Данные и информация характеристики полезной информации
Понятие «информация» в настоящее время стали применять к
любому потоку цифр, слов и предложений. В результате самые совершенные базы
данных буквально засорены лишними или повторяющимися данными.
Для руководителей понятие «информация» имеет очень важное значение для
результативной работы с людьми и документами.
Все коммуникации и организации основаны на получении, обработке, передаче и
хранении данных. Данные — это сообщения, результаты мыслительной деятельности,
сведения любого происхождения, вида и назначения.
Информация — это данные, несущие в себе новизну и полезность
для работника, принимающего решение. Информация — это часть данных.
Информационная система управления (ИСУ)
включает:
- технические средства управления (ЭВМ, телефон, факс и др.);
- техническое обеспечение рабочего места (мебель, сейфы и др.);
- профессионализм работников аппарата управления и работников сферы
производства; - общую культуру управленческих отношений;
- систему документооборота;
- информацию.
Уровни развития составляющих ИСУ должны соответствовать друг другу, при этом
система играет активизирующую роль, а при большой несогласованности —
тормозящую. Так, при преимущественно ручной обработке информации (печать на
обычных машинках, вычисления на калькуляторах, архивирование в папках) следует
использовать простые системы передачи информации, приглашать специалистов со
средним уровнем образования в области информатики.
Если соответствие будет нарушено, то ИСУ саморазрушается и начинаются
трудности, доходящие до отторжения информации.
Система документооборота также играет существенную роль в функционировании
информационной среды, которая должна обеспечивать:
ПОЛУЧЕНИЕ НУЖНОЙ ИНФОРМАЦИИ ДЛЯ НУЖНОГО ЧЕЛОВЕКА В НУЖНОЕ ВРЕМЯ.
Рано пришедшая информация может затеряться в текучке дел, а поздно пришедшая
уже не имеет потребительной стоимости.
Кто конкретно должен заниматься вопросами управления механизмом
документооборота? Мы полагаем, что им должен быть специалист по организации
управления, знакомый с основами информатики, а не специалист по информатике,
знакомый с элементами теории организации управления (как это часто и
бывает).
Работа с документами без подписей и печатей, высокий престиж делового слова —
характеризует высокий уровень управленческих отношений. Особое значение в этом
процессе имеют параметры информации, которую можно поделить на два класса:
- объективную, овеществленную в товаре;
- субъективную, отраженную, организованную людьми.
К объективной относится информация, полученная от товара как
потребительной стоимости.
Основную долю составляет класс субъективной информации. Соотношение
субъективного и объективного в отраженной информации зависит от многих факторов,
в том числе от уровня профессиональной подготовки и культуры человека,
потребностей и интересов, сложности процесса и времени на управление, уровня и
технических средств управления.
Таким образом, хотя сам источник информации носит объективный характер, но
информация о нем субъективна, так как при отражении происходит прием,
преобразование и передача ее человеком, который может и сам организовать
информацию (составление инструкций, приказов, распоряжений и т. д.). В данном
случае субъективность информации заложена в самом начале.
Субъективность информации нельзя отождествлять с ошибочной, недостоверной —
это разные категории. Субъективная информация может иметь высокий уровень
объективности, достоверности.
Понятие «информация» имеет смысл лишь тогда, когда есть источник (информатор)
и получатель (информант). Человек может одновременно быть информатором и
информантом. Так, осуществляя управленческое воздействие на объект управления,
руководитель получает информацию о ходе воздействия и результатах деятельности
объекта управления (обратная информационная связь).
Задача субъекта управления заключается в следующем:
- отделить ценную информацию от «шумов»;
- выделить из информации наиболее важную часть, позволяющую анализировать
текущее состояние системы и выработать правильное решение.
Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации: объем,
достоверность, ценность, насыщенность и открытость.
Рассмотрим подход к этим характеристикам.
Объем информации должен рассматриваться с двух сторон: объем символьной и
воспринимаемой информации.
