Как электронная почта может быть полезна в бизнесе

Как электронная почта может быть полезна в бизнесе thumbnail

Преимущества и недостатки e-mail почты для бизнесаПреимущества e-mail почты для бизнеса

Электронная почта является стандартным инструментом, используемым компаниями по всему миру для быстрой связи. Так как электронная почта впервые появилась как инструмент бизнеса, компании увеличили производительность труда, снизили затраты и нашли новое место для маркетинга.

Быстрая связь

E-mail прокладывает новые коммуникационные связи через Интернет с удивительной скоростью. Эта скорость позволяет предприятиям работать более быстрыми темпами и более эффективно общаться, даже в крупных организациях. Руководители имеют возможность получать практически в режиме реального времени обновления статуса и, следовательно, принимать взвешенные решения. Электронная почта может быть также, быть использована для быстрого распространения информации одновременно между несколькими сотрудниками.

Снижение стоимости

Одним из самых больших бизнес-преимуществ использования электронной почты в бизнесе является экономия средств. Накладные расходы для поддержания системы электронной почты являются относительно низкими. Малые предприятия могут использовать бесплатные почтовые сервисы, оплачивая лишь стоимость ухода за своим компьютером и расходы на подключение к Интернету.

Снижение уровней управления

E-mail эффективно снижает уровни управления, потому что все в компании, имеют возможность связаться с президентом компании со своими идеями, предложениями или комментариями. Управление может получить мнения прямо с передовых мест своего бизнеса, которые помогает им оставаться на связи постоянно и использовать практический опыт своих сотрудников. Предложения и идеи, полученные от сотрудников на более низких уровнях организации бизнеса может помочь стимулировать инновации и создавать новые источники дохода для бизнеса. Управление также может воспользоваться легкостью распространения и поощрения обновления бизнеса для всех сотрудников одновременно.

Передача данных

До появления электронной почты, передача данных являлась очень трудоемкой и утомительной задачей. Информация хранилась в больших файлах или больших документах, а затем отправлялась к месту, где эти данные были необходимы. Любая задержка в этом процессе, заставляла предприятия использовать старые данные для принятия решений и препятствовала способности руководства понимать реальное положение дел. Теперь благодаря электронной почет передача данных может произойти достаточно быстро.

Безопасность

Электронная почта является более безопасным способом связи, чем обычное письмо или факсы. Письма и факсы, могут быть перехвачены довольно легко. Факсы с конфиденциальной информацией могут случайно оставить на факсимильном аппарате, если получатель не знает, когда будет отправлен факс. Письма могут создать запись информации в безопасной среде, которая легко создает резервное копирование для использования в будущем.

Маркетинг

E-mail позволяет бизнесу взаимодействовать с клиентами более экономичным и целесообразным образом. Предприятия могут отвечать на вопросы клиентов быстро, что повышает лояльность клиентов. Маркетинг и реклама могут предоставляться на выбор клиентской базе или распространяться среди группы потенциальных клиентов. Это быстрое распространение маркетинговых материалов увеличивает продажи и уменьшает время между началом маркетинговой кампании и совершением покупок клиентами.

Недостатки e-mail почты для бизнеса

Во всем мире предприятия используют электронную почту для связи, передачи данных и сотрудничества. E-mail была эффективным инструментом для повышения производительности бизнеса и увеличения надежности передачи данных. Тем не менее, легкость использования электронной почты формально может создать непрофессиональный способ связи и перегрузку данными. Использование электронной почты в бизнесе также имеет недостаток, заключающийся в возможности открытия вашей компьютерной сети для потенциальных вирусов и вредоносных программ, пересылаемых через вложения электронной почты.

Снижение уровня управления

Сотрудники на всех уровнях бизнеса могут отправлять сообщения любым бизнесменам. Эта простота отправки сообщений в обход установленных норм нарушает стандартные процедуры решения различных вопросов. Эта неформальность также может вызвать нарушения в работе руководителей, которые должны сосредоточиться на решении вопросов высокого уровня, а не ежедневном общении со своими работниками.

Точность

Простота отправки сообщений электронной почты может уменьшить точность информации. В более неформальной среде, отправители обычно отвечают на сообщения быстро и не просматривают информацию. Сотрудники могут также ощущать давление с целью отвечать на запросы быстро, независимо от точности. При отправке сообщений с неточной информацией, может быть труднее исправить ошибку в связи с быстрым распространением электронной почты к другим пользователям.

