Полезные программа при работе в офисе
В этой статье мы затронем набор программ, которые будут полезны большинству для офисной работы. Постараемся затронуть то, что действительно пригодиться многим и скорее всего про некоторые Вы не знали! А так же возле каждой программы будет ссылка, что бы Вы сразу могли ее скачать! И так, начнем:
Windows 10
Как бы банально не звучало, все начинается с операционной системы. На данный момент лучше использовать самое новое ПО от Майкрософт, т.к на Windows 10 все самые последние обновления, и самая большая поддержка различных программ.
Скачать Windows 10 можно по этой ссылке. Приобрести лицензионный ключ в нашем каталоге.
Microsoft Office
В любой офисной работе есть работа с документам, и я бы настоятельно рекомендовал использовать именно Microsoft Office, только по одной причине, потому, что это стандарт. В любом другом бесплатном аналоге (по типу LibreOffice) у вас будут проблемы с совместимостью, к примеру со шрифтами, разметкой страниц, и это только малая часть проблем.
Я бы вам посоветовал использовать Microsoft Office 2019 Pro Plus, т.к это новейший Офис с новыми фишками и улучшенной производительностью. Либо есть другое предложение – Microsoft Office 365, по сути тоже самое, но только идет в комплекте с бессрочным доступом на облако OneDrive. Приятный подарок, не так ли?
MS Office позволяет работать с документами, презентациями таблицами и пр.
Что выбрать решать Вам. Подробнее узнать и скачать можете по след. ссылкам:
Microsoft Office 2019 Pro Plus
Microsoft Office 365
TeamViewer
Это программа для удаленного доступа к компьютерам. Ваш сис. админ, к примеру сможет управлять из любой точки города вашими офиснымыми компьютерами, либо вы можете подключаться к своим клиентам таким способом и что либо им настраивать.
Скачать TeamViewer можете с официального сайта, а подробнее как пользоваться в другой нашей статье по этой ссылке
Менеджер паролей SafeInCloud
Удобная кроссплатформенная программа для сохранения паролей, пароли будут храниться на любом заданном вами облаке, будь то google drive, яндекс диск, onedrive и пр. Т.е не важно с какого ПК вы захотите посмотреть какой-либо пароль, это можете сделать хоть на телефоне. Очень удобно хранить все пароли на сайты, почты, доступы к различным серверам предприятия и т.п
Скачать SafeInCloud можете с официального сайта
CorelDRAW
Программа для графического дизайна, будет полезна практически каждой организации, т.к в ней можете создавать любые графические дизайны, будь то картинка для поста в соц. сети, лого на документы, создание печатей, создание макетов документов и т.п.
На данный момент я бы посоветовал Вам версию CorelDRAW Graphics Suite 2018, она стабильная, самая актуальная и в ней самый широкий пакет дополнений, который Вы можете дополнительно установить под Ваши нужды.
Скачать CorelDRAW Graphics Suite 2018 можете по этой ссылке
Купить CorelDRAW Graphics Suite 2018 по этой
Mozilla Thunderbird
Если по каким-либо причинам почтовый клиент от Майкрософт Outlook Вам не понравился, есть более облегченный, почтовый клиент Mozilla Thunderbird. В один аккаунт почты Вы сможете объединить почты с разных сервисов, к примеру яндекс, гугл и mail.ru, а самое главное получать “пуш уведомления” на свой рабочий стол компьютера когда вам придет новое письмо.
Скачать Mozilla Thunderbird Вы можете с официального сайта.
Adobe Reader
Программа для просмотра и редактирования PDF файлов. Этим все сказано, Adobe Reader – это стандарт в мире PDF, имеет в себе целый комбайн фишек для работы с пдф, всем советую.
Скачать Adobe Reader с официального сайта.
Ccleaner
Пожалуй, самая лучшая программа по чистке компьютера от всякого мусора, т.е: чистка реестра, управление автозагрузкой, восстановление системы, чистка кукисов, кеша браузеров и системы в целом, а так же продвинутый интерфейс удаления программ.
Скачать Ccleaner с официального сайта.
1С
Главная программа для ведения бухгалтерского учета, а так же для ведения склада и продажи товара. В России это самая популярное офисное приложение, для разного рода задач нужна своя версия, их огромное множество и какой 1с нужен именно Вам – это нужно обсудить с менеджером продаж по 1с, ищите их в своем городе.
