Полезный эффективный фонд времени одного рабочего

Фонд рабочего времени — это время работы сотрудника в течение определенного периода. Расскажем в статье, зачем необходим и какие типы данного показателя рассчитываются и анализируются на практике, приведем формулы расчета и опишем особенности.

Общая характеристика и виды

Фонд рабочего времени может рассчитываться за разные временные промежутки: месяц, квартал, год. Основополагающим является расчет для отдельного сотрудника. Но, конечно же, организацию в большей мере интересует анализ общего показателя по всем работникам. Это позволяет определить резервы трудовых ресурсов, исключить нерациональное использование продолжительности работы. От эффективности использования трудовых ресурсов зависит и общая эффективность деятельности компании.

Рассчитываются следующие виды показателя «фонд рабочего времени»:

• календарный;
• номинальный;
• максимально возможный;
• эффективный.

Определяться ФРП может в днях или часах. Рассмотрим подробнее порядок расчета и практику применения каждого из них.

Календарный ФРП

Чтобы определить календарный ФРП, необходимо число календарных дней умножить на численность работников компании:

Чтобы рассчитать годовой фонд рабочего времени в 2020 году, численность компании нужно умножить на 365. Например, если в организации трудится 100 человек, то календарный ФРП будет равен:

Данный показатель совершенно не отражает данные о трудовых ресурсах компании, но его определение является основой для расчета иных видов показателя.

Номинальный ФРП

Номинальный фонд рабочего времени — это фактически число дней выходов на работу (подлежащих отработке часов по графику) за тот или иной временной период. Чтобы его определить, из календарного ФРП необходимо вычесть праздничные и выходные дни.

Номинальный фонд рабочего времени на 2020 год Россия использует для составления производственного календаря. Так, число потенциально возможных дней выходов на работу одного сотрудника равно именно этому показателю.

Сделаем расчет для нашего примера:

Как было сказано выше, показатель можно определять не только в днях, но и в часах. Переведенный в часы, он должен учитывать не только праздничные дни, но и сокращение продолжительности работы накануне праздника на один час. В 2020 году, например, таких дней шесть:

• 22 февраля;
• 7 марта;
• 28 апреля;
• 8 мая;
• 9 июня;
• 29 декабря.

Номинальный ФРП на 2020 год при пятидневной 40-часовой неделе в часах составляет:

Аналогичным образом производится расчет при иных графиках работы.

Максимально возможный ФРП

Трудовое законодательство обязывает каждому сотруднику предоставлять ежегодный очередной отпуск 28 календарных дней. То есть реальный фонд рабочего времени каждого сотрудника должен учитывать это отсутствие в течение года.

Для того чтобы рассчитать максимально возможный фонд рабочего времени, формула используется следующая:

Для нашего примера расчет будет таким:

Эффективный ФРП

Этот вид показателя наиболее точно характеризует трудовые ресурсы предприятия. При его расчете учитываются не только выходные дни и очередные отпуска, но также анализируются иные отсутствия на месте работы и особые условия труда:

• индивидуальные сокращения продолжительности работы: например, из-за вредных условий труда или по причине наличия инвалидности у сотрудника;
• отсутствие по болезни;
• декреты, отпуска по уходу за детьми;
• учебные отпуска;
• иные невыходы: отпуска за свой счет, дни доноров, прогулы и др.

Для того чтобы определить эффективный фонд рабочего времени, производится анализ невыходов за прошлые годы, особые условия трудовых договоров.

Именно эффективный ФРП используется для сравнения с реально использованным годовым фондом рабочего времени. Реальное использование определяется по данным табелей учета.

Анализ эффективности показателя

На основе сопоставления плана и факта делают выводы о рациональности использования продолжительности работы, определяются потери и возможные резервы, выявляют неэффективных сотрудников и разрабатывают стратегию улучшения использования трудовых ресурсов.

В ходе проведения анализа проводится исследование не только текущего периода. Также очень важно проследить изменения на протяжении нескольких лет, а также оценить отклонения от плановых показателей.