Объем символьной информации определяется количеством букв, знаков, символов и
обычно выражается в символах или байтах (например, в документе имеется 900
символов).
Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о
каком-либо объекте для принятия обоснованного решения. Он зависит от символьного
объема, формы представления (текст, графика, формулы, звук), временного
интервала на ее обработку, сложности информации или ее обработки, индивидуальных
характеристик информанта, текущего состояния объекта управления (актуальность,
изменение состояния объекта).
При проведении беседы, совещания, инструктажа или других подобных мероприятий
не все их участники однозначно воспринимают информацию, а некоторые понимают ее
наоборот. Кроме того, одни участники могут полно пересказать содержание
совещаний, а другие — лишь отдельные фрагменты.
Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:
- информационная избыточность;
- требуемый уровень;
- недостаток информации (информационный голод).
Информационная избыточность об объекте управления повышает качество решения,
однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации.
Для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т. е.
создание информационной избыточности.
Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает
степень риска, требует современных экономико-математических методов для
повышения вероятности правильного решения.
Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации
различных сведений.
Монополизация проявляется в двух направлениях:
- засекречивании (обоснованном или необоснованном) части необходимых
сведений; - стремлении отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией
для повышения их социального и материального статуса.
Выход из этого состояния должен быть в демократизации информационных
процессов, т. е. в обеспечении всем заинтересованным лицам широкого доступа к
интересующей информации через различные каналы.
Требуемый уровень информации — величина субъективная. Его следует
подстраивать под конкретного человека, т. е. технология должна учитывать
индивидуальность человека. Концепция АРМ хорошо реализует данный принцип.
Достоверность информации — это процесс реальных сведений в общем
объеме информации (в дальнейшем под объемом информации будем понимать объем
воспринимаемой информации).
Достоверность имеет три уровня: абсолютный (100%), доверительный (более 80%),
негативный (менее 80%).
Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше
людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее
достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в
зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени
прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к
информанту слишком поздно, может стать ложной, например, информация о курсах
акций на бирже.
Ценность информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов
(материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Ценность
информации имеет четыре уровня: нулевой, средний (сокращение уровня затрат или
повышение прибыли более чем на 10%), высокий (сокращение уровня затрат более чем
в 2 раза), сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз).
Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительную
стоимость. Высокую ценность представляют имитационные модели предприятий,
позволяющие руководителю правильно предусмотреть возможные последствия при
различных вариантах решения. Консультационные центры по управлению оказывают
информационные услуги среднего уровня ценности.
Средний и высокий уровень ценности информации, полученной организацией или
созданной ею, создает реальные условия для увеличения прибыли. Ценная информация
— это весьма ликвидный товар.
Нулевую ценность имеет информация, повторяющая известные характеристики
объекта управления или представляющая ненужные характеристики для принятия
решения.
Насыщенность информации — это соотношение полезной и фоновой
информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной
(профессиональной) информации за счет:
- улучшения настроения;
- поднятия эмоционального уровня;
- предварительной настройки внимания на заданную тему.
Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, материальное и моральное
стимулирование, предупреждение о предстоящей информации, вспомогательную и
вводную информацию.
Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как «сухая» и
плохо воспринимается. При обилии фоновой информации можно пропустить или только
частично воспринять объем полезной информации. В таких случаях говорят, что в
сообщении, докладе, распоряжении много «воды».
Насыщенность имеет три уровня: высокий (80-100%), нормативный (50-80%),
низкий (менее 50%).
Выработка наилучшего соотношения полезной и фоновой информации пока еще
относится к искусству управления.
Современной тенденцией информационного обеспечения процесса управления
является увеличение насыщенности информации (наличие большого количества текста,
таблиц и цифр).
Нормативный (средний) уровень насыщенности информации как наиболее
эффективный должен формиоваться руководителем или специалистом после составления
тезисов или полного текста любого доклада или распоряжения путем добавления в
текст фоновой информации.
