Описание работы и спецификация очень полезны для специалистов
Составление описания работы и ее спецификации
Описание работы – это фиксация данных о содержании конкретной работы (обязанностях, правах, ответственности) и ее параметрах. Содержание работы – это состав и объем трудовых функций, действий работника, определяющих профессионально-квалификационные требования к нему.
К параметрам работы относятся ее масштаб, сложность и отношения (связи). Описание работы составляется на основе информации, собираемой в ходе анализа работы. Последовательность и назначение анализа и описания работы показаны на рис.1.
Рис.1. Последовательность и назначение анализа и описания работы
Описание работы включает следующие типовые разделы:
а) наименование работы (рабочего места);
б) кому подчиняется работник;
в) за кого непосредственно отвечает работник;
г) общая цель работы;
д) основные направления деятельности и задачи (их число ограничено основными задачами, которые характеризуют ключевые аспекты работы и отражают действия работника с помощью глаголов: отвечает, проверяет, составляет и т.д. Если возможно, задачи следует определять в конкретных параметрах, таких, как стоимость, выходной результат, время, скорость, расход и т.п.);
е) условия работы и рабочая среда – температура, освещенность, вредные воздействия и т.п.;
ж) рабочие взаимоотношения, т.е. наиболее значительные контакты данной работы (рабочего места) с другими как внутри организации, так и вне ее;
з) показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и т.д.).
Описания работы могут и должны использоваться в интересах всей организации и самого работника. Они используются организацией для определения задач отдельного исполнителя; изучения производительности труда; создания спецификации работника, пересмотра структуры организации; определения категории работы (ее иерархии); организации оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров; определения непригодности исполнителя и, если необходимо, его увольнения, аргументации в суде в случае трудового конфликта.
Работнику описания дают знание того, чего от него ожидают и по каким критериям будет оцениваться его деятельность; возможность принимать участие в определении стандартов (критериев) работы и решения проблем, связанных с его трудовой деятельностью.
Параметры работы определяются на основе ее анализа. Масштаб работы непосредственно связан с ее содержательной стороной и представляет собой количество задач или операций, которые работник, ответственный за эту работу, должен выполнить. Сложность работы носит преимущественно качественный характер. Она отражает степень самостоятельности в принятии решений и степень владения трудовым процессом. Под отношениями по работе понимается установление межличностных связей между исполнителями работы и другими работниками как по поводу самой работы, так и в связи с другими видами работ в организации. Отношения по работе являются “мостиком” к формированию структуры организации, основным первичным элементом которой является “должность”. Основой для составления по каждой должности должностной инструкции является анализ и описание работы по этой должности.
Считается, что ответственность за составление описания работы (рабочего места) должна лежать на исполнителе работы и его непосредственном начальнике. Здесь выделяют два подхода:
лучшим подходом является случай, когда исполнитель готовит сам проект описания своей работы, обсуждает и согласовывает его со своим непосредственным начальником. Затем с целью обеспечения согласованности с более широкими задачами проект должен быть рассмотрен и утвержден начальником следующего уровня;
когда исполнитель работы не может подготовить проект описания самостоятельно, проект составляется и согласовывается совместно исполнителем и его непосредственным руководителем, затем утверждается у руководителя следующего уровня [5, с.561].
Описание работы – это письменный документ, в котором содержится информация о том, что реально делает работник, выполняющий данную работу, как он это делает и в каких условиях выполняется данная работа. Эта информация затем используется при составлении спецификации работы, в которой изложены знания, способности и навыки, необходимые для удовлетворительного выполнения данной работы.
Таким образом, могут быть установлены характеристики человека, необходимые для выполнения работы. Этот метод более правильный, чем подход с субъективной точки зрения. Законодательство запрещает использование необоснованных критериев при оценке качества выполнения работы.
Должностные инструкции
Четкое описание трудовых функций позволяет определить, чего хотят руководители от того или иного работника в процессе трудовой деятельности, а работнику – понять свои задачи в конкретном трудовом процессе.