В 2003 году закончила ВЗФЭИ по специальности Финансовый менеджмент факультета Финансы и кредит. С 2008 года работаю в должности главного бухгалтера. Являюсь обладателем сертификата ДипИФР-Рус.

Все статьи автора

Фонд рабочего времени представляет собой объем часов за определенный период, в который сотрудник работает. На данный показатель влияет множество факторов: время, истраченное работником на больничные, отпуска. Фонд уменьшается также при опоздании сотрудников.

Какое дисциплинарное взыскание можно применить за опоздание на работу?

Понятие фонда рабочего времени

Фонд рабочего времени – важнейший показатель, определяющий эффективность деятельности сотрудников. При его расчете используются различные формулы. Задача работодателя – использовать ресурсы с наибольшей продуктивностью. Это одна из составляющих планирования на предприятии. Использование фонда нужно также для составления баланса рабочего времени. Фонд включает в себя различные показатели, для подсчета которых также потребуются формулы. Рассмотрим подробнее эти показатели:

• Календарный фонд. Представляет собой общий период, за который определяется фонд. Как правило, это год.
• Номинальный. Это число дней в году, оставшееся после вычета всех выходных и праздничных дней.
• Максимально вероятный. Под ним понимается максимальное количество дней в году, в которые сотрудник может исполнять свои функции. Для этого нужно вычесть из номинального фонда обязательный отпуск.
• Явочный. Предполагает учет фактически отработанного времени. То есть из максимально вероятного фонда вычитаются те дни, в которые работник фактически исполнял свои функции.

При планировании можно учитывать также простои на предприятии, которые можно прогнозировать. При расчетах нужно взять фактические сведения, а затем сравнить их с прогнозируемыми показателями.

Каков порядок планирования рабочего времени?

Номинальный фонд

При расчете номинального фонда используется следующая формула:

Календарный фонд – праздники – выходные

Основание номинального фонда – календарный период, за который выполняются расчеты. Это может быть:

• Год. Актуально при необходимости проведения полноценного исследования производительности труда работников.
• Квартал. Нужен при суммированном учете времени.
• Месяц. Показатель используется при начислении зарплат, определении соотношения фактических трудодней к норме выработки. Это самое актуальное значение.

При установлении номинального фонда можно пользоваться производственным календарем. Первый шаг при проведении расчета – определение цели и задач.

Как определяется годовой плановый фонд рабочего времени одного работника?

Максимально вероятный фонд

Определяется по следующей формуле:

Номинальный фонд – отпуск (28 дней)

Для определения максимально вероятного фонда нужно вычесть из номинального фонда время, отпущенное на отпуск. Полученный результат представляет собой общий норматив выработки. Показатель нужен для определения оптимального размера штата сотрудников в организации. Работодателю необходимо сравнить время фактической работы сотрудников с производственными нуждами (то есть сроками, отпущенными на решение той или иной задачи). Полученные соотношения и определяют оптимальное количество работников в компании.

В формуле максимально вероятного фонда могут использоваться различные показатели. К примеру, на отпуск сотрудника выпадает множество праздничных дней. То есть его норма труда будет большей относительно нормы труда работника, который уходит в отпуск на менее богатый праздниками период.

Что такое — нормативный фонд рабочего времени?

Явочный фонд

Для его расчета требуется следующая формула:

Максимально вероятный фонд – количество пропущенных дней

Причины отсутствия могут быть разными:

• Отпуск по беременности и уходу за малышом.
• Отпуск в связи с прохождением обучения.
• Отгулы по договоренности с работодателем.
• Дополнительный оплачиваемый отпуск.

То есть учитываться будут все рабочие дни, которые были пропущены по объективным причинам.

Пример расчета

Рассмотрим пример. За отчетный период берется месяц. В нем 8 дней выходных, а также 2 праздника. То есть номинальный фонд составит 20 дней (30 дней – 10 дней). На этот месяц не выпадает отпуск, а потому максимально возможный фонд рассчитывать не нужно. За месяц сотрудник 5 дней находился на больничном. То есть явочный фонд составит 15 дней (20 дней – 5 дней).

