Деловое письмо на английском полезные фразы

Важное место в общении с иностранцами занимает деловая переписка на английском. От нее нередко зависит карьера, место жительства и дальнейшая судьба человека. Поэтому следует уделить достаточно внимания тому, как правильно писать деловую корреспонденцию.

Полезные советы общего характера

1. Проверяйте письма на грамматические и стилистические ошибки. Перед отправкой или распечаткой еще раз полностью перечитайте. Если послание отправляют несколько человек, пусть внимательно прочитает каждый. Также проверьте с помощью автоматических онлайн-сервисов, среди которых получает хорошие отзывы Grammarly. В принципе, MS Word последних версий тоже неплохо проверяет отдельные слова, если включена опция «проверка орфографии». Но сервисы, работающие онлайн, иногда способны выявлять и такие ошибки, как неправильное построение предложений.

2. Используйте в деловой корреспонденции только традиционный черный цвет и удобный для чтения размер текста. Общепринятым считается шрифт Times New Roman с засечками на буквах по краям, облегчающими зрительное восприятие. В крайнем случае (использование ссылок на веб-страницы) выделяйте адреса синим цветом. Категорически не следует использовать разные оттенки красного, который сигнализирует об опасности, и подсознательно вызывает раздражение. Тогда как другие цвета могут просто слабо выделяться на белом фоне, и читать утомительно для глаз.

3. Вставлять изображения, фотографии, рисунки и прочую графику можно, только если вы абсолютно уверены, что это необходимо, с учетом специфики деловой переписки. В противном случае графические материалы прилагаются на отдельных листах.

4. Пишите четко и понятно, без сложных предложений или составных глагольных времен. Исключение из этого правила составляют стандартные вводные фразы для различных разделов письма. Но когда уже переходите к сути, прекращайте излишнее красноречие. Если из предложения можно убрать какие-то слова, однозначно сохранив прежний смысл, лучше так и поступить. Уберите предлоги, не изменяющие значение соседних глаголов и существительных. Или используйте другие слова, аналогичные по сути, но не требующие предлогов.

5. Даже при общении с хорошо знакомыми коллегами и партнерами следует соблюдать деловой стиль. Пусть даже вы интересуетесь здоровьем жены и детей собеседника, делайте это вежливо, по всем правилам приличия. Вместо приветствия «Hi» однозначно нужно употреблять «Hallo». Неуместен жаргон, употребление малопонятных местных диалектов наподобие австралийского, шутки и личные комментарии. Все фразы на английском для деловой переписки должны вызывать ощущение принадлежности к бизнесу или корпоративной среде.

6. Не используйте восклицательные знаки. Они смотрятся странно в деловых письмах. А если их много, то еще и девальвируются – адресат перестает воспринимать восклицание, как нечто важное. Но наверняка составит мнение об отправителе, как о неграмотной или некультурной личности.

7. Краткость – сестра таланта. Считается, в хорошем деловом письме должно быть как минимум 5 предложений, чтобы оно не казалось слишком грубым. Стоит ли писать больше – зависит исключительно от насущной необходимости. Пожелание писать коротко также касается слов, предложений и абзацев. Но неуместны сокращения и аббревиатуры, принятые в электронной почте, на форумах или у пользователей смартфонов. Деловая переписка на английском или русском языке также лишена смайликов.

8. Активное действие лучше пассивного. Это касается употребления глаголов в разных формах. Лучше отказаться от пассива, который по-русски называется страдательным залогом. Т.е. писать – John sent me letter, вместо Letter was sent by John. Думайте со стороны активного субъекта, совершающего действие.

Общие правила деловой переписки на английском языке

По-английски пишут во многих странах, с разной культурой и обычаями. Чтобы понять, насколько велики различия, достаточно ознакомиться с нюансами британского диалекта или американского.