Конкуренция

Электронная почта может увеличить конкуренцию. Клиенты, используя электронную почту, могут запрашивать дополнительное снижение цены на товары. Если они не получают более низкую цену, они могут пойти к конкурентам или вернуться запрашивающая еще более низкую цену. E-mail также облегчает клиентам работу с оффшорными компаниями, которые предоставляют услуги по более низким ценам за счет снижения заработной платы и низкой стоимости жизни в развивающихся странах.

Профессионализм

Электронная почта может привести к снижению уровня профессионализма. Сотрудники, как правило, используют менее формальный подход к коммуникациям при использовании электронной почты, из-за которого может появиться непрофессиональный подход к привлечению потенциальных клиентов. Форматирование с помощью текстовых и графических элементов может не соответствовать вашей компании.

Увеличение занятости

Электронная почта может увеличить потребность в сотрудниках. Дополнительные сотрудники обслуживающие клиентов могут быть необходимы, для того чтобы отвечать на электронные письма потребителей, и более исполнительные помощники могут быть необходимы, чтобы помочь разобраться и отвечать на сообщения по электронной почте вместо занятых руководителей.
Информационная перегрузка

Электронная почта может легко создать информационную перегрузку у получателя. Легкость копирования сообщений в рамках всей организации может перегрузить сотрудников нежелательной или ненужной информацией. Информационная перегрузка снижает производительность.

Читайте также:  Какая мука полезнее пшеничная или цельнозерновая

Безопасность

Безопасность данных труднее поддерживать, поскольку конфиденциальная информация может быть легко отправлена по электронной почте. Вирусы, отправленные через вложения электронной почты, могут вызвать повреждение компьютерной системы и привести к потере данных, а также могут поставить под угрозу компьютерные сети.

С этим читают так же:

Источник

Электронная почта в течении нескольких десятилетий остается основным инструментом бизнес-коммуникаций. Пока не придумано killer application чтобы мотивировать бизнес отказаться от привычной реализации коммуникаций или перейти на полноценное общение в мессенджеры, корпоративные социальные сети, видеоконференции. Eще один фактор стабильности почты — она крепко удерживает свои позиции в решениях unified communications — оставаясь ID для всех систем подобного класса, да и вообще ID для любого мало-мальски востребованного решения, хотя недавно я обнаружил стартап, который возможно и изменить парадигмы регистраций пользователя в приложениях и на сайтах — loginbycall.com и возможно мы увидим революцию механики авторизации. В чем же ценность почтовых решений? Почему так долго именно оно играет ключевую роль в бизнес коммуникациях? Какой функционал делает Email полезной бизнесу и почему?

Как мы общаемся понятной диаграммой

Я выделил три ценности Бизнес.Почты, которые лежат в плоскости «реализация-польза».

Ценность #1

Реализация коммуникации, но с одним «но» — сегодня акцент делается на мобильность сотрудников. Я, например, не представляю свою жизнь без делового общения по почте со смартфона или планшета. Для бизнеса использование мобильных почтовых решений — это преимущество, выраженное в экономии и эффективности. Реализуется это преимущество через использование мобильных устройств с предустановленными почтовыми клиентами с нулевой стоимостью, которые просто интегрируются с почтовыми системами компаний. Вторая заметная составляющая изменений в сторону мобильности сотрудников — начало использование компаниями SaaS решений.

Если говорить об альтернативных попытках разработчиков реализовывать внешние коммуникации, например, с помощью предоставления клиентам компаний интерфейсов таск-менеджера (доступ в личный кабинет) или других сервисов, то данная стратегия пока не работает — бизнес вынужден доплачивать за дополнительные «клиентские» лицензии, и как следствие, мы видим удорожание решений.

Ценность #2

Использование возможностей Глобальной адресной книги. Когда в компании происходит органический рост, то Глобальная адресная книга становится первым инструментом, в который не обезличит компанию, а поможет консолидировать информацию о коллегах, партнерах и клиентах в одном месте. Основные возможности Глобальной адресной книги большинства приложений корпоративной почты:
— Удобный доступ к адресам всех сотрудников — Global
— Личный список адресов — Personal
— Публичный список сторонних контактов, например клиентов или партнеров — Shared
По сути Бизнес-Почта дает возможности небольшим компаниям сделать первый шаг к структуризации данных, когда до внедрения CRM, корпоративного портала или соц. сети еще далеко. Общаясь по почте сотрудник всегда имеет под рукой контакты, синхронизированные со смартфоном и рабочими контактами компании.