Открытость информации — это возможность предоставления ее различным
контингентам людей. Существуют три уровня открытости:
- секретная — отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения
на использование (например, информация об обороне страны); - конфиденциальная (для служебного пользования) — отражает интересы
общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на
использование. К конфиденциальной относится информация с высоким уровнем
ценности (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза) и сведения о потенциале
предприятия (кадровом, технологическом, научном и т. п.).
Например:
инвестиционные программы и планы
инвестиций;
имущественное положение
предприятия;
методы изучения рынка сбыта и
продаж;
сведения о партнерах и клиентах;
способ производства продукции и структура цены;
условия сделок
и контрактов; - публичная (открытая) — отражает интересы общества, потребности и интересы
людей. Не имеет ограничений на использование.
Так, на предприятии, не связанном с государственными военными заказами, не
должно быть секретной информации.
Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации (ст. 139), действующему с
1 января 1995 г., «лица, незаконными методами получившие информацию, которая
составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные
убытки».
Информация — это интеллектуальная собственность, товар, сведения. «Кто
владеет информацией — тот владеет миром», — писал У. Черчилль. Утеря и хищение
информации на американских и западноевропейских фирмах составляет сотни
миллионов долларов упущенной прибыли ежегодно.
Информация — основное условие конкурентной способности организации.
Бизнесменов интересует информация о физических и юридических лицах, передовой
технологии, экономической и финансовой ситуации.
Информация, в отличие от классического товара, при передаче ее другому лицу
остается и у продавца. Получение информации может идти законным (легитимным) или
криминальным путем.
Способы получения информации:
- от сотрудников: контакты, подкупы, угрозы;
- за счет использования технических средств;
- кража.
Способы защиты информации:
- защита офисов и персонала (охрана);
- подбор или воспитание лояльных сотрудников (лояльность — корректное,
благожелательное отношение к чему-либо); - создание системы защиты документооборота.
Технические средства получения и зашиты информации: устройства акустического
съема информации («жучки»);
- устройства съема информации с телефонной линии;
- выносные микрофоны и переходники;
- приемные устройства для микропередатчиков;
- устройства зашиты от прослушивания и обнаружители «жучков»;
- диктофоны и радиостанции;
- системы видеонаблюдения.
Так, высокочастотные малогабаритные микрофоны РМ-470 («жучки») имеют рабочую
частоту передачи 470 МГц, дальность передачи 200 м, оснащены внутренней или
внешней антенной. Жучки выполняются и камуфлируются в виде действующего
калькулятора, зажигалки, диска, мусорного ведра, представительской папки,
шариковой ручки, телефонной трубки и т. д.
Для противодействия жучкам в телефонную трубку помешают накладки —
«скремблеры», которые на частоте работы «жучков» создают сильные помехи.
Скремблеры не мешают обычному разговору на звуковой частоте.
Источник
Разработка организациями стратегических планов, обеспечения поддержки деятельности сотрудников, идентификация проблем, которые возникают, то взаимодействие с другими организациями во многом определяются уровнем качества информации. Один из способов обзора качества информации заключается в оценке характеристик с точки зрения их значения для организации. В число значимых отличных свойств информации входят время, содержание и форма (рис.1).
| Часовое измерение | |
| Предоставление информации в меру необходимости | Своевременность |
| Оперативное возобновление информации | Срочность |
| Доступность информации о прошлом, теперешнем и будущем | Периодичность |
| Смысловое измерение | |
| Достоверность информации. | Точность |
| Соответствие информации требованиям конкрентного пользователя | Уместность |
| Предоставление всей необходимой информации | Полнота |
| Обеспечение только необходимой информацией | Сжатость |
| Формальное измерение | |
| Информация предоставляется в простой, понятной форме | Четкость |
| Обеспечение более точной или итоговой информации | Детальность |
| Предоставление информации в описательной, цифровой или пространственно-наглядной форме. | Показовість |
Рис. Характеристики высококачественной Информации
В общем понимании информация– это документируемые или публично объявленные сведения о событиях и явлениях, которые происходят в обществе, государстве и окружающей естественной среде. При этом информация отображает состояние и его изменения в определенной системе.
