63 злые но полезные идеи для сокращения затрат
Вжух — и сократили!
Лучшее, что можно сделать с расходами — это превратить их в доходы. Сегодня финансовый директор «Нескучных финансов» расскажет, как грамотно сокращать расходы и не снизить при этом качество услуг или продукции, а еще разберет кейсы успешных компаний — таких, как Эппл.
Способ 1: Отсекайте ненужное
Привет, с вами рубрика «очевидное невероятное»: согласно принципу Парето, 20% усилий, которые мы тратим на достижение результата, дают 80% эффективности. И наоборот, 80% усилий приносят только 20% эффективности.
Это значит, что вам нужно сделать фокус на том, что приносит максимум отдачи. А от остального пора избавиться. Задайте себе вопрос: какие 20% идей обеспечат 80% сокращения расходов?
Например, у вас консалтинговый центр. Вы и ваши сотрудники регулярно ездите на встречи, устраиваете презентации. И так со всеми клиентами. Но обязательно ли делать так со всеми?
Можно усовершенствовать свою работу и разбить клиентов на три условных категории: клиенты с «высокой ценностью», «средней ценностью» и «низкой ценностью». Клиенты «с менее высокой ценностью». В первую категорию, например, попадут клиенты, которые приносят больше 40 000 рублей, во вторую — от 20 до 40 тысяч, в третью — меньше 20 тысяч.
Соответственно с категорией вы решаете, сколько усилий тратить на каждого из клиентов.
Теперь вы тратите гораздо меньше усилий на клиентов с менее высокой ценностью и сокращаете расходы на командировки, организацию встреч и так далее.
Способ 2: Переложите расходы на клиентов
Когда вы в следующий раз поедете в Икею за шкафом, обратите внимание: вы покупаете не готовый шкаф, а детали и инструкцию, как его собрать. Производитель не берет на себя расходы по монтажу и доставке мебели и экономит на этом.
Вы можете так же. Продаете товар с доставкой на дом? Сделайте пункт самовывоза. И вы тратите меньше, и клиенту покупка обойдется дешевле. Открыли свое кафе? Введите самообслуживание — пусть клиенты сами подходят к бариста и заказывают напитки и десерты. А вы сэкономите на официантах.
Способ 3: Превратите расходы в доходы
Да, так тоже можно. Возьмем для примера маркетинговое агентство. Оно невероятно клиентоориентировано, поэтому на сайте есть форма, где можно задать вопрос про маркетинг.
На вопросы отвечают специалисты, которые получают зарплату. Соответственно им приходится работать больше, а за дополнительные часы работы надо платить. При этом расходы никак не окупаются.
Поэтому агентство ввело платные консультации вместо бесплатных ответов на вопросы — так то, что раньше приносило только расходы, теперь приносит копеечку в копилку чистой прибыли.
Способ 4: Сегментируйте задачи
Например, компания «Василек» занимается созданием ПО и техническим обслуживанием. Собственник решает сократить расходы. Для этого он решает снять нагрузку со штатных программистов и отдать некоторые задачи на аутсорс более дешевым специалистам.
Когда отдельные сегменты работы стали стоить дешевле, закономерно снизились расходы — теперь в штате можно оставить двух программистов вместо четырех.
Пример: как сократить расходы через сегментацию
Способ 5: Сокращайте циклы сделки
Не растягивайте время между заказами и доставкой, доставкой и продажей. Скажем, у нас есть магазин люксовой одежды. Если мы затягиваем с доставкой одежды в магазин или заказываем ее с опозданием, мы рискуем не продать товар. В итоге он будет копиться на складе и становиться все менее актуальным.
А неликвидный товар — это «замороженные» деньги и дополнительные расходы: чем больше неликвидного товара, тем, к примеру, больше склад вам понадобится.
Поэтому максимально сократите цикл сделок и постарайтесь оперативно продавать товар, чтобы не давать ему простаивать на складе и занимать место.
Способ 6: Не усложняйте
Когда у компании слишком большой ассортимент, расходов много, а товар теряется в общем многообразии. Например, Эппл не производит одновременно брелки, ручки, машины, телефоны и ноутбуки, а сосредоточена на конкретных линейках продуктов. Результат вы видете сами: Айфон давно держится в лидерах продаж.