Ценность #3

Первые шаги в организации совместной работы через Календари. Ценность этой функциональности выражается в том, что начав использовать довольно простой инструмент автоматизации, руководитель компании получает возможность структурировать работу сотрудников через планирование событий — встречи, совещания, задачи. В большинстве почтовых решений реализован Календарь со следующей функциональностью:
— Общие календари
— Назначение встреч и событий с коллегами
— Личные календари
— Оповещения
— Экспорт календарей в iCal (передача события вне твоей сети, например, отправка календаря или события по почте партнеру).

Функциональные возможности говорят сами за себя и формируют в компании малого бизнеса навыки совместной работы команды, а в компаниях среднего бизнеса структурируют их. Возможность использовать в работе все сформулированные ценности реализована в нашем сервисе Quickme через: функциональность, SLA и партнерство с ведущими облачными провайдерами.

Мнение экспертов

Что думают о реализации коммуникаций в своих решениях для бизнеса разработчики — нужно ли объединять все вокруг электронной почты? — я задал этот вопрос эксперту CEO сервиса Dental-Cloud Ярославу Осетрову.

— Ярослав, ты создаешь SaaS сервис автоматизации стоматологических клиник и планируешь ли ты добавлять в сервис функционал коммуникации «специалист-клиент» и какими они будут?

— Если говорить про отрасль здравоохранения, то с помощью электронных коммуникаций врач может постоянно поддерживать связь с поциентом, быстро отвечать на вопросы, контролировать ход лечения пациентов, и, возможно, провести прием пациента онлайн, вместо посещения клиники.
E-mail является привлекательным способом общения как для врачей, так и для пациентов, и спрос на такую ​​услугу, несомненно, будет увеличиваться с каждым годом. Однако, не стоит забывать что многие детали и невербальные сигналы теряются при общении по почте и как результат может возникнуть непонимание между врачом и пациентом.

Немаловажной является проблема конфиденциальности данных пациентов. Если сообщения не шифруются, то пациенты должны знать, что сообщения потенциально могут быть прочитаны кем-то другим. Только определенные вопросы следует рассматривать по электронной почте, например такие, как запись на прием, выписывание рецептов, то есть те, которые не требуют достаточно много времени для ответа. Также, стоит отметить, что все электронные письма пациентов являются важной частью медицинской документации.

 

Что будет дальше

Cегодня на рынке достаточно почтовых решений и все помнят прошлогодний запуск Почты для бизнеса от Mail.ru. — это говорит о том, что сегмент почтовых решений долгое время будет останется базовым для организации внешних коммуникаций сотрудников компаний всех отраслей. Будет ли почтовые системы разваться и дальше — да, ведь над созданием Google Mail работает 2000 человек. В тоже время почта трансформируется в UC и интересные бандлы, но ее суть сильно от этого меняться не будет.

Читайте также:  Положение об организации общественно полезного труда в школе

Алексей Калачников / Quickme / Серия статей о SaaS

Блог автора https://www.bootstrap24.ru/

Материалы серии «Как создавать и зарабатывать на SaaS»

  • Часть I / убрать все лишнее, попасть в цель, экспериментировать
  • Часть 2 / бесценный опыт российских ISV
  • Часть 3 / продажи через партнерский канал, который, возможно, и не нужен
  • Часть 4 / cтартап Quickme – коммуникации и совместная работа небольших команд
  • Часть 5 / повсеместная интеграция SaaS, как милая угроза остальному бизнес ПО или как 1+1 превращается в 3
  • Часть 6 / Quickme история для партнеров или 7 причин делать дела вместе
  • Часть 7 предфинал / почему же не продается SaaS?
  • Часть 8 — ФИНИШ / SaaS — реалии российского рынка
  • Случайно забытая Часть 9 / Юридический туман SaaS
  • Часть 10 / Метрики бизнес модели
  • Часть 11 / Обзоры облачных сервисов / UX и юзабилити тестирование

Источник

E-mail маркетинг – прекрасный способ пополнить ряды клиентов

Параллельно со стремительным развитием различных интернет-технологий, включая социальные сети, e-mail, сервисы обмена сообщениями, видеохостинги и многое-многое другое, развивался и онлайн-маркетинг и соответственно E-mail маркетинг.

При этом, практически в каждом направлении развития глобальной сети, также развивалось и определенное направление маркетинга. Например, немаловажную роль, играет эффективный и доступный E-mail маркетинг.

Это направление маркетинга напрямую связано с использованием различных сервисов электронной почты.

Его популярность постоянно растет, благодаря массовости, доступности и высокой эффективности.

Электронная почта является одним из пионеров связи между пользователями, кроме того он не собирается устаревать и терять свою актуальность.