Должностная инструкция является основным документом, регламентирующим назначение и место работника в системе управления, его функциональные обязанности, права, ответственность и формы поощрения. Они являются наиболее массовыми документами, т.к должны разрабатываться для каждой должности управленческого персонала.
Исходными данными для разработки должностных инструкций являются: организационная структура, функциональная структура, классификатор функций управления, классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, нормативы управленческого труда, положения о структурных подразделениях, результаты экспертных и социологических опросов работников и др.
Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности управленческого персонала в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Они утверждаются руководителем организации.
Основными разделами должностной инструкции являются:
общая часть;
карта функциональных обязанностей;
права;
ответственность;
поощрение.
Должностные инструкции позволяют:
рационально распределить функциональные обязанности между работниками;
повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей периодичности, трудоёмкости, продолжительности и календарных сроков их выполнения;
улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителями и подчиненными;
четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;
конкретизировать права работников в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;
повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;
повысить эффективность морального и материального стимулирования работников за счет использования методики комплексной оценки управленческого труда (КОУТ);
организовать равномерную загрузку работников по периодам с минимальными потерями рабочего времени и перезагрузками [2, с.296].
Должностная инструкция инспектора по кадрам представлена в Приложении 1.
Описание работы и спецификация задания – это два основных документа, которые подготовлены в процессе анализа заданий. Они помогают объяснить основные потребности работы и квалификацию, которую должен иметь владелец задания для выполнения конкретной задачи.
Что такое описание работы?
Описание работы влечет за собой полное объяснение всех обязанностей и обязанностей, которые влечет за собой конкретная позиция. Это может включать обозначение, условия работы, характер задачи, отношения с другими заданиями, ответственность и требуемые квалификации.
Чтобы гарантировать, что правильные кандидаты претендуют на конкретную задачу, менеджер по персоналу должен подготовить документ описания работы до того, как организация объявит о вакантной должности.
Потенциальные кандидаты заранее информируются о своих обязанностях и обязанностях перед тем, как они будут отобраны для рассматриваемой позиции.
Что такое спецификация задания?
Спецификация работы – это документ, который используется руководством по управлению персоналом, чтобы выделить потенциальным соискателям требования для обладателя определенной должности в организации.
Некоторая жизненно важная информация, присутствующая в инструменте задания, включает в себя необходимые навыки, квалификацию в области образования, профессиональный опыт, технические способности и индивидуальность.
Спецификация работы помогает руководству по управлению персоналом или рекрутинговому органу иметь в виду вид сотрудника, которого они хотят включить в организацию.
Разница между описанием работы и спецификацией задания
Значение описания работы и спецификации
Описание задания – это документ, подготовленный руководством организации, в котором указаны конкретные обязанности и задачи, которые должен выполнять сотрудник в организации. В документе излагается обзор обязанностей и функций конкретной задачи в компании.
Спецификация работы – это инструмент, подготовленный отделом управления персоналом или рекрутинговым органом, который подчеркивает идеальные качества конкретного владельца работы в организации. Идеальный инструмент спецификации заданий содержит образовательные квалификации, опыт, технические навыки и индивидуальные качества, необходимые для работы с конкретной работой.
Применение описания работы и спецификации
Документ описания должностей применяется руководством по управлению персоналом для предоставления достаточной информации о конкретной работе в организации. Эта информация помогает оценить эффективность работы, которая необходима для определения потребностей в обучении сотрудника.
Информация, содержащаяся в документе спецификации задания, применяется заинтересованными сторонами при анализе того, соответствуют ли они конкретным потребностям конкретной работы, и в то же время помогает рекрутинговому органу концептуализировать вид работника, которого они хотят нанять.
Преимущества описания работы и спецификации
Преимущества документов описания работы – это то, что они помогают в разрешении споров в организации, где различные сотрудники спорят о том, кто должен что-то делать. Этот тип аргумента распространен, когда рабочие места, вероятно, перекрываются или очень похожи.