Стоит ли употреблять сокращенные формы глаголов, наподобие I’m вместо I am? В принципе, это допускается, кроме совсем уж жаргонных выражений gonna и wanna. Но все чуть лучше будет, если вы не поленитесь написать полные формы таких словосочетаний с раздельными словами.

Обязательно следует учитывать национальные и региональные различия, но это больше относится к стилистике, чем к лексикону. Правила делового тона или общепринятой вежливости отличаются даже в том случае, когда английский язык чужой для жителей данной местности. Все равно люди ожидают от иностранца соблюдения местного этикета. Далее рассмотрим наиболее крупные регионы земного шара.

1. Великобритания, Германия, другие страны северной Европы, говорящие на языках германской группы. Здесь этикет наиболее близок к британской традиции. Это классическая деловая переписка на английском, примеры которой приводятся в данной статье. Нужна определенная вежливость, краткая и понятная, часто стандартная, в скромном умеренном стиле. Действует правило «не» – лучше отказаться от речевых оборотов, вызывающих сомнения, и не писать лишнего. Подходят такие слегка заумные фразы, как «Should you have questions», «I would appreciate your efforts», «Please do not hesitate». В общем представьте, что вы находитесь в колледже, где учился Гарри Поттер.

2. США, в меньшей степени Канада, Австралия и Новая Зеландия. Традиционно иммигрантские государства привыкли к более простому общению. Вежливые обороты требуются только при общении со старшими по должности коллегами или важными чиновниками, вершащими человеческие судьбы. В остальных случаях надо четко и понятно изложить суть. Нежелательны словесные конструкции с использованием would, should, could и might.

3. Азиатские страны – Китай, Япония, Корея, Индия, Иран, Аравия. Здесь приветствуются самые вежливые формы обращения, вплоть до некоторой угодливости и пространного словоблудия. Особенно при общении с малознакомыми людьми, налаживании новых контактов. Стоит употреблять обороты, подчеркивающие занятость адресата, ваше беспокойство о затраченных силах и времени с его стороны. Например: «I hope this letter finds you well», «I am sorry for bothering you», «Might I take a few of your time». Это производит благоприятное впечатление на жителей южной и восточной Азии.

4. Африка и южная Америка. По ту сторону экватора и ближе к нему привыкли к более живому, семейному стилю. Но без особой грубости и фамильярности. Неплохо бы поинтересоваться, как поживает уже знакомый партнер или коллега, хорошо ли идут дела у его семьи. Умеренный интерес к личной жизни собеседника помогает устанавливать теплые отношения.

Структура делового письма на английском

• Имя составителя или название организации, с адресом – в левом верхнем углу.
• Имя адресата или название учреждения – после пустой строчки.
• Адрес получателя – пропуская пустую строку после предыдущих данных, обычно занимает несколько строчек.
• Дата отправления – на 1-3 строчки ниже или в правом верхнем углу.
• Основной текст – в центральной части страницы.
• Благодарность и приветствие – без пропуска строки или с пропуском после «тела» письма.
• Подпись.
• Имя человека-автора или название отправившей организации.
• Должность составителя текста.

Отступы в начале нового блока или абзаца не нужно делать. Основной текст разделяют на части по смыслу и для удобства прочтения.

Как правило, текст состоит из следующих частей:

• приветствие;
• основное сообщение;
• закрытие темы;
• прощание с собеседником.

Каждую структурную часть желательно начинать с новой строки. Хорошо структурированное послание удобно читать, легче воспринимается смысл. Единственная проблема – экономия места, если необходимо уложиться в одну или две страницы. Чаще такая необходимость возникает, когда письмо предназначено для распечатки на бумаге. В электронных посланиях нет ограничений по длине, и удобство читателя выходит на первое место по важности.

Стоит ли использовать списки? Да, если таковые облегчают понимание или позволяют выбрать в качестве ответа один вариант. Гораздо проще ответить, указав только номер из списка, чем писать пространное сообщение по всем правилам этикета. Занятый человек, для которого вы не слишком важны, может просто не ответить, если придется долго объясняться с собеседником.

