопросы, связанные с документами и финансами, решаю в пятницу – и это даёт мне возможность удобно организовать свои дела, согласно текущему дню недели. Когда вы знаете, какой сегодня день, вы знаете, что вам нужно сделать. Это ещё один способ отправить часть дел на “автопилот”. – FlyLady

1. Вы должны выбрать день или дни для Часа Еженедельной Уборки (Часа Благословления Дома или Home Blessing Hour).

Мой Час Еженедельной уборки приходится на утро понедельника. Кто-то делает его дважды в неделю: в пятницу утром (чтобы подготовиться к выходным) или в субботу утром (чтобы привлечь к участию своих домашних), а потом еще раз в начале недели, чтобы привести в порядок дом после выходных. У некоторых из вас может и не быть часа для еженедельной уборки. Я пытаюсь их научить выполнять работу по частям или по пунктам. Одну из них вы можете выполнять перед работой, а вторую – после работы. А три дня спустя вы уже выполнили весь фронт работ, потратив по 10 минут до работы и 10 минут после. Записав это в свой Еженедельный план, вы выделите определенное время для этих работ.

А теперь самая трудная часть: вы должны выбрать день для Благословения Вашего Дома! Это не должен быть идеальный день. Запишите для начала карандашом, чтобы при необходимости вы могли перенести его на другой день. Практикуясь, вы добьетесь успеха. В некоторые недели у меня нет целого часа для дома, тогда я обращаюсь к плану “Б” и разбиваю план уборки на несколько дней и все равно делаю хоть что-то для Благословения Моего Дома!

2. Наводим порядок в холодильнике, планируем покупки.

Каждую среду мы отсылаем письма с напоминанием о том, что пора навести порядок в холодильнике. Мы это делаем не только для того, чтобы избавиться от «научных проектов», но также чтобы провести инвентаризацию продуктов, которые уже давно пора использовать. Это поможет нам в составлении меню на следующую неделю. Мы выполняем эту работу за день до того, как собираемся идти за покупками.

Итак, просто занеси в КЖ это задание за день до планируемого похода за покупками.

Также это отличный день, чтобы составить список покупок и примерное меню на неделю. Возможно, тебе понадобится просмотреть свои планы на неделю – в какие дни ты вечером будешь дома и сможешь приготовить ужин. Весьма важной частью любого КЖ является Семейный Настенный Календарь. Это поможет видеть расписание каждого из членов семьи.

Итак, занеси следующее в свой план:

– Составить меню
– Написать список продуктов

3. Выбираем свой День поручений.

Для FlyLady это четверг. На этот день сознательно планируются все встречи. Просто продумайте, где и когда вы будете в этот день, и все, что вам останется – это просто сделать пару перерывов.

Теперь о тех, кто работает не дома. Вы можете выделить один вечер, перерыв на обед или даже время сразу после работы. Когда вы планируете что-либо сделать, вероятность, что вы это сделаете, возрастает. Сделайте список, чтобы ваши домашние знали, что ваш день поручений это _______________.

4. Запишите три «напоминалки»:

– Наведите порядок в своей сумочке, портмоне или кошельке и подколите все эти квитанции и чеки.

– Помойте машину и посмотрите насколько чисты автомобильные сиденья.

– Спланируйте что-нибудь особенное с вашим любимым или милым сердцу человеком.

Я хочу, чтобы вы записали это в свой еженедельный план. В базовом плане – это пятница.

Если ваши выходные начинаются в другой день – перенесите эти задания на удобное вам время.

Предлагаемый базовый план:
Понедельник: Еженедельное Благословление дома (8:00-9:00 утра)

1. Встать, одеться, надеть туфли.
2. Стирка
3. Час Еженедельного Благословления дома:

– Отобрать и выбросить старые журналы.

– Поменять постельное бельё.

– Вынести мусор из всех мусорных корзин.

– Пропылесосить все комнаты.

– Вымыть пол в кухне и ванной

– Вымыть зеркала и двери

– Протереть пыль

Вторник: свободный день

1. Полить и удобрить растения.

2. 15 минут в текущей зоне.

Среда: Уборка в зоне и работа с документами.

1. Закончить дела по уборке в Зоне.

2. Завершить еженедельную уборку.

3. Навести порядок в холодильнике.

4. Написать все благодарственные письма.

5. Разработать меню и список покупок на следующую неделю.

6. Подсчитать наличные деньги перед походом за покупками.

Четверг: покупки и мелкие заботы вне дома

1. Убедиться, что меню составлено.

2. Проверить лист покупок, не забыть взять его с собой.

3. Совершить все покупки.

4. Мелкие заботы вне дома:

– Поликлиника, библиотека
– Почта
– Покупка подарков и открыток
– Покупка сладостей.

Пятница: бумажные дела и прочее

1. Быть романтичной сегодня.

2. Вытащить необходимое из разморозки на следующую неделю.

3. Разобраться с документами

4. Написать письма и открытки.

5. Навести порядок в кошельке и сумочке.

6. Починить одежду, вычистить обувь.

7. Ветеринарные заботы, поухаживай за домашними питомцами

8. Уберись в машине, проверь уровень жидкостей

9. Уберись в прачечной (от FlyLady.ru: нет прачечной – уберись вокруг своей стиральной машины, помой тазик, в котором ты стираешь и т. д.).

Выходные! Время потанцевать! LOL! Доставьте себе удовольствие! – FlyLady

В пятницу также : “Романтический вечер”
Суббота – День отдыха с семьёй
Воскресенье – Обновление души.