Преимущества документа спецификации работы заключаются в том, что он помогает руководству организации принимать критические решения, которые влекут за собой поощрения, присуждают бонусы отличным сотрудникам и переводят сотрудников на работу, соответствующую их личностям и техническим возможностям.
Содержание описания работы и спецификации
В описании описания задания содержится конкретная информация о том, что участвует в определенной работе в организации. Содержание включает название должности, место работы, резюме работы, необходимые материалы, обязанности, инструменты, машины, оборудование и отношения с другими рабочими местами в той же компании.
Содержание инструмента спецификации задания включает в себя образовательные квалификации, профессиональный опыт, обучение, технические навыки, межличностные отношения, умственные способности и эмоциональные возможности, необходимые для выполнения определенной задачей человека.
Происхождение описания работы и спецификации
Источником инструмента / документа описания должностных обязанностей является процесс анализа работы, который является инициативой, которая направлена на определение и определение в деталях конкретных обязанностей и требований к работе. Более того, анализ работы подчеркивает относительную важность обязанностей, выделенных для данной задачи.
Инструмент задания задается из документа задания. Прежде чем менеджер по персоналу сможет определить необходимые навыки и квалификацию человека для выполнения конкретной работы, он или она должны быстро определить, что будет повлечь за собой выполнение обязанностей и обязанностей.
Меры описания работы и спецификации
Документ описания работы предназначен для измерения задач и обязанностей, связанных с конкретной работой. Это определяет границы задания, следовательно, руководство, где должен соблюдаться владелец офиса.
С другой стороны, инструмент спецификации задания измеряет как физические, так и эмоциональные возможности, которыми должен обладать владелец офиса, чтобы выполнять работу, тем самым помогая панели опроса понять человека, которого они хотят практически.
Разница между описанием работы и спецификацией задания
Краткое описание описания работы и спецификации
- Описание задания – это документ, в котором подчеркивается содержание конкретной работы в организации, которая включает обязанности и обязанности, в то время как инструмент спецификации задания выделяет конкретные свойства, которые человек должен удержать для выполнения задания.
- Документ описания задания помогает руководству по управлению персоналом выполнять оценки работы, необходимые для определения потребностей в обучении работников, в то время как спецификация работы помогает менеджеру по персоналу продвигать, передавать и присуждать бонусы.
- Документ описания работы используется руководством организации при разрешении споров внутри организации, особенно в тех случаях, когда задачи перекрываются, в то время как документ спецификации задания помогает применять стороны, чтобы понять, что необходимо для обеспечения занятости в конкретной организации.
- Некоторое содержание описания должно включать обязанности, обязанности, отношения с другими работниками, резюме работы и место работы, в то время как материалы спецификаций работы включают в себя квалификацию, опыт, навыки межличностного общения и эмоциональный интеллект.
Актуальная информация о содержании и характере рабочих мест имеет жизненно важное значение для управления любой организацией. Эффективное управление персоналом требует, чтобы каждая индивидуальная работа определялась, описывалась, оценивалась и передавалась сотрудникам, соответствующим требованиям ее личностного и квалификационного профиля.
Существуют следующие методы и процедуры, используемые для определения обязанностей, ответственности, условий труда и рабочих отношений между рабочими местами и квалификацией персонала:
- Анализ работы;
- Должностная инструкция (Описание функциональных обязанностей);
- Должностная спецификация (Профиль должности);
- Оценка должности (грейдинг).
- Анализ Работы (Рабочего Места)
Анализ работы — это процесс систематического объективного определения конкретных обязанностей, существенных характеристик, ответственности и условий, связанных с конкретной работой, а также требований к личностной характеристики, навыкам и квалификации, необходимым для выполнения исполнителем данной работы удовлетворительно.