Стержнем научно обґрунтованого управление есть своевременная и полная информация о ситуации, в которой принимается решение, о путях его реализации, о целых управлениях и возможных последствиях.
В условиях современного сложного комплексного производства, высоких темпов научно-технического развития и интенсивных потоков информации руководить по-старому просто невозможно. Вот почему управление стало наукой, а переработка информации – отраслью индустрии, что базируется на современной вычислительной технике.
Следует сказать, что на информационную работу тратится близко трети времени ученого. Большая часть этого времени идет на нахождение необходимых сведений. Если принять во внимание, что на непроизводственные расходы приходиться 50 % всего времени, то возможные потери только в результате плохо поставленной информации будут составлять многих миллиардов гривен ежегодно.
Существенным каналом потерь, который следует перекрыть, остается нерациональное комплектование информационных фондов, избыток информации. Подсчитано, что не меньше половины этих фондов вообще не используется.
В настоящее время самым узким местом, которое сдерживает прогресс, есть не отсутствие научных достижений, а неудовлетворительная их реализация. До внедрения доходит не более как 30-50 % разработок. Остальные либо совсем не используются, либо внедряются очень медленно. Одной из причин этого является задержка информации.
Информация —совокупность разных сообщений об изменениях, которые проходят в системе и окружающей ее среде. Управление как информационный процесс состоит из обмена информацией между органом управления управляемым объектом и внешней средой.
Информация выступает как основа процесса управления. С помощью информации реализуется связь между субъектом и объектом или между управляющей и управляемой частями системы управления.
Управление имеет дело с огромными масштабами информации, размер которой непрерывно увеличивается в меру роста объемов производства продукции. В целом объем информации растет почти пропорционально квадрату роста объема производства.
Организационно-практическая деятельность руководителя и управление также во многом носит информационный характер, потому что учитывает получение информации для принятия решений и передачу информации о принятых решения
Иногда роль информации в процессе управления абсолютизируют, а сам процесс управления движения информации представляют как процесс ее превращения из исходной в командную, результативную.
Процесс управления нельзя полностью возводить к превращению информации. Его содержание значительно больше. Действие на человека – это не столько акт передачи ей информации, сколько сложный социально-психологический процесс взаимодействия людей, который вмещает такие факторы, как обязанность, воля, авторитет. авторитет, мораль и др.
Одна и та же информация по-разному действует на разных людей. И это из-за того, что не только информация действует в процессе управления, а человек действует на человека, по-разному используя при этом информацию как основу и средство действия в зависимости от того, кто или что является объектом действия.
Роль информации неодинакова для разных этапов или стадий процесса управления. На одних стадиях управления важный объем информации, ее виды, возможности получения новой, дополнительной информации, на вторых – ее движение, на третьих – возможности ее обработки.
Да, при определении цели управления важный объем информации, ее новизна, ценность, полнота и тому подобное. Чем больше сведений о современных научных исследованиях использовано при разработке цели управления, тем более объективно формулируется цель, тем более значительная она для процесса управления.
При оценке ситуации наибольшее значение имеют виды информации, что определяют возможность комплексного и системного подхода к этой оценке, а в дальнейшем к разработке управленческих решений. На стадии разработки управленческих решений и аналитической деятельности большую роль играют
возможности обработки отобранной для полученного решения информации, которые зависят от формы ее представления.
Явления реального мира и процессы, которые происходят в общественном производстве, объективно отображаются с помощью информации, потоки которой реально существуют рядом с потоками рабочей силы, материалов и орудий труда. Подобно веществу и энергии, информацию можно сделать, обрабатывать, хранить, передавать, использовать.
