Как установить срок полезного использования принтера

Печатающая техника – незаменимый девайс в любом офисе, кабинете. При обильном потоке ежедневной документации без нее попросту не обойтись. Крайне полезным такое устройство может быть и в доме: один клик – и лист на столе. Статья расскажет о том, в чём принципиальная разница между оргтехникой для дома и офиса, на сколько лет рассчитан срок полезного использования МФУ или принтера, как продлить его ресурс, чтобы техника служила своему владельцу как можно дольше.

Если с самого начала усвоить несколько правил, периодически проводить профилактику устройства, избегать распространённых ошибок, то она может прослужить значительно дольше эксплуатационного периода.

От чего зависит

Срок службы любого принтера либо МФУ непосредственно зависит от двух главных факторов – назначения прибора, а также сопутствующего уровня нагрузки. Дополнительно влияют на срок полезного использования:

• качество сборки;
• степень нормального обращения с аппаратом;
• частота техобслуживания.

Лазерные устройства

Лазерный принтер при надлежащем обращении может прослужить 5 лет.

Ресурс основных агрегатов

• Фотобарабан — ресурс службы фотобарабана лазерного принтера может достигать 30 тысяч напечатанных листов.
• Печка — у печки принтера величина ресурса службы доходит до 100 тысяч страниц.
• Податчик бумаги — такой же срок работы имеет податчик бумаги вместе с узлами, что отвечают за удаление лишнего тонера.

Если за год устройство печатает всего несколько тысяч страниц, высока вероятность того, что оно прослужит 5 – 7 лет, возможно, даже 10.

Струйные аппараты

Обычно струйные печатные устройства служат не дольше 5 лет. В среднем 3–4 года.

Зависимость срока службы от нагрузки

В целом офисная оргтехника обычно ломается быстрее: ежедневные объёмы выработки вкупе с, порой, неаккуратным обращением делают своё дело. У домашнего прибора работы меньше, поэтому выше вероятность прослужить долго.

Разница между домашней и офисной техникой

Принтеры для дома и офиса подразумевают разный ресурс. Офисная оргтехника рассчитана на работу под большей нагрузкой, соответственно, имеет более высокую продуктивность и скорость печати. Каждый принтер лучше использовать в условиях, для которых он сделан. Если офисное многофункциональное устройство поставить дома, чтобы изредка распечатывать нужные документы, срок службы его может быть максимально долгим. А вот слишком простой печатный аппарат в кабинете, скорее всего, быстро выйдет из строя, не выдержав огромной нагрузки.

Ресурс согласно ОКОФ

Принтера

Согласно классификации ОКОФ, принтерам причислен код 330.28.23.23. Они относятся ко 2 группе амортизации. Ресурс использования, который на них устанавливают – 25–36 месяцев.

МФУ

Многофункциональные устройства относятся к 3 группе амортизации ОКОФ, а полезный период использования составляет 3–5 лет.

Как продлить срок «жизни»

Достаточно следовать нескольким рекомендациям, знать пару полезных «лайфхаков» для того, чтобы принтер или МФУ прослужил как можно дольше. Особенно пригодятся эти подсказки в условиях ограниченного бюджета на покупку устройства.

Обслуживание печатающей головки

Первое, с чем необходимо «наладить отношения» в струйной разновидности принтера – печатающая головка. Именно через её каналы чернила попадают на бумагу. Конечно, часть чернил неизбежно остаётся на головке, и со временем засыхает, закупоривая сопла (дюзы). Предотвращать подобные регулярные засорения – главная мера для продления ресурса службы печатающей головки. Делается это просто: нужно просто не давать принтеру или МФУ простаивать дольше, чем неделю. Хотя бы раз-два в 7 дней надо что-то распечатывать.

Если есть деньги на высококачественные чернила, стоит их приобрести. Чем лучше чернила, тем меньше они скапливаются на печатающей головке.

Фотовал в лазерных принтерах

Другая деталь лазерного принтера, которая изнашивается быстрее других – фотобарабан. Чёрные либо серые вертикальные полосы на распечатанном листе – верный признак того, что фотовал скоро может выйти из строя. Основной фактор, вызывающий износ этой детали – прямое попадание солнечного света. В самом начале после покупки прибора нужно его поставить как можно дальше от окна, чтобы минимизировать попадание лучей на фотовал.

Для прочистки барабана нужно активировать функцию автоматической очистки. Если результата это не дало, фотовал протирается сухой тряпкой без использования любых химических растворителей или спирта.

Картриджи и СНПЧ

Теперь – об устранении проблем с системой непрерывной подачи чернил (СНПЧ). Для увеличения срока эксплуатации принтера нужно придерживаться 2 простых принципов:

1. Как только в картридже закончились чернила, его необходимо вытянуть.
2. Старый картридж сразу же заменяется новым. Нельзя допускать длительного отсутствия чернил в приборе.