Не тратьте деньги на выпуск и продвижение разноплановой продукции, а вместе с этим на раздутый штат и маркетинг. Вложитесь в продвижение нескольких продуктов и сделайте их по-настоящему популярными.
Как понять, какие меры по сокращению расходов крутые, а какие — не очень
В теории все кажется простым. А вот что делать, если вы изучили принципы, выписали кучу мер по сокращению расходов и теперь не знаете, что реализовать в первую очередь? Надо воспользоваться специальной табличкой, в которой все меры будут разбиты на категории.
В категорию «быстро/легко» попадут, естественно, варианты, которые реализовать быстро и легко, а в «медленно/трудно» — меры с долгосрочной реализацией, например, если на их выполнение вам требуется существенное количество времени.
Как понять, какие меры реализовывать в первую очередь
Готово, вы великолепны! Теперь дело за малым: нужно последовательно начать выполнение того, что вы наметили. Начать лучше всего с мер, которые попали в категорию «быстро/легко реализуется» + «высокая отдача», а закончить теми, у которых сложная и медленная реализация, а отдача — низкая.
Если хотите сократить расходы и качественно разобраться с другими проблемами в бизнесе, лучше всего обратиться к финансовому директору. Нет своего финдира? Ничего, мы поможем: наша команда готова поработать для вас на аутсорсе.
Хотите читать больше статей по финансам понятным языком? Тогда подписывайтесь на газету «Нескучных финансов» → t.me/noboringgazeta
Пошаговая инструкция, которая позволит оптимизировать затраты компании на треть и увеличить прибыль.
Если применить эти меры в своей компании, то расходы в течение года могут сократиться на 30%. Какие-то шаги дадут эффект сразу, на какие-то потребуются месяцы или даже год. Но все эти идеи работают не только на оптимизацию расходов, но и на увеличение прибыльности вашего предприятия. Набор мер мы разбили по группам.
6 первых шагов
1. Соберите данные о структуре затрат за текущий и три прошедших года.
2. Изучите, как менялись затраты поквартально и помесячно. Затем ранжируйте их по величине.
3. Определите перспективные направления снижения затрат. Это наибольшие по абсолютным значениям и управляемые затраты.
4. Составьте план. Распределите идеи экономии по стоимости их реализации на:
— беззатратные. Например, сократить брак за счет усиления контроля за поставкой запчастей;
— малозатратные. Например, автоматизировать освещение офиса;
— высокозатратные. Например, реконструировать линии электропередачи, чтобы сократить потери в сетях.
5. Утвердите программу у руководителя. Озвучьте ему два прогноза: что будет, если не сокращать затраты и если реализовать ваш план.
6. Оформите программу как внутренний документ.
Почему я увольняю за опоздания одним днем: читать колонку финансового директора в Системе Финансовый Директор
Оптимизируем расходы на персонал: 15 идей
1. Урежьте зарплаты. Если заработные платы в компании выше рыночных, сократите их на 10 процентов. Например, можно уменьшить фиксированную часть зарплаты и увеличить ее переменную часть. Решение реально внедрить за месяц.
2. Сократите рабочее время. Тогда пропорционально снизятся и расходы на зарплату. Но сохраните сотрудникам прежний объем работы. Они успеют все сделать за меньшее время.
3. Отправьте сотрудников в отпуск за свой счет. Если прогнозируете убытки, предложите коллегам взять неоплачиваемый отпуск. Объясните им, что это решение лучше увольнения.
4. Переведите сотрудников на удаленную работу. Эта идея позволит не только сэкономить, но даже заработать. Вы сократите офисные расходы и высвободите лишнее помещение, которое можно сдать в аренду.
5. Привлекайте сезонных фрилансеров. Подобрать опытных специалистов на временные работы сейчас просто, поскольку многие компании сокращают персонал.
6. Введите единую тарифную систему с региональными коэффициентами. Так вы сэкономите на повышении зарплаты отдельным специалистам.
7. Внедрите KPI. Этот метод подойдет для руководителей среднего звена, продавцов и специалистов, занятых в проектах, но не для бухгалтеров и финансистов.