Информация означает толкование, сообщение, разъяснение, преподавание. В теории управления к ней относят такие сигналы (сведения, сообщения), которые несут знание, уменьшают неопределенность. Если сообщение или его часть для данного получателя не является информацией, то оно называется познавательным шумом, или если в таких сведениях нет потребности – кибернетическим шумом. В экономический литературе используют также понятие “метаинформация”, под которой понимают информацию, производную от той, которую получают непосредственно.
Информацию в форме сообщений, сведения нельзя отнести ни к материи, ни к сознанию. Она свойственная как живой, так и неживой природе. Качественное разнообразие объективного мира предопределяет качественную многозначительность информации. В отличие от неживой природы, которая может быть только источником информации, живая природа, кроме того, воспринимает и переделывает ее. Человек, как существо социальная, получает, собирает, хранит, сознательно переделывает и использует информацию в своей целеустремленной деятельности. На практике все технологические, организационные, экономические и социальные процессы порождаются, сопровождаются и направляются информационными процессами, которые отображают разные взаимоотношения между объектами живого мира и составляют суть и формы связи между управленческими системами.
Информацию в сфере менеджмента часто образно сравнивают с нервнойсистемой, что обеспечивает функционирование живого организма. Благодаря обмену информацией между этими системами, которой управляют, информацию о состоянии заданных параметров производит команда управления и опять передает их к системе, которой управляют, для выполнения (прямая связь). Поступление информации о результатах управления принято называть обратной связью.
К информации принадлежат все виды сведений, сообщений(устные, письменные, графические и тому подобное) и знаний, нужных для реализации функций менеджмента.
Какая-нибудь по содержанию информация существует в форме разных ее материальных носителей (в виде электрических импульсов, устного языка, магнитной записи, показаний счетчиков, письменных документов, перфокарт и др.) Для управления наибольшее значение имеет информация, зафиксированная на постоянных носителях, в первую очередь в виде разных бумажных документов, магнитных лент, барабанов, перфокарт и перфолент.
Информацию передают организовано (формально) и стихийно (неформально). Да, периодические отчеты за определенной формой составляют организованную обратную связь, а стихийное распространение слухов – неформальные каналы связи между людьми.
Теория информации, основы которой были сформированы К.Шеноном, применяется для определения скорости, с которой можно передавать информацию по каналам связи. На скорость передачи информации влияют источник сигнала (дискретный или непрерывный сигнал), характеристики канала связи (его пропускная способность) и шума.
Практика свидетельствует, что в современных условиях эффективность управления в значительной мере зависит от информационного обеспечения, от полноты информации.
Повышение требований к организации службы информации в системе менеджмента обусловлено высоким динамизмом современного производства, частичным изменением параметров основных факторов производства получаемой продукции (услуг). Только систематизированная информация дает возможность менеджеру определять эффективность организационно-экономических, агротехнических, социальных и экологических мероприятий и в зависимости от условий, которые складываются, изменять намеченную программу. Чем лучше информированный менеджер, тем оперативнее, более высокие за своим качеством его решения.
Для того чтобы принять правильное решение, необходимо иметь определенное количество информации. Однако объем информации не может определяться только количеством документов, страниц, показателей. Можно собирать и обрабатывать огромные массивы сведений, которые либо будут не нужны для принятия решений, либо их нельзя будет усвоить и использовать. Иногда короткие документы могут быть более содержательными, чем большие доклады и справки.
Правильное определение количества информации дает возможность избежать перегрузки руководителей и специалистов, поскольку существует показатель границы информации, которую может переделать человек за определенный период. На практике по большей части наблюдается перегрузка информацией производственного персонала приблизительно в 3-4 раза сравнительно с нормами.