История электронной почты насчитывает уже не один десяток лет и, несмотря на это, остается одним из самых важных и удобных способов контактировать с человеком.

Если лет десять назад, на визитке делового человека указывался, как правило, телефон и, возможно, факс, то в наше время факс уже редкость, а вот ящик E-mail является самым распространенным способом связи.

Все это связано с удобством использования электронной почты.

Например, вам не нужно сразу отвечать, как это происходит в случае с телефонным звонком, не обязательно назначать встречи для определенного разговора, а кроме того, управление вашей электронной почтой удобно организовано.

Взять, например, самый популярный электронный почтовый сервис gmail от интернет-гиганта Google, которым пользуется большое количество пользователей во всем мире.

В вашем профиле сервиса есть огромное количество различных настроек, позволяющих настроить сервис так, как вам удобно.

Определить разнообразные фильтры, для защиты от спам сообщений, помечать письма различными ярлыками для определенной сортировки, принимать на один ящик сообщения из других E-mail аккаунтов и многое-многое другое.

Такой почтовый ящик может заменить вам органайзер, список контактов, записную книжку, чат и другие возможности. Трудно представить жизнь современного делового человека без электронной почты, а это говорит в пользу использование E – mail маркетинга. E-mail маркетинг — в чем преимущество

E – mail маркетинг может эффективно использоваться для поиска и привлечения новых клиентов, или поддержки интереса уже существующих.

E-mail маркетинг относится к прямому (директ) типу маркетинга, так как ваше электронное письмо попадает непосредственно к пользователю.

В отличие от традиционной почтовой рассылки, аналогом которой является e – mail маркетинг, она на порядок дешевле, письма доставляются практически мгновенно, да и сам процесс отправки организовать значительно проще.

E- mail маркетинг — первый и основной этап в наборе собственной базы подписчиков, несмотря на длительность этого процесса, в будущем, именно хорошая подписная база может дать максимальную отдачу. Нежелательно использовать базы адресов, представленные в свободном доступе или покупные, так как существует большая вероятность, что они уже используются для спама.

Немаловажным является регулярность E-mail рассылки с интересной и полезной информацией, иначе читатели быстро утратят интерес, и вы не получите желаемого эффекта.

Стоит также обратить внимание на удобство писем для ваших читателей.

Сообщения должны содержать качественную и хорошо оформленную информацию, желательно иллюстрированную, а у пользователя всегда должна быть возможность отписаться от рассылки.

Не занимайтесь рассылкой сообщений, носящих характер спама, то есть навязчивая реклама чего-либо, минимум полезной информации или полное ее отсутствие, а также без возможности отписаться от сообщений такого характера. А также обещайте своим подписчикам не делиться их почтой с другими и обязательно следуйте данному обещанию.

Создание репутации и имиджа требует много усилий и времени, а потеря происходит, как правило, мгновенно, не забывайте об этом.

Специализированные сервисы для почтовых рассылок

Существуют специальные сервисы, благодаря которым e – mail маркетинг становится намного проще.

Это так называемые сервисы почтовых рассылок, автоматизирующие практически весь процесс – отправку, ведение статистики и т.п., вам остается занимать только подготовкой писем.

Стоит отметить, что эти сервисы платные, но большинство предоставляет бесплатный тестовый период или требует оплаты тогда, когда ваша рассылка достигает определенного уровня.

Читайте также:  Для чего полезна капуста и морковь

Самыми популярными в русскоязычном интернете являются SmartResponder и JustClick.

E – mail маркетинг может стать весьма эффективным инструментом в арсенале онлайн-предпринимателя, помогая привлекать новых клиентов и увеличивать объемы продаж.

Электронная почта как средство для маркетинга

Маркетинговое агентство Rus Center

Источник

Если вы устали от работы с традиционной электронной почтой и вынуждены тратить огромное количество времени на решение технических бизнес-задач, рекомендуем вам воспользоваться корпоративной почтой. Это решение характеризуется огромным количеством преимуществ. Будьте уверены, что создание корпоративной почты станет неотъемлемой часть вашей бизнес культуры и повысит уровень информационных технологий, которые интегрированы в конкретной компании.

Кроме того, подобное решение позволит значительно повысить имидж компании. Каждый потенциальный клиент, инвестор или же будущий сотрудник будет понимать, какого уровня компания перед ним. Ведь первое, что бросается в глаза, это доменное имя, а в корпоративной почте после привычного знака «собачки» указано не название почтового сервиса, а название сайта фирмы.