8. Пересмотрите выплату премий. Уменьшите размер премий или отмените их всем сотрудникам, если компания не достигла норм прибыли.
9. Минимизируйте командировочные расходы. Сократите количество командировок, многие вопросы можно решать с помощью средств связи.
10. Временно отмените соцпакет. Так вы сэкономите на расходах на питание, медстраховке, компенсации стоимости бензина, путевок в санатории и детские лагеря и т. п.
11. Заморозьте расходы на обучение. Откажитесь оплачивать программы MBA, языковые курсы, заграничные конференции. Обратите внимание на бюджетные или бесплатные варианты обучения.
12. Увольте лишних сотрудников. Компании с годами обрастают лишними сотрудниками, производительность которых не оценивают. Они отвлекают других работников, без пользы занимают телефонные линии и увеличивают нерабочий интернет-трафик.
13. Централизуйте повторяющиеся функции. Можно передать такие функции общему центру обслуживания с более дешевым персоналом.
14. Обновите оргструктуру. Проверьте, не устарела ли оргструктура компании, не образовались ли промежуточные звенья и руководители без подчиненных.
15. Научите сотрудников относиться к активам компании как к собственным. Проводите соревнования за лучшую идею по экономии, используйте настенную агитацию и рассылайте электронные обращения. Возмущаться и игнорировать распоряжения будут 10 процентов сотрудников. Но еще 10 процентов будут действовать правильно и без вашего участия. А вот на 80 процентов сотрудников вы можете повлиять.
5 признаков. что пора пересмотреть систему KPI
14 способов сократить производственные затраты
1. Избавьтесь от потерь из-за дублирования операций. Чтобы выявить дублирование операций отделами, проведите аудит производственных процессов.
2. Переходите на бережливое производство. Эта система предполагает, что вы непрерывно внедряете улучшения. Ключевой принцип бережливого производства — принимать управленческие решения с учетом долгосрочной перспективы, даже если это наносит ущерб краткосрочным финансовым целям.
3. Организуйте производственный процесс как поток. Добейтесь оптимальной нагрузки производственных мощностей без перерывов в производстве.
4. Избегайте перепроизводства. Ресурсы поставляйте на следующую технологическую операцию с предыдущей по мере необходимости, а не по графику. Этот подход называют «вытягиванием». Он является элементом бережливого производства.
5. Сократите время на операции. Распределяйте объем работ равномерно по времени. Так избежите простоев и авралов.
6. Ликвидируйте избыточные запасы. Максимально рационально используйте складские помещения. Оптимизируйте грузопотоки на складе.
7. Притормозите инвестиции в технологии. Технологии и оборудование быстро устаревают, поэтому контролируйте внеоборотные фонды. Но не торопитесь внедрять новые технологии. Просчитайте все последствия перехода на них, в том числе и выплату компенсаций сотрудникам, которых сократите в результате технического перевооружения.
8. Добивайтесь скидок у поставщиков. Даже если раньше они отказывали вам, сейчас стоит снова активировать переговоры. А вот выплачивать аванс не соглашайтесь.
9. Организуйте совместные закупки у поставщиков. У вашего поставщика есть и другие клиенты. Объединитесь с ними для того, чтобы получить скидку за объем закупки.
10. Переходите на тендерные закупки. Организовать и провести их сложно, но они необходимы в случае покупки товаров, стоимость и качество которых просто проверить.
11. Применяйте теорию ограничений. Больше дефицитного ресурса выделяйте под самую маржинальную и оборачиваемую категорию товара, клиента или бренда.
12. Внедрите систему противодействия мошенничеству. Выявить воровство кладовщиков, кассиров и экспедиторов поможет инвентаризация и сверка данных бухгалтерского и складского учета. Убедитесь, что цены во всех договорах поставки не выше средних по рынку. Это поможет ликвидировать схемы с закупками.
13. Сократите потребность в заемных средствах. Для этого перейдите на полуручное управление денежными потоками. Окончательное решение по значимым платежам принимайте сами.
14. Унифицируйте закупаемые материалы и комплектующие. Сократите номенклатуру используемых материалов, увеличив закупки оставшихся. Тогда можно рассчитывать на более выгодные условия поставки. Также ищите более дешевые аналоги материалов.