1С-Коннект
В отличие от пункта выше – эту программу можно использовать бесплатно. 1С-Коннект – это корпоративный месседжер. В нем есть возможность разделить пользователей по филлиалам, группам, должностям. А так же 1С-Коннект можно использовать с любого устройства, так что сотрудники фирмы всегда будут на связи! Главной отличительной функцией 1С коннекта является, то что в него можно добавлять не только сотрудников, а так же и клиентов.
Скачать и зарегистрировать бесплатно вашу организацию можете на официальном сайте.
Srv-online
Отличный онлайн инструмент, если Вы еще не приобрели 1с (или не хотите им пользоваться), он полностью бесплатным и его задача выставлять банковские счета клиентам в PDF формате, или на почту. Там все очень просто:
1) Регистрируйтесь
2) Заполняете свои банковские реквизиты, добавляете туда скан печати, Вашей подписи
3) Вот и в целом все, как только клиент у Вас запросит счет, вы заполняете в srv-online его реквизиты, какие товары, или услуги продаете и сервис автоматически генерирует готовый документ, его можете отсылать клиенту.
Ссылка: srv-online.ru
Vlc-плеер
Это видео-плеер, может пригодиться для чего угодно. Vlc-плеер самый популярный, с огромным количеством поддерживающих форматов и кодеков. Он так же кроссплатформенный, можете использовать его на ПК, или телефоне, планшете.
Скачать Vlc можете с официального сайта.
Архиватор 7zip
Тут название говорит само-за себя, бесплатный архиватор, поддерживает большое количество форматов сжатия, он ничем не отличается от платного WinRar. Пригодиться без исключения всем на 100%.
Скачать с официального сайта.
Recuva
Случайно удалили какой-то нужный файл, документ и в корзине его нет? Зато выход есть, восстановление удаленных файлов с помощью Recuva. Если файл был удален не так давно, то шанс высок, что Вы его восстановите.
Скачать с официального сайта
Битрикс24
Это сервис для поставления задач (заданий) сотрудникам и отслеживания их выполнения. Для мелкого бизнеса вполне подойдет бесплатная версия, допускается до 12 человек.
Официальный сайт – bitrix24.ru
Trello
Аналогичный проект от других разработчиков по поставлению задач и их отслеживанию. Координируйте свои проекты максимально удобно – Trello отличный инструмент, ничего лишнего, только самое необходимое.
Официальный сайт – trello.com
Облако Mega
Довольно неплохое облако, которое может использоваться для корпоративных задач, бесплатно дается целых 50гб. Это выгоднее в сравнении с тем же Google Drive. Есть более выгодные решения, к примеру от Micrisoft Office 365, там дается целых 5 террабайт бессрочно менее, чем за 1 тыс. р, подробнее по этой ссылке
Но если Вас устраивает только бесплатный вариант, можете попробовать Мегу.
Официальный сайт Mega – mega.nz
Speccy
Программа Speccy выполняет мониторинг температуры отдельных железок ПК в реальном времени, а так же дает подробную информацию о конфигурации компьютера. Данное ПО должно быть у каждого сис. админа!
Скачать Speссy с официального сайта
Malwarebytes
Есть отличные антивирусы, которые справляются со своими задачами локально, и в корпоративных задачах, по типу Comodo. Но большинству предприятиям такое попросту не нужно, а иногда нужно проверить отдельно зараженный ПК на вирусы, потому что они уже явно мешают работе. Очень рекомендую Malwarebytes, отлично находит и удаляет самые назойливые вирусы, которые мешают работе ПК.
Скачать Malwarebytes с официального сайта
Snappy driver
Заканчиваем наш ТОП программ для офиса пожалуй не менее важной утилитой, чем Windows или MS Office. Snappy driver это автоматический поиск драйверов для вашего ПК, да есть множество программ на эту тему, к примеру DriverPack Solution, но я его очень не рекомендую, т.к ему свойственно устанавливать вместе с драйверами еще дополнительные рекламные программы, которые будут вам в последствии доставлять неудобства.
