Необходимые и полезные вещи для работы

Офис — это живой механизм, которому постоянно необходима “подпитка” в виде бумаги для принтера, всевозможных ручек, стикеров, папок и степлеров, кофе и воды и пр. Но как понять и посчитать сколько, чего и когда нужно заказывать, чтобы нормальная работа офиса не остановилась?

Рассказываем, какой необходимый минимум принадлежностей должен быть, чтобы все сотрудники остались довольны.

Канцтовары — заказываем нужные

Без канцтоваров и бумажных принадлежностей трудно представить нормальную работу любого офиса. Каждая компания обеспечивает своих сотрудников необходимыми для работы предметами: ручками, блокнотами, степлерами и скрепками, папками, бумагой для принтера.

Правильно укомплектованный рабочий стол сотрудника играет роль в качестве выполняемой работы. Если пишущая ручка всегда под рукой — не надо тратить время на поиск, чем подписать важный документ. Если для каждого документа есть своя папка — найти его не составит труда. Ну а когда в принтере всегда есть бумага и краска — составлять договора, печать и ксерокопировать важные документы быстро и легко.

Канцтовары — это незаменимые в работе любого офиса предметы. Они всегда должны быть в наличии.

Что нужно заказывать: важные и второстепенные канцтовары

Среди канцелярских товаров нужных для офиса можно выделить важные, без которых работа в офисе “встанет”, и второстепенные принадлежности, которые не так уж необходимы, но делают выполнение работы более комфортным.

Важные: шариковые ручки синего цвета, маркеры для досок (если, конечно, есть таковые в офисе), текстовыделители, бумага для принтера, папки-регистраторы, файлы, скрепки, степлеры и скобы к ним, калькулятор, стикеры, блокноты, лотки и подставки под документы, корректор, клей-карандаш, ножницы, скотч, дырокол, штемпельная подушка и пр.

Второстепенные товары: органайзеры с дополнительными функциями (например, с функцией усиления звука для смартфона), календари, цветная бумага, разноцветные магниты и так далее.

Многие из этих товаров заказывают один раз в несколько месяцев, а некоторые (папки и лотки для бумаг, дырокол,органайзер, степлер,калькулятор и пр.) могут служить чуть ли не вечно.

Но самые востребованные и часто исчезающие из офисных запасов — это бумага для принтера, ручки, стикеры и скобы к степлеру, файлы для документов.

Сколько нужно заказывать канцелярии

Чтобы сотрудники не остались без нужной канцелярии, рекомендуется заказывать слегка с запасом все товары. Конечно, если бюджет вам позволяет, хотя это довольно выгодная практика. Итак, как посчитать?

Канцтовары закупаются, исходя из количества сотрудников. Посчитайте, сколько в штате всего людей.

• Стандартной шариковой ручки в среднем хватает на месяц. У каждого сотрудника должно быть по 2 ручки. Хотя сейчас не так много пишут на бумаге, потому не всегда стоит заказывать ручки по количеству человек.
• Блок для записей — в стандартном блоке около 250 листов. Его хватает на месяц-два, в зависимости от потребления. У некоторых работников могут годами лежать, так и неиспользованными.
• Бумага для принтера. В одной упаковке 500 л. Предположим, что один сотрудник в день печатает по 3-5 листов. Получается в месяц на одного сотрудника надо 60-100 листов, почти ⅕ от пачки бумаги. Если у вас 30 сотрудников, то в месяц потребуется около 4-6 пачек. При этом практически в любой компании есть отделы, которые вовсе не нуждаются в ежедневном распечатывании документов, например, отдел разработки, seo-специалисты или дизайнеры. Стоит учитывать это при заказе. Если у вас большой отдел разработки, то бумаги, соответственно, будет уходить меньше. Если большой отдел продаж и кадров, то тут может и 10 пачек бумаги мало будет.
• Файлы для документов. В упаковке находится 100 шт. Рассчитывайте необходимое количество, опираясь на активность документооборота вашей компании. Иногда для штата из 30 человек требуется ежемесячно 3-4 упаковки файлов. В среднем достаточно 1-2.
• Скобы для степлера. В одной коробке содержится 1000 шт. Каждый степлер имеет специальный номер, на основании этого к нему подбираются скобы по размеру. Стандартные скобы для канцелярского степлера имеют размер 10, 24/6-8. При постоянном использовании степлера достаточно иметь в офисе 3 коробки скоб на офис из 30 человек.
• Картридж. В зависимости от типа принтера картридж может служить пару месяцев или полгода. Некоторые картриджи имеют ресурс барабана 4000 листов, соответственно, если у вас такая модель и сотрудники часто пользуются принтером, то придется раз в месяц-полтора заменять картридж.