10 идей для сжатия коммерческих расходов
1. Откажитесь от дорогих маркетинговых решений. Это раскрученные имиджевые выставки, билборды и телереклама. Если маркетологи не могут рассчитать ROI рекламных расходов, отложите их. Мероприятия по привлечению новых покупателей тоже пересмотрите, старых клиентов удерживать дешевле
2. Регламентируйте работу с покупателями. Для этого разработайте кредитную политику, правила продажи с отсрочкой платежа и установления кредитного рейтинга клиентов в зависимости от их финансового положения и дисциплины платежей.
3. Контролируйте скидки. Проверьте, насколько обоснованно покупатели получают скидки. Вы удивитесь, как часто они нарушают или не выполняют ваши условия.
4. Сфокусируйтесь на просроченной дебиторской задолженности. Не принимайте отговорки покупателей, что «нет денег, позже рассчитаемся». Вводите штрафы и пени за нарушение обязательств. Отсрочка свыше 10 дней должна стать платной.
5. Проведите аудит продаж. Проверьте, как формируются цены и скидки, как клиенты компенсируют транспортные расходы, как проводится работа с рекламациями.
6. Проведите инвентаризацию кредитных линий. Попробуйте досрочно погасить те из них, по которым банк хочет поднять ставку. Поищите возможности для реструктуризации обязательств на более выгодных условиях.
7. Внесите валютные оговорки в контракты с покупателями. Так вы избежите ситуаций, когда валютных поступлений будет меньше, чем выплат.
8. Зафиксируйте стоимость закупок валюты в форвардных контрактах. Так вы не допустите убытков от резкого роста курса валют, корректно сформируете себестоимость товаров.
9. Контролируйте отсутствие сбоев в системе отгрузки. Затоваривание склада приводит к остановке производства.
10. Закройте убыточные и малорентабельные направления. Чтобы выявить их, оценивайте прибыльность покупателей и продуктов. В случае покупателей анализируйте каналы продаж, способы доставки и географию.
Подготовлено по материалам
“Системы Финансовый директор”
10 способов сократить общехозяйственные расходы
1. Сократите затраты на телефонную связь. Переходите на IP-телефонию и выбирайте выгодные тарифы. Сократите список сотрудников, которым оплачивается мобильная связь.
2. Перейдите на пакетное обслуживание. Можно получить скидку, если оплачивать телефонную связь и интернет в одной телекоммуникационной компании.
3. Контролируйте почтовые расходы. Проверьте, что сотрудники отправляют через экспресс-почту, которая требует от компании дополнительных затрат. Возможно, это отгрузочные документы или сертификаты, которые они забыли отдать вместе с грузом.
4. Снизьте потребление электро- и теплоэнергии. Следите за тем, чтобы сотрудники выключали свет и все ненужное оборудование. Ограничьте освещение помещений в темное время суток, использование кондиционеров летом и обогревателей зимой.
5. Пересмотрите офисные расходы. Можно установить лимиты на канцтовары, чай-кофе, туалетную бумагу и т. п. Но будьте аккуратны при их расчете. Велик риск, что экономический эффект окажется минимальным, а решение вызовет недовольство сотрудников.
6. Сократите затраты на обслуживание автопарка. Оставьте в парке автомобили одной марки и с одинаковым объемом двигателя. Их будет дешевле обслуживать. Сохраните служебные машины только сотрудникам с разъездным характером работы.
7. Сдайте в аренду свободные автомобили. Сдайте в аренду другим организациям автомобили, которые невыгодно сейчас продавать.
8. Потребуйте у арендодателя снизить цены. Если он не согласится снизить цену, можно пойти на хитрость. Найдите через агентство офис дешевле и погрозите арендодателю переездом.
9. Смените офис. Если арендуете помещения класса «А», организуйте переезд в офис классом ниже. Офис на окраине города класса «В» или «С» обойдется в два раза дешевле.
10. Централизуйте подписку на газеты и журналы. Проведите инвентаризацию источников деловой информации, которыми пользуются сотрудники разных компаний группы.