И так, Snappy driver можете скачать с официального сайта. Важный момент, если у Вас на каком-то ПК нет драйвера под сетевую карточку, то Вам нужно на другом компьютере скачать Full версию, она весит примерно 16,5 гигабайт и записать ее на флешку, либо скинуть сразу на жесткий диск нужного вам ПК и уже напрямую с него искать и устанавливать драйвера с помощью этой программы в оффлайн режиме, в другом случае, если у вас нет какого-либо драйвера(видеокарты, звука, или принтера и т.п), кроме сетевого, то скачиваете Lite версию, она весит примерно 4мб и ищете драйвера в онлайн режиме.
В целом все выше – это необходимый минимум для офисной работы. Главное помните, для корпоративных задач лучше использовать лицензионное ПО. Все вышеперечисленное Вы можете скачать абсолютно бесплатно, но у некоторых из них ограниченный пробный период. Лицензионное ПО Вы можете покупать в нашем интернет-магазине лицензионных ключей, у нас самые низкие цены среди конкурентов. Если найдете дешевле – сделаем скидку!
Программное обеспечение для сотрудников офиса играет определяющую роль, когда встает вопрос об эффективности работы. Потому что ПО – это, по сути, рабочие инструменты сотрудников, и чем этих инструментов больше, чем они функциональнее – тем лучше сотрудник выполняет поставленную задачу. Кратко рассмотрим самые полезные программы, без которых сегодня не обойтись ни одному специалисту.
1) Microsoft Office
MS Office – не программа, а целый пакет типовых решений, которые позволяют создавать текстовые файлы (Word), таблицы (Excel), презентации (Power Point), заметки (OneNote) и тд. MS Office имеет массу встроенных функций, включая переводчик, распознавание речи, распознавание текста на картинках. Плюс всё это можно хранить не на рабочем ПК, а в облаке, чтобы при необходимости получить доступ к файлам с любого гаджета. Почти у всех приложений есть онлайновые версии. ПО работает с Windows, macOS и мобильными операционными системами Android и iOS.
2) Google Docs
Технически это тот же набор базовых офисных программ, аналогичный Microsoft Office, но полностью вынесенный в онлайн. Отличие в том, что Google Docs позволяет открывать доступ к файлам неограниченному числу пользователей, и таким образом все задействованные специалисты могут вместе делать презентацию, таблицу или составлять бизнес-план. При этом не нужно устанавливать никакого дистрибутива, необходим только аккаунт в Google.
3) Evernote
Это кроссплатформенное приложение, предназначенное для систематизации заметок. Идея проста – вы можете заливать в приложение любые текстовые, графические и аудио-файлы, помечая их специальными тегами. Затем по тегам заметки можно группировать в любых последовательностях, есть поиск по заглавию, содержанию, дате создания. Встроен базовый текстовый редактор, возможна синхронизация между разными типами устройств, работа в онлайн и оффлайн-режиме.
4) Spark
Несмотря на тотальное распространение социальных сетей и мессенджеров, электронная почта всё равно остается одним из основных средств общения, особенно в бизнес-среде. Причем кто-то из партнеров использует Яндекс.Почту, кто-то Mail, а у кого-то только Google-аккаунт. Зачастую приходится заводить почтовые ящики на всех этих площадках, так как то, что они независимые, создает некоторые трудности с точки зрения систематизации переписки. Но Spark раз и навсегда решает эту проблему, сводя все ваши почтовые аккаунты под одну удобную программную оболочку с десятками настроек, включая оповещения. И даже можно синхронизироваться с watchOS.
5) Cold Turkey Blocker
Это приложение для самоорганизации – оно помогает не отвлекаться на сторонние факторы в процессе работы. Вы вручную задаете период, когда вам требуется максимальная концентрация, и указываете приложению, какие сайты и программы оно должно блокировать в это время. После запуска периода у вас не получится, например, зайти в ВК или запустить Телеграм. В приложении масса возможностей, вплоть до планирования графика работы на недели вперед.
6) MindNode
Удивительно простое, но оттого лишь более востребованное приложение для мозговых штурмов. MindNote позволяет создавать карты мыслей и наглядно визуализировать любые ментальные схемы – как в детективах делают полицейские, только без ватманов, фотографий, ниток и цветных кнопок. В приложении есть базовые шаблоны и встроенные схемы, но вы можете свободно корректировать их и создавать свои. Это позволяет быстро и удобно систематизировать и оптимизировать работу команды в рамках конкретного проекта или группы проектов.