Что собой представляет эффективный фонд?

Эффективный фонд подразумевает под собой количество сотрудников на предприятии. В формуле будут задействованы такие показатели, как человеко-часы и человеко-дни. Рассмотрим пример эффективного фонда. Для исполнения заказа нужно 400 человеко-часов. Исходя из этого определяется число сотрудников для исполнения задачи. Если это один сотрудник, то ему нужно 50 дней на выполнение заказа. Для получения этого результата использованы следующие расчеты:

400/8, где 8 – это стандартная длительность рабочего дня в часах.

Работодатель решает, что 50 дней – это слишком много. По этой причине для решения задачи привлекается 10 сотрудников. То есть на каждого из работников приходится по 40 часов (400/10). В итоге на решение задачи понадобится 5 дней.

ВНИМАНИЕ! Определение эффективного фонда зависит от нужд работодателя. К примеру, в компании работает мало работодателей, но и на решение задач отпущено много времени. В этом случае имеет смысл поручить заказ 1-2 исполнителям.

Анализ фонда времени

Анализ фонда рабочего времени необходим для установления наиболее эффективной стратегии развития компании. Чем более эффективной будет стратегия, тем большей производительности работников можно добиться. Анализ предполагает наблюдение за рабочими процессами. Главная его цель – сокращение потерь времени. Для того чтобы сократить простои, нужно определить, чем именно они вызваны. Именно для этого и нужно наблюдение за работой сотрудников.

При анализе учитывают потери рабочего времени, которые подразделяются на целодневными и внутрисменными. Рассмотрим примеры целодневных потерь:

• Плановый отпуск.
• Отпуск по БиР.
• Простои.
• Отгулы по разрешению руководства.
• Прогулы по неуважительной причине.
• Отпуск по больничному.

Рассмотрим примеры внутрисменных потерь времени:

• Ремонт ОС.
• Во время смены отключился свет, работники не смогли продолжать деятельность.
• Укороченные смены, положенные несовершеннолетним.
• Перерывы для женщин, кормящих грудничков.

Учитывать нужно все потери времени, вне зависимости от их причин.

Рассмотрим цели анализа ФРВ:

• Определение потерь РВ.
• Определение резервов времени.
• Разработка плана мероприятия по использованию времени.
• Увеличение эффективности организации.
• Повышение рентабельности.

Анализ выполняется в соответствии со следующим алгоритмом:

1. Оценка баланса РВ.
2. Оценка соответствия работы сотрудников режиму труда.
3. Анализ неотработанного времени.
4. Определение причин, по которым возникли простои.
5. Оценка сверхурочной деятельности.
6. Оценка влияния простоев на общую производительность.

По полученным результатам можно проводить оптимизацию рабочих процессов.

Как сократить потери рабочего времени?

Руководитель должен предусмотреть потерю времени. Прогнозируемые промежутки времени, в которые сотрудники не работают, нужно закладывать в фонд рабочего времени. Также в силах работодателя сократить простои. Для этого можно, к примеру, ввести денежные санкции за опоздания, безделье на рабочем месте.

1.   Календарный фонд (Тк) равен числу календарных дней за определенный календарный период (месяц, квартал, год). Он может быть рассчитан на всю численность рабочих, группу рабочих предприятия (цеха, участка) и в среднем на одного рабочего (в чел/днях или чел/часах).

–    в чел/днях: TK = ДК х РСС;

–    в чел/часах: TK = ДК х РС х ПС,

где Дк — число календарных дней в данном периоде;

Рсс — среднесписочная численность рабочих в данном периоде (чел.);

Пс — средняя установленная продолжительность смены (час).

2. Табельный (номинальный) фонд рабочего времени (Ттаб) определяется как разность между календарным фондом рабочего времени рабочих (в чел/днях или чел/часах) и количеством праздничных (Тпрз) и выходных (Тв) чел/дней (чел/часов):

Ттаб = (Тк – Тпрз – Тв) × Рсс (чел/дней)

или

Ттаб = (Тк – Тпрз – Тв) × Рсс × Пс (чел/час).