Кроме того, не нужно встряхивать израсходованные материалы. Эффект это принесёт в лучшем случае кратковременный, а вот засыпать принтер так можно запросто. Если нет уверенности в собственных силах при установке и замене картриджей, лучше обратиться к услугам мастера.

Следите за уровнем краски

Не следить за показаниями датчика уровня чернил либо вовсе его отключать – плохая идея. Кому понравится, когда в самый неподходящий момент вместо важного документа из лазерного принтера вылезет листок с едва различимыми бледными словами? Чтобы таких казусов не происходило, всегда стоит контролировать содержание чернил внутри прибора. К тому же, в лишённую чернил печатающую головку проникает воздух, что может привести к закупориванию дюз.

Качество краски и тонера

Не надо чересчур экономить на средствах для печатного устройства. Чернила и тонер от хороших, проверенных брендов смогут не только гарантировать высокое качество печати, но также снизить риск засорения дюз, окисления головки, прочих неполадок.

Чего точно не нужно делать, так это смешивать чернила или тонер разных фирм в одном картридже. Каждый вид расходных материалов имеет свой определённый химический состав, поэтому смешение чревато реакциями. Это, разумеется, аппарату ни капли пользы не принесёт.

Бумага

В ещё большей степени это относится к бумаге. Её качество – залог долгого ресурса службы любого принтера или МФУ. Особенно важна плотность. Не надо «кормить» прибор дешёвой, тонкой бумагой, которая рвётся от малейшего прикосновения. Но и чересчур жёсткие листы могут быть неуместны. В инструкции к принтеру (иногда на нём самом) указывается рекомендуемый диапазон плотности бумаги. Только узнав это, можно закупать материал.

Помятый лист любой плотности – нежелательный «гость» для печатного устройства. Он может застрять, да и выглядеть будет не очень эстетично.

Избегайте посторонних предметов внутри

Малейшая скрепка на бумаге может напрямую повлиять на срок службы аппарата. Внутрь него не должны попадать никакие посторонние предметы. Если принтер стоит дома, лучше установить его в месте, недосягаемом для маленьких детей. Не меньшую опасность представляет пыль. Прибор нужно регулярно очищать от скоплений пыли, делать в комнате влажную уборку.

Правильно размещайте технику

Большое значение имеет и расположение принтера. Два главных совета:

1. Устройство надо устанавливать как можно дальше от источников тепла: батарей, камина, обогревателей и т. д.
2. Поверхность, на которой стоит прибор, должна быть ровной и устойчивой.

Если придерживаться всех указанных советов и проводить нехитрую профилактику, можно уверенно надеяться на долгий срок службы принтера. При благоприятных обстоятельствах он сможет проработать до 10 лет.

Как правило, многофункциональное устройство (коротко – МФУ) относят ко второй амортизационной группе. По мнению судей и налоговой инспекции, это неправильно. В статье расскажем, как избежать претензий проверяющих.

Что такое МФУ

Многофункциональное устройство – это оборудование, которое относится к средствам копирования и вычисления. При этом под объектом следует понимать каждую единицу, укомплектованную всеми принадлежностями и приспособлениями, необходимыми для выполнения поставленных задач.  К МФУ относится множительно-копировальная техника, калькуляторы, пишущие машины и др. Иными словами, это оргтехника, без которой работа любой компании невозможна.

Какое имущество относится к амортизационному

В налоговом учете амортизируемое имущество – это имущество первоначальной стоимостью более 100 000 рублей, которое:

• имеет срок полезного использования свыше 12 месяцев
• предназначено для получения экономической выгоды
• находится у налогоплательщика в собственности (если иное не предусмотрено гл. 25 НК РФ)

Стоимость амортизируемого имущества списывается в расходы посредством начисления амортизации. Для каждого объекта – своя амортизационная группа. Распределение производится исходя из срока полезного использования  (п. 1 ст. 258 НК РФ).

Амортизационные группы

Срок полезного использования устанавливается на дату ввода объекта в эксплуатацию и определяется налогоплательщиком самостоятельно с учетом положений гл. 25 НК РФ и классификации основных средств, утвержденной Правительством РФ.

Для основных средств, которые не указаны в амортизационных группах, срок полезного использования налогоплательщик вправе установить на основании рекомендаций изготовителя и технических условий (п. 6 ст. 258 НК РФ).

Какая амортизационная группа для МФУ

Машины офисные прочие (в т.ч. ПК и печатающие устройства к ним) – код 330.28.23.23 – относятся ко второй амортизационной группе со сроком полезного использования от 2 до 3 лет включительно.