7) f.lux
Это приложение тоже оптимизирует вашу работу, но иначе. Подумайте о том, что в течение рабочего дня освещение в вашем офисе меняется, но яркость и контрастность экрана остаются неизменны. Это значит, что в какой-то момент экран может быть слишком ярким или наоборот – слишком тусклым, что приводит к усталости глаз, а это невозможность долго фокусироваться на одном объекте, дискомфорт, мигрень, желание поскорее закончить работу. F.lux решает проблему, автоматически подстраивая параметры экрана под освещение, причем есть возможность тонкой настройки по множеству показателей вплоть до цветопередачи.
8) Paste
Незаменимое приложение для офисных сотрудников, которым постоянно приходится работать с большими объемами текстовых данных. Это модификатор буфера обмена, благодаря которому буфер может сохранять не один скопированный массив текста, а столько, сколько вам нужно. Более того – Paste позволяет записывать в память буфера обмена отдельные файлы, а для текста оно сохраняет исходное форматирование, так что можно копировать даже таблицы без потери данных. И всё это можно передавать в рамках всех ваших устройств, если они синхронизированы через Paste. Включая мобильные гаджеты.
9) GIMP
Трудно представить офисного сотрудника, который не работает с графическими изображениями. Например, контент-менеджеру нужно обрезать фото, чтобы залить его на сайт, или копирайтер пишет КП и нужно вставить в файл логотип компании, скорректировав изображение по цветности. Звать для этого дизайнера из другого отдела? Самому учиться азам Photoshop? Всё куда проще – достаточно установить GIMP, и приложение поможет справиться с любой подобной задачей. Простой интуитивный интерфейс и полный перечень базовых возможностей по редактированию изображений существенно облегчат жизнь и ускорят рабочий процесс.
10) Bitcop, и другие подобные программы
О повышении производительности офисных сотрудников
с помощью мотивации и планерок можно говорить очень долго. Но не лучше ли точно знать, чем занят каждый специалист в конкретный момент времени? Для этого создаются программы, позволяющие отслеживать все действия сотрудника за рабочим ПК в процессе трудового дня, включая его общение в мессенджерах, запуск приложений и сайтов, не связанных с работой. Всё это формируется в наглядные отчеты, которые доступны в режиме онлайн. Плюс в ответ на несанкционированные действия программы сделают скриншоты и сразу отправят их руководителю вместе с отчетом. Применительно к пользе для самого сотрудника, вполне можно говорить о развитии мотивации и самодисциплины.
Опыт удаленной работы
Пандемия стала мощным стимулом для внедрения в работу компаний новых технологий. Весенний переход большинства офисных сотрудников на удаленку многих заставил искать альтернативные способы коммуникации, реализации поставленных задач, сохранения мотивации. SOK не был исключением. Мы тоже тестировали различные коммуникационные платформы, искали приложения, которые могут облегчить жизнь работающему человеку. Уже выйдя с карантина, мы поняли, что найденные в период локдауна решения отлично впишутся и упростят и нашу офисную жизнь. Теперь мы хотим поделиться своими находками с вами.
КОМАНДНАЯ РАБОТА
Весной, уходя на удаленку, чаще всего мы все общались в WhatsApp. У многих из нас в этом приложении есть рабочие и дружеские группы, группы, связанные с детским школьным и дополнительным образованием, с собственным хобби, путешествиями и т.д. Но оказалось, что для системного рабочего процесса все же необходим дополнительный функционал.
Мы пробовали видеоконференции в Skype и Zoom. Конечно, возможность приглашать на них до 100 человек нас в принципе очень устраивала, но опять же, хотелось больше инструментов для групповой работы.
В итоге решение было принято в пользу Teams и Trello. Тестировать их мы начали еще до пандемии, но оценить их ресурсы на 100% удалось во время всеобщего локдауна.