Желательно поскорее указать причину написания письма, чего вы хотите, на какую реакцию рассчитываете. Это тоже повышает шансы, что текст дочитают до конца, и ответят по существу. Не выбросят сразу в мусорную корзину длинное малопонятное послание. Другое дело, если собеседник – ваш хороший знакомый, который наверняка будет читать и отвечать. В таком случае допускаются некоторые вольности.

Обращение и приветствие

Поскольку в английском языке нет родов, по фамилии нельзя понять, какого пола человек. Можно понять по имени, но все равно принято обращаться с явным указанием половой принадлежности. Согласно традиционному этикету, это гораздо лучше, чем какие-либо бесполые обращения, которые возможно в скором времени и распространятся из-за растущего количества трансгендеров.

Если имя получателя корреспонденции известно, обычно обращаются так:

• Dear Mr – к мужчине (мистер);
• Dear Mrs – к замужней женщине (мистресс);
• Dear Ms – к незамужней девушке (мисс).

Если неизвестно, как зовут адресата, обращаются Dear Sir к мужчинам, Dear Madam к женщинам. При неизвестной половой принадлежности ставят оба варианта с косой черточкой между ними – Dear Sir / Madam. Непонятное положение женщины обязывает обращаться, как к незамужней. В приличном обществе отсутствие обручального кольца дает повод считать, что эта персона не замужем. В письменной корреспонденции тоже по умолчанию женщина свободна от брачных уз.

К знакомым людям обращайтесь по имени, без фамилии. Например, «Dear John» или «Dear Mary».

Основной текст

Затем следует коротко указать причину составления письма, сообщить будущую тему или обновить в памяти прежние контакты.

Распространенные вводные фразы выглядят так:

• I am writing to inform / confirm / enquire;
• I am contacting you for;
• In reply to (или In accordance with) your request;
• In answer to your question about – в ответ на вопрос;
• Further to our meeting (потом указать время прошедшей встречи);
• With reference to your letter of / telephone conversation (дальше идет дата прибытия корреспонденции или телефонного звонка);

Не помешает краткая благодарность, если есть за что. Затем пора переходить к главной сути послания, особенно если вы собираетесь о чем-то просить.

Бывает необходимо выразить свои сомнения или недопонимание сложившейся ситуации.

Например:

• We are a little unsure about – выражает легкие сомнения;
• We do not fully understand – неполное понимание;
• Could you possibly explain me – желание разобраться в ситуации.

Если отвечаете, положительный ответ примерно такой:

• I am pleased / delighted to inform you (или to announce) that;
• You will be pleased to know;
• We are delighted to tell about;
• I am able to confirm.

Нередко приходится составлять жалобы. В них используются обороты «to express dissatisfaction with», «to complain about».

Привлечь внимание можно таким образом:

• I would like to underline (или draw your attention);
• Please pay attention – более прямое пожелание взять на заметку;
• Please note – совсем краткое напоминание.

Заключительная часть

Здесь надо еще раз подтолкнуть адресата к желаемым действиям, и культурно закончить общение.

Выходить из заочной беседы помогают следующие выражения:

• We would appreciate your immediate attention to this matter – напоминание, что дело требует неотложного вмешательства или принятия решения;
• If you need / require any additional information, please do not hesitate to contact us – пожелание продолжить переписку, если у собеседника возникнут вопросы;
• I look forward for your answer – более прямое напоминание, что вы ожидаете ответа.

Напоминают о намеченной встрече одним из следующих выражений:

• I look forward to – ожидаю с нетерпением;
• I hope hearing from you soon – надеюсь вскоре от вас услышать;
• meeting / seeing you next Monday / Sunday – встретить / увидеть вас в такой-то день недели.