Машины копировальные офсетные листовые для офисов – код 330.28.23.22 – к третьей амортизационной группе со сроком полезного использования от 3 до 5 лет включительно.

Код для многофункционального устройства в Общероссийском классификаторе основных фондов ОК 013-2014 (СНС 2008), утвержденном Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2018-ст, отсутствует.

По мнению специалистов налоговой инспекции, с целью исчисления налога на прибыль многофункциональное устройство «копир-принтер-сканер» относится к третьей амортизационной группе, так как согласно ОКОФ (ОК 013-94) соответствует коду 143010210 «Средства светокопирования».  Мнение судей в данном вопросе совпадает с проверяющими (Постановление АС Московского округа от 08.09.2015 № Ф05-12104/2015 по делу № А40-88095/14). Когда основное средство выполняет сразу несколько самостоятельных функций, то в таком случае необходимо исходить из максимальной амортизационной группы и срока полезного использования. В рассматриваемом деле  судьи учитывали Классификацию основных средств, которая действовала до 1 января 2017 года  (в редакции от 06.07.2015).

Аналогичный вывод сделали судьи в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 11.03.2016 № 09АП-4567/2016 по делу № А40-134646/15. Так как многофункциональное устройство выполняет функции принтера, копирования и сканирования, то срок полезного использования и принадлежность объекта к той или иной амортизационной группе необходимо определять исходя из всех устройств, входящих в состав объекта. Таким образом, «копир-принтер-сканер» следует относить к третьей амортизационной группе со сроком полезного использования свыше трех лет до пяти лет включительно.

Одним из ключевых вопросов, который необходимо решить бухгалтеру при постановке на учет амортизируемого оборудования, является определение срока полезного использования объекта. В 2018 году действует обновленный классификатор ОС, согласно которому определяется амортизационная группа оборудования, в том числе и офисного. Несмотря на то что новые правила классификации максимально приближены к реалиям сегодняшнего дня, у бухгалтеров по-прежнему возникает много вопросов, к какой амортизационной группе отнести то или иное оборудование, приобретенное для офиса. Большое практическое значение имеет и выбор способа амортизации оборудования в целях БУ и НУ, а также возможность отнесения того или иного офисного оборудования к ТМЦ.

Амортизация офисных устройств и нюансы эффективного учета

Классификация по амортизационным группам необходима в целях НУ и связана с процессом учета затрат, включаемых в расчеты по налогам при соответствующей системе налогообложения.
В бухгалтерском учете амортизация может устанавливаться произвольно, однако на практике руководствуются теми же нормами, что и для НУ.

Известно, что в целях НУ амортизируемым считается оборудование, которое используется в производственном процессе более года и имеет стоимость более 100 тыс. руб., в БУ лимит стоимости – 40 тыс. руб. и тот же срок использования.

В налоговом и бухгалтерском учете определены различные способы амортизации. В НУ их всего два – линейный и нелинейный. В БУ, кроме линейного, используются способы уменьшаемого остатка, по сумме числа лет использования, пропорционально объему продукции.

На практике нередко при амортизации офисного оборудования принимается один и тот же способ для НУ и для БУ – линейный, чтобы не проводить в учете дополнительно возникающие разницы.

Офисное оборудование по стоимости часто попадает в диапазон 40-100 тыс. руб., и возникает вопрос, как его лучше учитывать в целях НУ и БУ.

Существуют два выхода из сложившейся ситуации:

1. Списать такое офисное оборудование сразу при вводе в эксплуатацию в НУ и начислять амортизацию на него после постановки на учет в БУ. Способ не слишком удобный и предполагает возникновение временных разниц, подлежащих дополнительному учету.
2. Списать на затраты в НУ, но не одномоментно, а частями (такую возможность предоставляет налогоплательщику ст. 254 НК РФ, п. 1 пп. 3). Параллельно начислять амортизацию в целях БУ. Оборудование, которое стоит менее 40 тыс. руб., можно списать на затраты сразу, без амортизации, и в налоговом и в бухгалтерском учете.

При выборе кода по ОКОФ и амортизационной группы оборудования по Классификатору ОС важно помнить, что оборудование должно представлять собой единую систему, единое устройство, выполняющее в комплексе определенные офисные функции. Выбирается амортизационная группа, в которую составные части устройства включены законодателем максимально.

Амортизационная политика ввиду неоднородности и множества нюансов обязательно должна быть прописана в учетной политике, как ее важная составная часть.

Компьютер

Современный офис невозможно представить без компьютера. Стоимость современных ПК различных модификаций может достигать предельной стоимости отнесения объекта к основным средствам, и, следовательно, такое офисное оборудование амортизируется.