Teams – платформа, которая объединяет все инструменты, приложения и службы от Microsoft. У нее есть множество функций, полезных для удаленной работы – общение с коллегами, в том числе по видеочатам, возможность отделять рабочие диалоги от нерабочих, обмениваться документами, создавать и отслеживать исполнение задач. Что не менее важно, для Teams существует масса дополнительных приложений с полезными корпоративными функциями.
Например, Trello – удобный инструмент для управления проектами, в котором есть доски, карточки и списки для организации своего рабочего процесса. Все это можно добавить в Teams из приложения и сделать видимыми для других участников вашего сообщества.
ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ
Работая в команде, важно слышать своих коллег. Приложение Polly позволяет создавать опросы в канале Teams или групповом чате. Вы задаете вопрос, приложение выдает аналитику. Если вам важно узнать мнение коллег более подробно, можно включить комментарии. Они будут выводиться на отдельной доске обсуждений.
Признание – одна из базовых потребностей человека. Приложение Karma позволяет воздавать должное участникам своей команды, формируя не только вертикальные, но и горизонтальные связи. Сами сотрудники могут дарить друг другу очки кармы, продвигая друг друга по спискам лидеров. Топ-менеджеры же получают канал для позитивного общения с подчиненными, инструмент для выражения благодарности. Но здесь есть и инструменты для создания в группе здоровой конкуренции – создание профилей пользователей, отслеживание производительности, визуализация статистики.
Исключительно полезное приложение, для оценки эффективности обратной связи. Речь о Mailtracker, позволяющем узнать, читает ли кто-нибудь отправленные вами письма. Это может быть полезным знанием, учитывая, что люди, отказывающиеся читать электронную почту, могут представлять большую проблему для развития и реализации проектов. Кстати, далеко не все из них готовы в этом признаться.
КОНЦЕНТРАЦИЯ
Оказаться на карантине – значит, работать и учиться из дома всем вместе. И вот когда в соседней комнате играют дети, собака почему-то лает, а вторая половинка участвует в конференции, можно попробовать закрыться в ванной, а можно установить приложение White Noise (Белый шум), которое может работать на iPhone или Android. В качестве звукового буфера можно выбрать нейтральные и не отвлекающие звуки: журчание воды, океанские волны, ливень, гул кондиционера, библиотека шумов обширна. Полезно студентам, фрилансерам, и офисным жителям, в моменты, когда нужно сосредоточиться.
Если шумоподавляющие приложения вам не подходят, можно попробовать аналогичные наушники. Они работают как на звуковоспроизведение, так и на подавление внешних шумов. Здесь тоже много вариантов. Tech Crunch советует рассмотреть Sony WH-1000XM4s, Bose 700 и Sennheiser PXC 550-II.
Концентрации помогает и свежий воздух. Например, на наших площадках есть система SOK Magic Air, с датчиками, позволяющими каждому резиденту узнать, насколько хорош состав воздуха и велико ли в нем содержание Co2.
ТАЙМИНГ
Итальянский студент Франческо Черилло прославился на весь мир как автор «метода помидора» – эффективной техники расходования рабочего времени. Готовясь к экзаменам, он обнаружил, что материал усваивается неравномерно. Системно это явление описал Вильфредо Паретто: 80% работы делается за 20% отведенного на нее время, а остальные же 20% – растягиваются на все оставшееся время.
Черилло искал свой путь и выявил, что через каждые 25 минут работы ему нужен 5-минутный перерыв. После этого организм снова готов к интенсивной работе. Рабочее время он отмечал на кухонном таймере в виде помидора. Так появился «помидорный таймер» – Pomodoro Timer, всемирно признанная система тайм-менеджмента. Если вы с ней еще не знакомы, стоит попробовать, если уже применяете этот метод, есть масса приложений или даже онлайн-сервисов, отмеряющих периоды 25:5. Например, этот.
Та же «помидорная» организация времени взята за основу и в приложении Focus от Apple по подписке. Оно поможет разбить ваш день на 25-минутные рабочие блоки с задачами и регулярными перерывами.
Вписать в рабочий график поездки и встречи поможет ETA. Приложение поможет рассчитать сколько времени займет путь при текущем трафике и напомнит о времени выхода.
Приложения и гаджеты помогают серьезно упростить жизнь на рабочем месте. Даже при отличном коллективе и самом современном офисе. И похоже, что в ближайшее время их роль в организации труда будет только возрастать.