В качестве последних строк перед подписью широко используются стандартные фразы. Собеседнику с неизвестным именем пишут Yours faithfully или Faithfully yours. Если имя адресата известно, Yours sincerely или Sincerely yours (искренне ваш). Популярное «С уважением» переводится на английский Kind regards. «С наилучшими пожеланиями» у англоязычной публики переводится Best regards. Еще часто употребляются более теплые выражения Best wishes и Warm wishes.

Выражения, которые придают вежливый и официальный тон вашему письму

Извиниться за задержку с написанием ответа вы можете следующим образом: I apologise for not getting in contact with you before now. Также не помешает вкратце упомянуть причину, если она серьезная и уважительная. Впрочем, сослаться на занятость получается практически всегда и у всех. Даже если в реальности человек пролежал все время на диване или побывал на курорте.

Благодарность

За полученную корреспонденцию, онлайн-контакт или телефонный разговор благодарят таким образом: Thank you for letter (for contacting me) of the (дальше идет дата). Благодарить за предыдущее письмо желательно с указанием точной даты его отправления. Адресат может вести обширную переписку со множеством людей, и ему будет трудно сразу вспомнить, о чем идет речь. Более вежливая и пространная форма благодарности: I would like to thank you for your letter. Такое красноречие больше подходит при общении с британскими дворянами и азиатскими гражданами.

О событиях реальной жизни вспоминают с благодарностью так: It was a pleasure meeting you (такого-то числа или в такой-то обстановке). За проявленный интерес благодарят Thank you for enquiring.

Соглашение с условиями

Выразить свое согласие вы можете таким образом: We would be delighted (или happy, glad) to… Если все равно придется согласиться, обычно лучше сделать вид, что это ваше личное решение, которое вызывает у вас положительные эмоции.

Просьба

Просьбы и запросы выглядят приблизительно так:

• Could you please tell me;
• Could you possibly let us;
• Please could you send me;
• We are interested in;
• We would like to receive / obtain;
• Could I ask you a favor;
• I would appreciate;
• I would be grateful (или It would be helpful), if you could.

Дальше продолжаете текст пожеланием, чего именно вы хотите от адресата.

Сообщение плохих новостей

Отрицательный ответ должен быть максимально вежливым:

• I regret to announce (или to inform);
• We are afraid it would not be possible;
• I am sorry to communicate you;
• Please accept our apologies for;
• Thank you for your understanding;
• Unfortunately I can not (или I am unable).

Такая сравнительно длинная фраза, как «After careful consideration we have decided» может предварять и согласие, и отказ.

Предложение своей помощи

• If you wish, we would be happy to… – если пожелаете, мы радостно…
• Would you like us to – хотели бы вы от нас.
• Let us know whether you would like to – дайте знать, хотите ли вы.

Приложение к письму дополнительных материалов

Как дополнение к основному тексту нередко прилагаются копии документов, фотографии. Ценным письмом с уведомлением о вручении могут высылаться и оригиналы – визы, авиабилеты. В этом случае следует перечислить или хотя бы по одному разу упомянуть все вложения. Это диктуют не только правила деловой переписки на английском, но и элементарное беспокойство о сохранности ценностей.

О дополнительных материалах говорят более-менее прямо:

• We enclose – прилагаем;
• We are pleased to enclose – делаем то же самое, но с удовольствием;
• Attached you will find – обнаружите такие-то вложения;
• Please find attached – просьба найти такое-то приложение, и удостовериться, что оно не пропало.

Используемые аббревиатуры в деловой переписке на английском

В деловых письмах следует использовать только общепринятые сокращения, подходящие по стилю. Категорически не подходят аббревиатуры, принятые в неформальной электронной почте и разных мессенджерах. С другой стороны, многие ранее популярные сокращения явно устарели, и отдают древним Средневековьем. Например, латинское A.D. (года божьего) или B.C. (до рождества Христова). От их использования тоже желательно воздержаться. Вряд ли вам придется описывать события, происходившие до нашей эры.