Текст написан на основе материалов журнала “Финансовый директор”
Прочитав пособие, вы сможете с легкостью решать в Excel такие важные для финансового руководителя задачи, как:
- построение системы управленческого учета и отчетности;
- организация бюджетирования;
- создание финансовых моделей;
- инвестиционный анализ в Excel;
- решение типовых задач (организация веб-опросов, рассылка расчетных листков, контроль дебиторской задолженности)
MBA для финдира: блажь или необходимость
Редакция журнала «Финансовый директор» провела честный опрос на тему «Дает ли преимущества финдиру бизнес-образование?». Мы расспросили ваших коллег и выяснили, как помогла им MBA-подготовка в карьере.
Сокращение расходов компании похоже на работу хирурга ― оптимизировать затраты нужно аккуратно, чтобы не повредить какой-либо жизненно важный механизм в работе компании. Как оптимизировать так, чтобы потом не сожалеть об этом, рассказываем в этой статье. Листайте дальше, чтобы получить книгу по управлению бизнесом на основе цифр.
Чтобы оптимизация расходов прошла успешно, стоит придерживаться этих правил.
1. Сокращайте без ущерба для качества
Конечный потребитель не должен почувствовать на себе оптимизацию расходов. Расходы, которые непосредственно влияют на качество товара или услуги ― важные расходы.
Кофейня у офисного центра закупала зерна категории спешиалти, это повышенная категория качества кофе. Здесь варили напитки из моносортов со всего света и рассказывали об этих сортах посетителям. Сюда из офисов часто приходили перед работой взять кофе с собой, иногда забегали на перекур.
Но в нелегкие кризисные времена дорогие зерна спешиалти заменили на зерна из масс-маркет, вместо моносортов взяли сборные бленды. Первое время после этих изменений клиенты еще были, но затем стали заглядывать реже. Их вердикт был однозначен «Испортились!»
Особенно важно это правило для клиентского сервиса. Вы никогда не знаете, какие именно мелочи ценят ваши покупатели. Представим массажный салон, в нем всегда предлагали гостям кофе, чай и угощения после сеанса, а потом решили сократить расходы и убрать вкусняшки. Постоянные клиенты явно отметят это, возможно, будут недовольны или раздражены. Зачем бизнесу негатив клиентов?
2. Сокращайте деятельность
Попытка сократить дополнительные затраты редко является эффективным решением. Нет смысла делать дешевле то, что устарело или не нужно сейчас компании. Иногда в кризисные времена приходится отказываться от дорогих инновационных исследований, закрывать нерентабельное направление или выводить часть задач на аутсорс.
У Ани агентство праздников. Лучше всего берут корпоративы и детские праздники. Аня вкладывалась в развитие интеллектуальных игр ― заказывала крутые сценарии, проводила открытые бесплатные игры, делала скидки, давала широкую рекламу, но за весь год доход от этого направления был как с одного хорошего корпоратива. В кризисное время, когда заказов у компании стало меньше, Аня закрыла на время это направление.
3. Вовлекайте руководителей
В процесс оптимизации расходов можно вовлечь руководителей подразделений и ключевых сотрудников. Они включены в насущные проблемы своего отдела, поэтому могут дать ценные советы по сокращению затрат.
4. Оценивайте взаимосвязь расходов внутри компании
Компания ― единый организм. Подумайте, если сейчас вы сократите расходы в одном отделе, не увеличит ли это затраты в другом?
У Марины фабрика мебели. Она решила сократить дизайнеров, которые снимали мерки и рассчитывали кухни, гостинные и спальни под индивидуальные размеры заказчиков. Теперь заявки принимали сразу в производство. Но дело в том, что дизайнеры занимались и продажами, рассказывая о дополнительных позициях, сопутствующих услугах. Допродажи упали. К тому же клиенты иногда делали неточные замеры. Приходилось переделывать готовый продукт, это вызывало негатив со стороны покупателей. Перед Мариной встал вопрос ― нанять продажника и замерщика или вернуть дизайнеров?
5. Анализируйте причину расходов
При обосновании расходов нужно отвечать на вопрос: «Во что именно я вкладываюсь, когда покупаю это?»