Информацию классифицируют по разным признаками:
1) по форме отображения – визуальная (графики, таблицы, табло и др.), аудиоинформация (воспринимается на слух благодаря звукозаписи), аудиовизуальная (соединяет информацию в форме изображения и звука);
2) по форме представления – цифровая, буквенная и кодируемая;
3) за порядком возникновения – первичная и производная;
4) по характеру носителей информации – документируемая и недокументированная;
5) по назначению – директивная (предписывающая), отчетная и справочно-нормативная;
6) за направлением движения – входящая и выходящая
7) за стабильностью – условно-переменная, условно-постоянная;
8) по способу отображения – текстовая (алфавитная, алфавитно-цифровая) и графическая (чертеж, диаграммы, схемы, графики);
9) по способу возделывания – что поддается и что не поддается механизированной обработке
60. Операционные информационные системы: системы обработки трансакций, системы контроля над производственным процессом, офисные автоматизированные системы.
Системы обработки трансакций, системы контроля над производственным
процессом и офисные автоматизированные системы классифицируются как
операционные ИС, ибо они обеспечивают осуществление текущих бизнес-операций
и принятие решений менеджментом низших уровней организации.
Системы обработки трансакций регистрируют и обрабатывают данные о
бизнес-операциях. К ним относятся ИС, с помощью которых ведется учет продаж
потребителям, закупок у поставщиков, изменений запасов, выплаты заработной
платы сотрудникам. Эти ИС поставляют сведения в организационные базы данных,
которые позволяют создавать информационную продукцию, такую как отчетность по
поставкам продукции клиентам, платежная документация по заработной плате и
финансовые отчеты. Системы обработки трансакций идентифицируют, накапливают и
организуют основные бюджетные блоки информации, на базе которых и
осуществляются операции организации, с их помощью генерируется основная часть
отчетной документации.
В дополнение к задачам регистрации и обработки данных, операционные ИС могут
использоваться для принятия стандартных решений для оперативного контроля над
процессами. Системы контроля над процессами применяются, например, на
нефтеперерабатывающих предприятиях, целлюлозно-бумажных комбинатах, в
производстве продуктов питания, на электростанциях. Системы контроля над
производственным процессом обеспечивают мониторинг и проверку
трансформционных процессов. Специальные датчики непрерывно следят за
изменениями температуры или давления и преобразуют их в замеры, результаты
которых передаются в центральный компьютер для обработки и осуществления
регулировок в режиме реального времени.
Офисные автоматизированные системы, такие как процессоры-редакторы,
настольно-издательские, электронная почта и телекоммуникации, также входят в
семейство операционных ИС. Их основное предназначение — трансформация в
электронные носители традиционно выполняемых вручную процедур. Например,
компания Chevron осуществляет в месяц более 5800 электронных платежей
поставщикам. Офисные автоматизированные системы позволяют компаниям добиться
повышения производительности финансовых отделов, уменьшения ошибок и улучшения
отношений с потребителями.
Операционные ИС особенно эффективны в компаниях, организационные решения
которых носят во многом вероятностный характер. Например, в компании
Northrop при производстве каждого фюзеляжа истребителя «F/A-18»
требовалось 400 тыс. бумажных носителей информации разнообразного формата. Когда
Northrop перешла на компьютеризированную ИС, трехметровая куча бумаги по
каждому фюзеляжу была переведена на один-единственный компакт-диск. В случае
необходимости уточнения инструкций сотрудники немедленно обращаются к
компьютерной базе данных, а менеджеры мгновенно вносят изменения в
технологические процедуры, избегая неудобств и противоречий, которые неизбежны при их оформлении с помощью бумажной документации. Новая система Northrop
позволила сэкономить $ 20 млн только на производстве фюзеляжей истребителей.
До 1960-х гг. ИС использовались главным образом для обработки трансакций,
бухгалтерском учете и ведении отчетности. Появление в 1964 г. нового
поколения компьютеров, в которых были применены схемы с кремниевыми чипами,
позволило получить значительное увеличение удельной производительности в
обработке информации на доллар затрат. По мере того как производители
компьютеров поощряли приобретение новых систем, менеджеры компаний клиентов
получали наглядное представление о возможности их использования в процессе
принятия важных решений, началась эпоха управленческих ИС.
Рекомендуемые страницы:
Воспользуйтесь поиском по сайту:
Источник