В ходе анализа работы оценивается, что делает сотрудник. Это процесс получения информации о работе, который исследует:
- что именно делает работник на определенной работе;
- как он это делает;
- зачем он это делает;
- какие требования предъявляются к личностной характеристике и навыкам исполнителя;
- какие существуют физические требования и условия окружающей среды, связанные с этой конкретной работой.
Анализ работы служит основой для выполнения многих функций по управлению персоналом:
- подготовки описания работы (краткое изложение сути рабочего или управленческого процесса, степень его ответственности, условия работы и т.п.);
- спецификации работы (личностной спецификации работника);
- подбора сотрудников и приема их на работу;
- формирования систем оплаты труда;
- оценки результативности труда работников;
- создания программ по обучению и развитию сотрудников;
- обеспечения безопасности труда.
Существует три основных метода анализа работы, которые по отдельности или в комбинации могут быть применены к процессам сбора информации:
- наблюдение;
- собеседование;
- вопросники.
- Должностная Инструкция (Описание Функциональных обязанностей)
Подробнее о должностных инструкциях вы можете узнать здесь:
Должностная инструкция
Чтобы ускорить процесс создания и оформления должностной инструкции, используйте конструктор должностной инструкции:
Конструктор должностной инструкции
- Должностная спецификация (Профиль должности)
Должностная спецификация (Профиль должности) создается на базе анализа работы и описания функциональных обязанностей и включает список требований к личной квалификации, компетенциям, навыкам, знаниям, физическим и умственным требованиям, необходимым для эффективной работы на данной конкретной должности.
Подробнее о должностной спецификации (профиле должности) Вы можете узнать здесь:
Профиль должности в 5 шагов
Чтобы ускорить процесс создания и оформления должностной спецификации (профиля должности), используйте конструктор для создания профиля должности:
Форма профиля должности
- Оценка должности (Грейдинг)
Оценка должностей – это систематический метод оценки стоимости каждой отдельной должности (работы) в отношении всех других должностей (работы) в той же организации.
Назначение оценки должностей:
- Определение относительной ценности каждой работы в качестве основы для справедливых различий в оплате труда не предприятии;
- Ранжирование и позиционирование должностей (распределение их в иерархической структуре предприятия) в соответствии с установленной ценностью данной позиции для предприятия;
- Систематизация и совершенствование системы и структуры оплаты труда, а также формирование адресной и прозрачной политики оплаты труда на предприятии.
Заявка на подбор персонала
Индивидуальный план развития сотрудника
Тема 3. МАРКЕТИНГ ПЕРСОНАЛА. АНАЛИЗ И ПРОЕКТИРОВАНИЕ РАБОТ
3.1. Описание работы и их спецификация (определение требований к кандидатам) очень полезны для специалистов по набору и отбору персонала так как позволяют привлечь наиболее подходящих из всех возможных кандидатов:
а – да;
б – иногда;
в – нет.
3.2. Трудовой потенциал – это:
а – это часть населения, обладающая физическим развитием, умственными способностями и знаниями, которые необходимы для работы в экономике;
б – это совокупность духовных и физических способностей человека, которые он использует всякий раз когда создает потребительные стоимости;
в – способность персонала организации при наличии у него определенных качественных характеристик и соответствующих социально-экономических, организационных условий достигать определенный конечный результат.
3.3. Стандартизированная форма изложения содержания работы на конкретном рабочем месте в определенное время является:
а – должностной инструкцией;
б – оценочным листом сотрудника;
в – листом интервьюера;
г – анкетой работника.
3.4. Маркетинг персонала – это:
а – вид управленческой деятельности, направленный на определение и покрытие потребности в персонале;
б – такая поведенческая культура, в которой имиджевые регуляторы осмысливаются персоналом как общественная необходимость;
в – анализ ситуации на рынке труда для регулирования потребности в специалистах дефицитных специальностей.