Некоторые предметы в компании покупают просто потому, что привыкли покупать именно их. Или они понравились ключевому сотруднику, которые отвечает за закупки. Возможно, это не дешевое и даже не лучшее решение, но компания продолжает тратить деньги. Но на что?
Примеры оптимизации расходов
Сдельная оплата труда
Один из способов сокращения расходов ― перевод сотрудников на сдельную зарплату, которая зависит от конкретного производственного показателя. Это обезопасит работодателя: нет заказов ― нет расходов на зарплату. Однако не во всех сферах это доступно и для некоторых работников это демотивирует ― они не чувствуют стабильность и их корпоративная лояльность к падает. Чтобы этого не произошло, нужно объяснить сотруднику плюсы сдельной оплаты труда и дать бонусы.
Раньше на производстве бизибордов Насте платили зарплату в 30 тысяч рублей в месяц. Во время кризиса ввели частичную занятость и сдельную оплату труда. Теперь Насте платят за каждый готовый бизиборд. Выходит меньше, зато можно приходить не каждый день, а только когда есть работа.
Вместо постоянных — переменные расходы
Что из ваших постоянных расходов можно перевести в переменные? Возможно, переменные расходы будут связаны с опциональными потребностями бизнеса. Или с выручкой ― если что-то продаете, расходы есть, если нет продаж, то и расходов нет.
У Маши бюро переводов. В уютный офис изредка приходили клиенты ― обычно тексты присылали по электронной почте. В офисе работники появлялись редко, чаще всего брали работу на дом. Маша решила для редких живых встреч с клиентами и коллегами арендовывать переговорку в коворкинге за 500 рублей в час. Оказалось, что за месяц она тратит на такие встречи меньше 5 тысяч, тогда как содержание офиса выходило в 25 тысяч.
Скидка и индивидуальные условия
Можно обговорить с постоянными поставщиками и контрагентами условия скидки. Даже если скидка будет незначительной ― всего 3 или 5 процентов ― вы уже сможете сэкономить, если брать в расчет несколько месяцев.
Иногда можно обсудить индивидуальные условия, например, рассрочку или оптовые цены.
Леша арендовывал офис за 45 тысяч рублей. В сложные для компании времена он договорился с арендодателем о скидке. Тот не задумываясь дал 5% на каждый месяц. В месяц это было 2 250, но в год ― 27 тысяч.
Бартер
Взаимозачет известен давно. Если вы оказываете услуги или сами производите товары, то это хороший способ сэкономить.
Фитнес-клуб «Яркий» недавно открылся. На бартерной основе они заказывают рекламу у блогеров и приглашают на промо-мероприятия фотографов, ведущих, артистов. Вместо денег они платят безлимитными посещениями тренажерного зала днем в будние дни. Им это помогает существенно сократить расходы.
Продажа старого оборудования и неликвида
Регулярно проводите инвентаризацию, чтобы знать, какие из активов можно продать. Накапливать неликвид или неиспользуемое оборудование в надежде продать его потом подороже ― себе дороже. Чем больше времени проходит, тем больше рабочие вещи теряют в цене ― вряд ли получится продать этот ноутбук через 50 лет, как антиквариат.
Продавая старые вещи, вы сокращаете расходы по их содержанию и получаете живые деньги, которые можно использовать сейчас.
В Анином хостеле была кладовка, заставленная всяким ― скрипучие кровати, коцнутый утюг, обшарпанная тумбочка, огромный пакет шариков на несостоявшийся праздник. При этом хостелу постоянно нужно было денег на рекламу. Приходилось сокращать то одни, то другие расходы ― отказываться от наружки, прощаться с промоутерами, резать бюджеты на контекстную рекламу. В итоге Аня начала распродавать на Авито старую мебель и давать больше рекламы. На вырученные деньги она могла обновлять обстановку в хостеле (клиентам это нравилось) и заказывать больше продвижения, чтобы и другие читали отзывы довольных гостей.
Получите книгу по управлению финансами
Начните разбираться в финансовом учете, чтобы управлять бизнесом на основе цифр. В этом поможет наша книга «Управленка». Она написана простым языком, а еще в ней есть веселые картинки. Скачать бесплатно → https://clck.ru/REBVz