Больше привилегий, меньше затрат

Вам надоели продукты, которые дают пользу лишь в долгосрочной перспективе? Тогда вам точно пора добавить корпоративную почту, ведь вы сможете пользоваться её преимуществами с первой минуты:

  • Привлекательный адрес. Всем знакома проблема, когда сложный набор символов электронного ящика отбивает у нас охоту отправлять письмо. В случае же корпоративной почты можно создать лаконичное и запоминающееся название, что одинаково оценят как ваши сотрудники, так и потенциальная аудитория. Таким образом почта станет некой визитной карточкой бренда.
  • Авторитетность. Предлагая продукцию бренда, представитель сможет предоставлять адрес электронный почты, который будет повышать степень доверия.
  • Работа с бесчисленным количеством пользователей. Увеличивая штат, вы сможете создавать любое количество ящиков. Это значительно повысит скорость связи со всеми коллегами.
  • Разделение личных и рабочих дел. Работа с корпоративной почтой даст возможность вам систематизировать переписку, не теряя важные документы.
  • Простой контроль. Начальник имеет доступ ко всем почтовым ящикам своих сотрудников.

Почему стоит тратить деньги на платную корпоративную почту?

Электронная почта – это не средство для общения, но серьёзный инструмент для управления и организации. Помните, что в маркетинге не бывает мелочей. Эксперты утверждают, что многие компании зря пренебрегают возможностью создания корпоративной почты. Выбирая тот или иной сервис, они могут создать ящик для личной переписки. Однако, в случае необходимости работы с бизнес вопросами именно корпоративный электронный ящик позволит значительно улучшить управление компанией и повысить ее конкурентоспособность.

Если вы решили подключить бесплатную почту для бизнеса, обязательно столкнетесь со следующими проблемами:

  • Вы потеряете возможность продвигать сайт. Недальновидно разработать собственный сайт, но не иметь почту для корпоративного домена.
  • Отправляя корпоративные письма по обычной почте используя такие сервисы, как mail.ru или Яндекс.ру, вы рекламируете именно их, но не свою компанию.
  • Вы можете потерять доверие пользователей. Многие люди не письма с неизвестных адресов. Системы даже используют специальные спам фильтры, ввиду чего ваши сообщения могут попросту не дойти до покупателя.
  • Вы рискуете потерять ценную информацию. Уволился сотрудник и вся полезная информация пропала вместе с ним? Чтобы защитить себя от этого, нет ничего лучше, как сделать корпоративную почту.

Узнайте, как можно больше о сервисах для корпоративной почты

Если вы не знаете, какая лучшая корпоративная почта подойдет именно вам, стоит изучить характеристики самых популярных сервисов:

  • Gmail. Пользоваться данным сервисом чрезвычайно удобно. Он предоставляет 30 Гб места для хранения писем и файлов, и способен к интеграции в облаке с офисом Гугл Докс. Есть возможность установки различных плагинов, доступна удобная система обработки файлов, а также почтового клиента для корпоративной почты. При этом, сервис предусматривает оплату за каждого отдельного пользователя корпоративной почты.
  • Мail.ru. Сервис предоставляет огромные возможности, включая создание до пяти тысяч адресов, настройку СМС-уведомлений о поступлении новых писем, неограниченный объем почтового пространства, поддержку популярных клиентов. Однако, в этом случае есть и ряд недостатков, например, пользователь не сможет прикрепить к подписи логотип компании.
  • Яндекс почта. Сервис дает возможность бесплатного использования, при этом предоставляет ящики с неограниченным объемом информации и защитой от спама. Изначально предоставляется до тысячи адресов, однако этот лимит можно увеличить. Доступен календарь для планирования личных дел. Сам же клиент сервера адаптирован не только для десктопных устройств, но и для гаджетов на разных операционных системах. Таким образом зайти на корпоративную почту из дома, вне офиса можно будет даже с мобильного телефона.
  • Office 365. Этим сервисом могут воспользоваться подписчики корпоративных пакетов Майкрософт. В базовую версию входит пятьдесят гигабайтов свободного места для почты, однако при оплате другого тарифа этот объём не лимитирован. В систему встроены контакта, а также календарь.

Будьте уверены, что пользоваться корпоративной почтой будет просто и удобно. Ваши коллеги будут благодарны за инструмент для обратной связи как между собой, так и с клиентами. А самое главное, что контроль корпоративной почты всегда будет оставаться в ваших руках и никакие проблемы, связанные с потерей информации вам будут нестрашны.

Корпоративная почта, как лучший способ организовать хранение переписок

Источник