Код ОКОФ для компьютеров — 330.28.23.23, что соответствует 2 группе амортизации, со сроком полезного использования более 2-х лет, до 3-х включительно. Организация вправе самостоятельно определить конкретный срок, опираясь на указанный диапазон значений. К этой же группе относят:

• ПК стационарного типа;
• ноутбук;
• моноблок.

Все названные устройства представляют собой готовые рабочие комплексы и учитываются как единый инвентаризационный объект.

На заметку. Монитор, в отличие от моноблока, нельзя учесть как отдельный инвентарный объект. Это устройство может приносить экономический эффект только в комплексе с другими частями, составляющими объект «компьютер». Приобретенный монитор учитывают как ТМЦ (как материал или как товар).

Некоторые компании, чтобы избежать амортизационных затрат, приходуют ПК по частям. Минфин против такой практики (см. письмо от 01-04-05 г. №03-03-01-04/2/54.). Чиновники считают, что компании таким способом искусственно ускоряют списание объекта и создают неправомерную выгоду для себя.

ОКОФ 330.28.23.23 «Машины офисные и проч.» применяется также для:

• серверов;
• модемов различных модификаций;
• систем, предназначенных для хранения информационных массивов.

МФУ, принтер, сканер, шредер

Многофункциональные офисные устройства, МФУ не упомянуты в классификаторе, поэтому определить их срок использования (СПИ) придется самостоятельно.

Большинство специалистов рекомендуют применять третью амортизационную группу, в которой упомянут ОКОФ 330.28.23.22 «Машины копировальные … для офисов». Вместе с тем существует ОКОФ 330.28.23.23, рассмотренный нами выше. Он относится ко второй группе амортизации и включает в себя, в том числе, принтеры как составляющие ПК.

Поскольку МФУ, кроме печатающих функций, используется как факс, копировальный аппарат и др., целесообразно по совокупности использовать максимальную амортизационную группу – третью, СПИ по которой 3-5 лет.

Возможно соотнести МФУ и с ОКОФ 320.26.20.15, характеризующим машины, содержащие (или не содержащие) в единой оболочке одно или несколько из названых устройств: запоминающие, устройства ввода либо вывода.

Принтер, сканер можно отнести ко второй амортизационной группе. Основанием служит ОКОФ 330.28.23.23, в который включен не только сам компьютер, но и печатающее оборудование к нему. Кроме того, если лазерный принтер оснащен процессором, то к нему применим ОКОФ 320.26.20.13. СПИ по группе 2-3 года. Эти устройства как отдельные объекты амортизации учитываются, только если не входят в состав объекта «компьютер».

Шредер, или уничтожитель бумаги, также рекомендуется включать во 2-ю группу амортизации.

Кассовый аппарат

Организация, оказывающая услуги, может иметь в составе офисной техники кассовый аппарат и использовать его для расчетов с клиентами. Такое устройство учитывается по сумме всех затрат на его приобретение и в зависимости от итоговой стоимости приобретает статус основного средства либо списывается на затраты как ТМЦ.

Кассовый аппарат может учитываться по коду 330.28.23.13 «Машины счетные, аппараты контрольно-кассовые … и др. аналогичные машины». Они относятся к четвертой амортизационной группе, СПИ 5-7 лет.

Бухгалтерский учет и пример расчета амортизационных отчислений

Стандартные бухгалтерские проводки по учету офисной техники выглядят так:

• Дт 08 Кт 60 – зафиксирована стоимость офисного оборудования и настройки ПО к нему.
• Дт 01 Кт 08 – оборудование введено в эксплуатацию.
• Дт 20(26,44) Кт 02 – начислена амортизация (с месяца, следующего за вводом в эксплуатацию).

Как уже отмечалось выше, в подавляющем большинстве случаев и для НУ, и для БУ целесообразно использовать линейный метод расчета амортизации.

Пример

Организация приобрела компьютер, в комплексе стоимость ПК — 137 000 рублей. Период эксплуатации определен локальным нормативным актом в 32 месяца (2 группа амортизации).

Ежемесячная норма отчислений: На= 1/32*100%= 3,125% или 137000*3,125% = 4281,25 рубля. Годовую сумму определяют умножением на 12.

Главное

1. Амортизация офисного оборудования производится по общим правилам расчета амортизационных отчислений, в соответствии с нормами классификатора ОС, действующего в настоящее время, и кодами ОКОФ.
2. Для офисной техники, не упомянутой в классификаторе, подбирается максимальная амортизационная группа по числу включаемых в нее элементов устройства.
3. По некоторым наименованиям офисного оборудования возможно применение различных вариантов ОКОФ.
4. Компьютер рекомендуется учитывать как единый амортизационный объект, в который включаются все его составные части.