3. Максимально возможный фонд рабочего времени (Тmax) характеризует потенциальную величину максимально возможного для использования фонда рабочего времени рабочих в данном периоде, кроме выходных, праздничных дней и времени на очередные отпуска (То), и определяется:

–    в чел/днях:

Тmax = Тк – (Тпрз + Тв  + То) × Рсс

или

Тmax = Ттаб – То × РСС;

–    в чел/часах:

Тmax = Тк – (Тпрз + Тв  + То) × Рсс × Пс

или

Тmax = Ттаб – То × РСС × Пс.

4.   Плановый эффективный фонд рабочего времени (Трв) меньше максимально возможного фонда на величину планируемых невыходов рабочих на работу по уважительным причинам (невыходы на работу по болезни и родам, время на выполнение государственных и общественных обязанностей, продолжительность учебных отпусков и др.). Продолжительность планового эффективного фонда рабочего времени может быть определена на основе баланса рабочего времени по следующей формуле:

Трв = (Тк – Тв – Тпрз – То – Тб – Ту – Тг – Тпр) × Псм – (Ткм + Тп + Тс) (чел/час),

где Тк — количество календарных дней в году;

Тв — количество выходных дней в году;

Тпрз — количество праздничных дней в году;

То — продолжительность очередных и дополнительных отпусков (дни);

Тб — невыходы на работу по болезни и родам (дни);

Ту — продолжительность учебных отпусков (дни);

Тг — время на выполнение государственных и общественных обязанностей (дни);

Тпр — прочие неявки, разрешенные законом (дни);

Псм — продолжительность рабочей смены (часы);

Ткм — потери рабочего времени в связи с сокращением длительности рабочего дня кормящим матерям (часы);

Тп — потери рабочего времени в связи с сокращением длительности рабочего дня подросткам (часы);

Тс — потери рабочего времени в связи с сокращенным рабочим днем в предпраздничные дни (часы).

Количество нерабочих дней по уважительным причинам (Тб, Ту, Тг, Тпр, Ткм, Тп) определяется, как правило, на основе средних данных отчета за прошедший год и в соответствии с законодательством по труду. Пример расчета планового эффективного фонда рабочего времени представлен в таблице.

Расчет планового эффективного годового фонда рабочего времени

Средняя установленная продолжительность рабочего дня рассчитывается как среднеарифметическая величина, взвешенная с учетом официально установленной продолжительности рабочего дня по численности отдельных групп рабочих.

Пример

На предприятии 55 человек имеют продолжительность рабочего дня 8 часов при 5-дневной рабочей неделе и 50 человек — 7-часовой рабочий день. Эффективный фонд — 219 дней. Тогда средняя продолжительность рабочего дня с учетом 8 предпраздничных дней за год по каждой категории работающих равна:

В среднем по предприятию средняя продолжительность рабочего дня равна:

Для некоторых категорий работников (работающих на вредных участках производства, для подростков и других групп) продолжительность рабочей недели и, соответственно, рабочего дня сокращена. Различают полную продолжительность рабочего дня, то есть с учетом сверхурочно отработанных часов, и урочную продолжительность рабочего дня (без учета сверхурочно отработанных часов).

Сверхурочное время — часы, отработанные сверх установленной законом продолжительности рабочего времени, включая часы, отработанные в выходные и праздничные дни, если за них не предоставляются другие дни отдыха.

Различия между плановым и фактическим фондами рабочего времени представлены на рисунке.

Различия между категориями фонда времени планового и фактического

При расчете списочной численности работников используют, как правило, плановый эффективный фонд рабочего времени.

На основе данных, содержащихся в балансе рабочего времени, можно рассчитать коэффициенты использования фондов рабочего времени: календарного, табельного, максимально возможного, планового эффективного. Все они рассчитываются аналогично по следующей формуле:

Они показывают, какая часть соответствующего фонда времени была фактически использована.