г – анализ ожиданий нынешних и потенциальных сотрудников (например, при найме на работу), а также определение выполнимости и реальной степени исполнения этих ожиданий;
д – формирование конкурентоспособного работника и нахождение ему рыночной ниши.
3.5. Главными задачами персонал-маркетинга являются изучение развития производства, исследование рынка труда, анализ источников покрытия потребности в персонале, анализ путей получения персонала, анализ затрат на приобретение персонала, выбор альтернатив или комбинирование вариантов источников и путей покрытия потребностей в персонале:
а – верно все;
б – частично верно;
в – неверно.
3.6. Как добиться уменьшения предложение работников в организации (привести численность в соответствие с ее реальными потребностями), не прибегая к увольнениям:
а – перевод части сотрудников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю;
б – прекращение приема на работу;
в – заключение краткосрочных контрактов;
г – переобучение персонала;
д – использование гибких режимов работы;
е – использовать лизинг рабочей силы.
3.7. Как добиться увеличения предложения работников в организации (привести численность в соответствие с ее реальными потребностями), не прибегая к дополнительному найму со стороны (при необходимости укажите несколько вариантов):
а – использовать переработки рабочего времени;
б – использовать лизинг рабочей силы;
в – использовать гибкое рабочее время;
г – использовать контракты на конкретную работу.
3.8. Повышение способности организации изменять численность работников в соответствии с изменениями объемов оказываемых услуг/производимых товаров путем использования добавочных или альтернативных источников рабочей силы представляет:
а – численную адаптацию рабочей силы;
б – функциональную адаптацию рабочей силы;
в – дистанционную адаптация рабочей силы;
г – финансовая адаптация рабочей силы;
д – лизинг рабочей силы.
3.9. Способность организации изменять и приводить профессионально-квалификационные структуру своих работников в соответствии с требованиями изменившейся трудовой нагрузки представляет:
а – численную адаптацию рабочей силы;
б – функциональную адаптацию рабочей силы;
в – дистанционную адаптация рабочей силы;
г – финансовая адаптация рабочей силы;
д – лизинг рабочей силы.
3.10. Форма организации рабочего времени, при которой для отдельных сотрудников или их группы допускается саморегулирование начала, окончания и общей продолжительности рабочего дня представляет использование:
а – стандартных режимов работы;
б – гибких режимов рабочего времени;
в – частичной занятости.
3.11. Разновидностями гибкого графика работы являются (при необходимости указать несколько):
а – скользящий график;
б – переменный день;
в – очень гибкий график;
г – деление рабочего места;
д – разделение работы;
е – временный частичный найм;
ж – неполная ставка;
з – надомничество;
и – совместительство;
3.12. Занятость сотрудника выполнением трудовых обязательств в течение меньшей по сравнению с законодательно установленными нормами продолжительности ежедневной и еженедельной работы представляет использование:
а – стандартных режимов работы;
б – гибких режимов рабочего времени;
в – частичной занятости.
3.13. Формой частичной занятости персонала являются следующие (при необходимости указать несколько):
а – скользящий график;
б – переменный день;
в – очень гибкий график;
г – деление рабочего места;
д – разделение работы;
е – временный частичный найм;
ж – частичная ставка;
з – надомничество;
и – совместительство;
к – гибкое размещение рабочего места.
3.14. Использование гибких режимов работы в организации позволяет (при необходимости указать несколько):
а – избавиться от бесперспективных работников;
б – обеспечить стабильность “ядра” персонала;
в – сократить нехватку персонала за счет собственных источников рабочей силы;
г – сдерживать уровень безработицы;
д – обеспечить рост производительности труда;
е – снизить текучесть;
ж – сократить оплату сверхурочных часов.
Ответы на тесты:
3.1. а
3.2. в
3.3. а
3.4. а
3.5. а
3.6. а
3.7. а, б
3.8. а
3.9. б
3.10. б
3.11. а, б, в
3.12. в
3.13. г, д, е, ж, з, и
3.14. б, д, е, ж