Итог — минимум канцтоваров на офис (30 чел)

• Шариковые ручки — 20-30 шт.
• Блоки для записей — 30 шт. изначально, далее количество может быть меньше
• Бумага для принтера — 7-10 пачек при частом использовании, 3-5 — при среднем и малом.
• Файлы для документов — 1-2 упаковки.
• Скобы для степлера — 3 коробки.
• Картридж — 1 шт.

Офисная кухня — все для радости сотрудников

В каждом офисе есть маленькая кухонька, этакое место отдыха для сотрудников. Там можно обсудить с коллегами последние новости за чашечкой чая или кофе, выпить воды и просто расслабиться. Кухня в офисе — это такое же необходимое место, как и рабочий стол. Потому, на офисной кухне должны быть всегда в наличии чистая вода, чай/кофе, стаканчики, посуда, кофемашина.

Кофемашина в офисе — уже не роскошь, это обыденность, особенно с появлением услуги «аренда кофемашин бесплатно» практически каждый офис обзавелся ими.

Кофе в офисе положительно влияет на рабочую атмосферу: за чашечкой кофе можно обсудить рабочие вопросы, провести совещания или рабочую встречу, — это создает менее формальную обстановку, люди расслабляются и более свободно высказывают свои идеи.

Отсутствие кофе/воды может вызвать недовольства коллег, особенно с утра. Раздражительность и плохое настроение, безусловно, скажутся на рабочем процессе. Потому важно, чтобы такие необходимые предметы как вода, кофе и чай, одноразовые стаканчики (если вы пользуетесь ими) не заканчивались.

Сколько нужно заказывать

• Вода. Бутилированная вода стала таким же незаменимым атрибутом офиса, как и канцтовары. Часто в офисах случается, что вода закончилась, а новую партию ждать приходиться как минимум день. Чтобы избежать таких ситуаций и недовольства коллег как следствие, стоит заранее заказывать нужное количество бутылей. Как только вы видите, что осталась одна целая, запечатанная бутыль воды — заказывайте новые. В среднем на 30 человек в месяц уходит 5 бутылей воды по 19 литров.
• Кофе. Каждый сотрудник выпивает около 2-х чашек кофе в день, в месяц это получается около 40-45 чашек. 1 кг зернового кофе хватает примерно на 100 чашек. Если посчитать, то на офис из 30 сотрудников в среднем надо 7-8 кг кофе. Выгоднее, покупать сразу несколько упаковок кофе. Многие поставщики и интернет-магазины делают скидки на оптовый заказ.
• Чай. Пакетированный чай пользуется спросом на рабочих местах. Его не нужно заваривать в чайнике, можно выбрать любой вкус и тип (черный, зеленый, белый). В стандартной упаковке чая содержится 25 пакетиков. Если учесть, что каждый сотрудник в среднем выпивает по 2-3 кружки чая в день, то в месяц на офис из 30 человек нужно 50-52 упаковки чая по 25 пакетиков.
• Одноразовые стаканчики. Обычные кружки в офисе часто заменяют одноразовыми стаканчиками. В упаковке содержится 50 стаканчиков. Считать расход также: один сотрудник выпивает в день 3-4 чашки. Так, получается в месяц расходуется 36-40 упаковок одноразовых стаканчиков.

Итог — минимум на офис на кухню (30 чел)

• Вода — 5-6 бутылей по 19 л.
• Кофе — 7-8 кг
• Чай — 50-52 упаковки
• Одноразовые стаканчики — 36-40 пачек.

Не забывайте пополнять офисные запасы канцтоваров, воды, кофе и чая для бесперебойной работы. Коллеги и начальник за это скажут вам спасибо.