—————

ЗАДАНИЕ

Составьте на основе предложенного плана свой недельный план

Не старайтесь следовать ему на 100% и не расстраивайтесь если что-то не получится… Но меньше хаоса в Вашей жизни обеспечено.

Своим недельным планом можно хвастаемся в комментарии тут.

Источник

Многие знают, что составления списка дел – эффективный инструмент тайм-менеджмента и повышения личной эффективности. Однако список мало просто составить: важно выбрать подходящий вам тип списка и учесть некоторые полезные советы по тому, как это правильно сделать.

Приведенные ниже рекомендации актуальны и для тех, кто пишет to-do-лист по старинке на бумажке, и для тех, кто использует соответствующие приложения на телефоне/планшете/компьютере. Советы в основном касаются рабочих списков, но также применимы и во внерабочей жизни.

1. Когда составлять to-do-лист

По словам некоторых специалистов по тайм-менеджменту, составлять списки дел лучше накануне: вечером наметить список на день, в воскресенье – на неделю. Другие же советуют начинать день с планирования. Первый способ хорош тем, что вечером вы еще в работе и поэтому помните все задачи, даже небольшие. Благодаря этому вы понимаете, что важно сделать в первую очередь. Плюс к тому составление списка может стать неким ритуалом, завершающим день и помогающим отключиться от работы. В свою очередь, внесение записей в to-do-лист с утра поможет плавно войти в работу, вспомнить, на чем закончился вчерашний день, и само по себе станет мотивацией к дальнейшей плодотворной деятельности.

Вообще же, конкретное время составления списка дел зависит от особенностей работы, вашего характера и других переменных. Главное, найти время, когда этот процесс подарит вам максимальную эффективность. Также всегда стоит быть готовым к тому, что список, возможно, придется адаптировать под внезапно возникающие задачи.

2. Найдите правильное время

Чтобы реализовать свой план максимально эффективно, учитывайте свои внутренние биологические часы. Например, если вы сова, вы можете запланировать уборку в квартире на 7 утра. Но велика вероятность, что, когда будильник прозвенит в данное время, вы решите, что у вас и так достаточно прибрано и лучше побольше поспать. Точно так же и жаворонкам не стоит откладывать составление отчета до полуночи. После обеда вас часто клонит в сон? Учитывайте и это.

Не забывайте о конкретных особенностях текущего дня. Если на полдень у вас назначено важное совещание, возможно, до этого мероприятия не стоит планировать ничего требующего большой сосредоточенности – ведь скорее всего, вы будете мыслями уже на встрече и не сможете уделить текущим заданиям должного внимания.

3. Рассчитывайте время

Проблема, с которой чаще всего сталкиваются те, кто составляет списки дел, – незнание, сколько в действительности занимает выполнение того или иного задания. Обычно нам свойственно преувеличивать собственные возможности, кроме того, мы ориентируется на идеальные обстоятельства, которые в жизни встречаются далеко не всегда. Эти факторы приводят к тому, что на ту задачку, которую, как нам казалось, уйдет 1,5 часа, уходят все три. Поэтому для начала несколько раз засеките время, сколько вы тратите на те или иные типовые задачи, чтобы подходить к процессу планирования максимально эффективно и рационально. С другой стороны, не оставляйте на задачи слишком много времени – согласно закону Паркинсона, все, что вы выделите, уйдет на данное дело.

4. Оставляйте лакуны

Длина стандартного рабочего дня определена как 8 часов, однако это не значит, что планировать дела нужно на них все. Во-первых, практически все мы во время работы отвлекаемся на другие дела, в том числе на то, чтобы заварить чайку, рассказать коллеге новости по проекту (или из жизни соседки), «на минуточку зайти в соцсеть, только проверить сообщения» и т.д. и т.п. Плюс к тому в течение дня у вас наверняка могут возникать срочные вопросы и задачи, которые по отдельности, вполне вероятно, и не занимают много времени (например, помочь коллеге совладать с компьютерной программой), однако в сумме могут отъесть ту иную часть рабочего дня. Поэтому при планировании обязательно оставляйте самому себе пространство для маневра. Конечно, данный принцип актуален не только для рабочего, но и для бытового распределения времени. Среди специалистов по тайм-менеджменту встречается мнение, что планировать стоит только 60%, а 40% оставлять нетронутыми.

5. Записывайте задачи правильно

Не стоит заносить в список большие задачи, выполнение которых изначально рассчитано на долгое время (особенно если речь идет о масштабных проектах). В таких случаях стоит воспользоваться приемом «Раздели (съешь) слона» – большая задача разбивается на небольшие конкретные подзадачи, которые и заносятся в список дел. У этих конкретных задач должна быть конкретная цель, по их выполнении у вас на руках будет конкретный результат, а выполнить такую задачу предлагается за конкретное же время. Для стратегических планов заведите отдельный список.

6. Используйте список для самомотивации

Список дел, в котором осталось много невыполненных пунктов, способен ударить по вашим самооценке, энтузиазму, мотивации. И это еще одна причина, почему подходить его составлению стоит максимально реалистично – в таком случае будет меньше разочарований, от того что в день не смогли выполнить план за неделю. С другой стороны – точно так же список в целом и вычеркивание из него каждого дела в частности может становится источником мотивации и побуждать к дальнейшей успешной работе. Не забывайте об этом, составляя to-do-лист.

Возможно, для эффективного следования списку дел, вам также стоит ознакомиться с советами о том, как победить прокрастинацию.

Источник