В различных отраслях и сферах деятельности приняты профессиональные аббревиатуры, которых здесь касаться не будем из-за обширности фактического материала.

Географические сокращения

• Apt – квартира.
• Ave – проспект.
• Bldg – здание, строение, корпус.
• Blvd – бульвар.
• Dr – проезд.
• Р.О. – почта (офис).
• Rd – дорога.
• Rte – шоссе.
• Rw – железная дорога.
• Sq – площадь.
• St – улица.

В Америке еще больше обозначений местности, учитывая национальную специфику с развитием всяких автомагистралей, кемпингов и прочих придорожных гостиниц. Избыток географии и недостаток истории накладывает отпечаток на местный диалект. Также американцы используют аббревиатуры штатов, которые пишутся двумя заглавными буквами. Например, NY – штат Нью-Йорк. Штатов в США больше пяти десятков, так что не будем приводить полностью столь длинный перечень.

Обозначения времени

Англоязычные редко используют временную шкалу с 24 часами в сутках. Принято указывать только в пределах 12, с продолжением a.m. – до полудня, или p.m. – после полудня. Во всем мире широко используют обозначение GMT – Гринвичское среднее время, природное для лондонского пригорода Гринвича, где находится крупная астрономическая обсерватория. Америка пользуется также своими стандартными поясными временами: CST – центральное, EST – восточное, MST – горное, PST – тихоокеанское.

Распространены трехбуквенные сокращения дней недели и названий месяцев.

Примеры готовых писем на английском языке

Если писать приходится часто, или это очень важно и вы плохо знаете английский, стоит воспользоваться одним из готовых шаблонов. Можете даже насобирать их целую папку на диске компьютера. Подставляйте собственные данные, и меняйте текст на свое усмотрение.

Образец с адресом

ABS-company

Office 202

30 Kievskaya Str

Moscow

RUSSIA

Mr Alexander Roshchin

Apt 102

31 Yaroslavskiy Ave

Tver

RUSSIA

Office 202

Kievskaya Str

Moscow

RUSSIA

07 November 2018

Dear Alexander,

I am writing to you in regard of your enquiry. Please complete registration in order to get full access. With reference to your telephone call on Tuesday, I would like to let you know details in a new private conversation. I look forward to hear you. Thank you in advance.

Yours sincerely,

Vladimir Nezhdanov

Personal Manager

Прием на работу (для кандидата на рабочее место)

Dear (имя получателя),

I was pleased to know that you accepted the position, and you will be joining our team October 8. You will be working with me for the first month, so you will study well your duties. I am looking forward to your ideas. Don’t hesitate to call or write me if you have any questions. Your attentive chief and mentor.

Best wishes,

Имя отправителя

Должность

Увольнение с работы

Dear colleagues,

I should inform you know that I am leaving my position at (название фирмы) on (дата). I have enjoyed my job, and I appreciate the opportunity to work with you. Thank you for the support you have provided me. Even though I will miss you and our clients, I am looking forward. Please keep in touch.

Best Regards,

Sincerely yours

Личное имя

Перенос или отмена встречи на работе

Dear colleagues,

Because of unavoidable circumstances, we have to reschedule our meeting to (дата и время). I hope everyone is comfortable with the new schedule. If anybody has a problem, please inform me. I will wait for all of you. Sorry for the caused inconvenience.

Kind regards,

Имя

Должность

Итоги статьи

В статье была подробно рассмотрена деловая переписка на английском, примеры которой помогут вам быстро составить необходимое письмо. Стандартные обороты – это хорошо, но не стесняйтесь слегка экспериментировать. Если вы остаетесь в рамках делового стиля и элементарной вежливости, «самодеятельность» говорит лишь о приличном знании иностранного языка и богатстве лексикона. Для работодателей бывает важно нанять сотрудника, умеющего мыслить нестандартно.